6 dicas para definir papéis e cargos em projetos

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Dúvidas sobre papéis e cargos em projetos? Você não está só. Dos anúncios de oportunidades de trabalhos ao escopo apresentado para a direção da empresa, é comum haver uma certa confusão sobre as atribuições gerenciais e as atribuições técnicas quando se trata de definir papéis e cargos em projetos.

Isso acontece devido à falta de padronização, até mesmo porque o cargo de gestor de projetos é algo relativamente novo no Brasil. Já testemunhou algum profissional se entitulando “PMO” de determinada empresa? Temos um erro conceitual aqui. Siga-nos, para descobrir.

A seguir, veja cinco dicas para que os gestores de projetos definam papéis e cargos de uma forma mais assertiva. Veja:

1) Defina a equipe (básica) de um projeto

Entre os cargos básicos que um projeto bem organizado deve ter estão:

• Gerente – profissional que tem a resposabilidade total do planejamento do projeto;

• Coordenadores – profissionais responsáveis pelas partes de um projeto, eles se dirigem ao gerente;

• Pessoal – a equipe de profissionais que irão executar as atividades;

• Usuários ou representantes do cliente – pessoas para as quais o projeto é feito. Pode ser a empresa toda ou departamentos, clientes etc.

• Fornecedores – empresas ou especialistas internos ou externos que irão atuar como facilitadores em algumas partes do projeto;

2 ) Diferencie o papel do coordenador e do gerente

O profissional responsável por definir a área de atuação do projeto é o coordenador. Além de ser o responsável por definir os papéis, o coordenador é o cabeça do projeto e é para ele que os demais coordenadores das partes do projeto devem se reportar.

Algo que deve ser levado em conta é o fato de que a atuação do coordenador é diferente da do gerente do projeto. O coordenador deve ter conhecimento técnico, já o gerente não necessita deste conhecimento e pode cuidar de vários projetos, sem dedicação total.

Por exemplo, o gerente do projeto de desenvolvimento de software pode conhecer os requisitos, as validações técnicas e as demandas de trabalho e também pode tanto colocar a mão na massa como ajudar na programação do sistema . Já o coordenador não necessita desta atuação.  É uma questão de foco. Ou o profissional se dedica às questões técnicas ou dedica sua atenção ao desenvolvimento do projeto.

A interatividade do gestor do projeto com o coordenador é grande, mas ele não é responsável pelas entregas, pelo controle de custos, pela comunicação etc.

3 – Esclareça quem é o patrocinador

Um departamento, um gestor de equipe, um grupo formado por líderes da empresa e fornecedores. É muito importante definir quem está patrocinando este projeto. O papel do patrocinador é alocar os recursos, fornecer autoridade executiva e abrir caminhos ou quebrar as barreiras para que o projeto ande.

4 – Defina os stakeholders

Os stakeholders são as pessoas ou organizações (clientes, patrocinadores, público etc.) que estão direta ou indiretamente envolvidas no projeto ou, ainda, cujos interesses podem ser positiva ou negativamente impactados por sua execução.

5 – Desenhe as responsabilidades de cada envolvido

Antes mesmo de iniciar o projeto, é necessário planejar a equipe que atuará nele. Assim, é necessário levantar quais os perfis profissionais necessários. Para isso, é importante definir os conhecimentos técnicos e de negócio que cada pessoa deve ter, para, assim, definir atribuições, cronogramas etc.

6 – Defina os fornecedores externos

Geralmente, os médios e grandes projetos necessitam de fornecedores externos (empresas e especialistas) que irão somar seus conhecimentos às expertises dos membros internos.

Ter estes fornecedores definidos com antecedência fará com que o gestor do projeto consiga, entre outras coisas, planejar os custos gerados por estas contratações. Buscar fornecedores de última hora pode elevar os investimentos e até atrasar as entregas, afinal, sem um comprometimento prévio, os atrasos podem acontecer por vários motivos.

Os papéis e cargos do projeto segundo o Guia PMBOK

A gestão de recursos humanos, onde são planejados e definidos os papéis e cargos é uma das áreas do conhecimento encontradas no Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), um conjunto de processos e áreas de conhecimento aceitos como a melhor prática para a profissão de gerenciamento de projetos.

A definição dos papéis em gerenciamento de projetos é muito importante. Afinal, só é possível gerenciar com precisão o que é planejado, estabelecido com antecedência. Obviamente, durante a execução, é possível que nem tudo saia conforme foi imaginado, mas com tudo no papel antes do início do trabalho, fica muito mais fácil corrigir a rota antes que seja tarde demais.

Ah, sobre o PMO, Project Management Office ou Escritório de Gerenciamento de Projetos. Trata-se de uma estrutura da empresa que fomenta a cultura de gestão de projetos, através de metodologias, ferramentas e capacitação de pessoas. Uma pessoa não é o PMO de uma empresa, ela faz parte do PMO, ok?

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Como você lida com a definição de papéis e cargos nos projetos que gerencia? Há alguma dúvida? Deixe-nos seu comentário!