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Estamos iniciando uma série de artigos para ilustrar a adoção de práticas híbridas na Gestão de Projetos, sentimos que esta é uma lacuna na apresentação de modelos e recebemos alguns pedidos de nossos clientes para ajudá-los nesta empreitada.
Você pode acessar nossa visão sobre metodologias híbridas neste artigo e também um material que preparamos sobre ferramentas híbridas para a gestão de projetos neste link. Não deixe de voltar aqui e conferir nossa sugestão para colocar os conhecimentos em prática e partir para a ação na iniciação de projetos híbridos.
Uma alternativa híbrida para a iniciação de projetos
Os processos de gestão de projetos podem, de acordo com o Guia PMBOK, ser divididos em 5 grupos: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento/Controle e Encerramento.
Não devemos confundir os grupos de processo com o Ciclo de Vida do Projeto ou com as rodadas de planejamento/replanejamