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O Project Management Office (PMO) ou Escritório de Gerenciamento de Projetos é responsável por padronizar os processos de governança relacionados a projetos, podendo incluir uma perspectiva empresarial. Seu foco é em pessoas, processos e ferramentas. Mesmo considerando a orientação do PMBok (Project Management Body of Knowledge) para gerenciar os projetos, é preciso estabelecer diretrizes levando em conta a cultura e realidade da organização.
Para que serve um PMO – Escritório de Projetos?
Um PMO (Project Management Office) ou Escritório de Projetos serve para padronizar e centralizar as práticas de gerenciamento de projetos dentro de uma organização, garantindo a consistência e a eficiência na execução dos projetos.
Ele oferece suporte metodológico, treinamentos, ferramentas e orientação aos gerentes de projetos, além de supervisionar o portfólio de projetos para assegurar que estes estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização.
O PMO também facilita a comunicação e a colaboração entre os diversos stakeholders, promove a melhor utilização de recursos e desempenha um papel crucial na identificação e mitigação de riscos, contribuindo assim para o sucesso e a sustentabilidade dos projetos e programas da empresa. De forma direta um PMO pode:
- Apoiar no gerenciamento de projetos ou gerenciar um ou mais projetos;
- Facilitar o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas;
- Capacitar profissionais na gestão de projetos;
- Coordenar as comunicações entre projetos;
- Prover as informações necessárias (relatórios consolidados) ao Board executivo da empresa;
- Outras que possam ser customizadas de acordo com os objetivos e estratégias da organização.
3 Tipos de PMO. Compreenda a estrutura de um PMO:
É importante deixar claro o papel do PMO na estrutura da organização para que não haja sombreamentos. Pode ser definido conforme atuações abaixo:
- Suporte: mentoring ou consultoria. Possui nível de controle baixo, uma vez que fornece apenas o apoio com modelos, melhores práticas, lições aprendidas, treinamento e acesso a informações;
- Controle: verificação de conformidade. Possui nível de controle médio, uma vez que além de oferecer o suporte necessário aos gerentes de projetos, define mecanismos de controle, cobrando os resultados e marcos definidos para os projetos;
- Diretivo: execução. Possui nível de controle alto, uma vez que os PMO diretivos assumem o controle dos projetos, realizando diretamente o gerenciamento destes.
A estrutura de um PMO (Project Management Office) pode variar dependendo do tamanho e das necessidades da organização, mas geralmente inclui uma combinação de papéis estratégicos, táticos e operacionais.
O Gerente de projetos pode contar com um PMO
O PMO muitas vezes gera polêmica entre pessoas que não são integrantes e desconhecem a capacitação dos membros e fundamentos para existência desta estrutura no organograma da empresa. Geralmente está vinculado ao ‘staff‘, uma vez que deve ficar alinhado à estratégia empresarial. Pode também ser um escritório virtual (VPMO).
Além das funções claramente definidas e funcionando como integrador, exerce um papel bastante peculiar para a organização, pois seu olhar é abrangente. Deve estar atualizado em relação às melhores práticas do mercado, novidades tecnológicas, desafios empresariais, de forma a orientar a alta direção nos rumos da empresa e fornecer os elementos necessários para tomada de decisão.
Um PMO não pode ser comparado a um Gerente de Projeto, uma vez que os seus objetivos são claramente diferenciados. Mesmo que o PMO esteja atuando de forma diretiva (realizando a gestão do projeto), a organização está exercendo dois papéis. O Gerente de Projeto está focado nos objetivos do seu projeto enquanto o PMO observa os objetivos da empresa, olhando para o projeto em relação às estratégias organizacionais, gerenciando as principais mudanças em relação ao escopo do programa e possíveis oportunidades para melhor alcance dos objetivos de negócio. O PMO também pode estar diretamente envolvido com a seleção, gerenciamento e mobilização de recursos de projetos, compartilhados ou dedicados.
Qual a função de um PMO?
Tanto as funções exercidas pelo PMO quanto a definição de sua estrutura não são estáticas e devem ser definidas de acordo com as necessidades da empresa, podendo se adequar, sempre que possível, diante das revisões de estratégias. As empresas que decidem estruturar ou preservar um escritório de gerenciamento de projetos (EGP/PMO) procuram atingir maior eficiência e acompanhamento mais rigoroso dos projetos. Para se estabelecer um PMO não existe receita certa a seguir (como padrão para qualquer organização), benchmarks ou métricas ideiais. Geralmente os que obtém maior sucesso são pautados em melhorias ao longo do tempo, vão refinando os seus processos e produzindo resultados com o apoio de tecnologias e utilização de guia de melhores práticas, como o PMBok.
Como implantar um escritório de projetos?
Implantar um PMO requer planejamento cuidadoso e uma abordagem estruturada para garantir que ele atenda às necessidades da organização e contribua efetivamente para o sucesso dos projetos. A seguir estão os passos essenciais para a implantação de um PMO:
Definir Objetivos, Escopo e a função do PMO
Objetivos:
– Identificar as razões para a criação do PMO (melhoria de processos, padronização, governança, etc.).
– Alinhar os objetivos do PMO com a estratégia e metas organizacionais.
Escopo:
– Definir o escopo do PMO (nível corporativo, departamental ou de programa).
– Determinar as funções e responsabilidades do PMO (suporte, controle, direção).
Obter Apoio da Alta Administração para implantar um PMO
Patrocínio:
– Assegurar o patrocínio e apoio da alta administração para o PMO.
– Comunicar claramente os benefícios esperados do PMO para os principais stakeholders.
Avaliar a Maturidade Atual em Gestão de Projetos
Avaliação:
– Realizar uma avaliação da maturidade em gerenciamento de projetos da organização.
– Identificar gaps e áreas de melhoria.
Desenvolver um Plano de Implantação do Escritório de Projetos
Plano:
– Elaborar um plano detalhado de implantação do PMO, incluindo cronograma, recursos necessários, orçamento e marcos importantes.
– Definir KPIs (Key Performance Indicators) para medir o sucesso do PMO.
Estabelecer Processos e Metodologias de Gerenciamento de Projetos
Processos:
– Desenvolver e documentar processos e metodologias de gerenciamento de projetos.
– Estabelecer padrões e templates para serem usados em todos os projetos.
Implementar Ferramentas de Suporte para acompanhar múltiplos projetos
Ferramentas:
– Selecionar e implementar ferramentas de software para gerenciamento de projetos (NetProject, MS Project, JIRA, Trello, etc.).
– Treinar a equipe no uso dessas ferramentas.
Recrutar e Treinar a Equipe do PMO
Recrutamento:
– Identificar e recrutar profissionais qualificados para o PMO (Gerente de PMO, Analistas de Projetos, etc.).
– Oferecer treinamento e certificações necessárias para a equipe.
Iniciar com um Piloto
Piloto:
– Implementar o PMO em um ou mais projetos piloto para testar processos e metodologias.
– Coletar feedback e fazer ajustes necessários.
Comunicar e Envolver Stakeholders sobre a importância do pmo
Comunicação:
– Desenvolver um plano de comunicação para manter todos os stakeholders informados sobre o progresso do PMO.
– Realizar workshops e sessões de treinamento para envolver e educar a organização sobre o papel do PMO.
Monitorar e Melhorar Continuamente
Monitoramento:
– Monitorar o desempenho do PMO e dos projetos através de KPIs.
– Realizar auditorias periódicas e revisões de processos para garantir a melhoria contínua.
– Ajustar e refinar as práticas do PMO com base em lições aprendidas e feedback.
A importância do PMO, Project Management Office para o sucesso da gestão de projetos
A importância do PMO (Project Management Office) para o sucesso da gestão de projetos reside na sua capacidade de padronizar processos, promover melhores práticas e assegurar o alinhamento estratégico dos projetos com os objetivos organizacionais.
O PMO, ao atuar como um centro de excelência em gerenciamento de projetos garente consistência e eficiência na execução dos projetos. Além disso, o PMO facilita a comunicação e a colaboração entre diferentes stakeholders, gerencia recursos de forma eficaz e monitora o desempenho do portfólio de projetos, identificando e mitigando riscos potenciais. Ao centralizar essas funções, o PMO contribui significativamente para a melhoria da qualidade dos projetos, a otimização de custos e a entrega de valor contínuo, tornando-se um elemento crucial para o sucesso da gestão de projetos em qualquer organização.
Importância de se implantar um escritório de projetos
Os PMOs são adaptáveis a várias necessidades organizacionais, seja gerenciando projetos individuais, programas ou portfólios inteiros, conforme visto em diferentes implementações em todos os setores. No geral, o papel abrangente do PMO em padronizar processos, aprimorar o gerenciamento de recursos e garantir o alinhamento estratégico o torna indispensável para alcançar o sucesso organizacional e de projetos.
O mercado sobre o que é PMO
Existe uma previsão no mercado que tanto a existência da estrutura de escritório de projetos dentro da organização quanto a valorização do profissional PMO deve crescer consideravelmente. E você, o que pensa a respeito? É importante para sua empresa a permanência ou instalação de um PMO?
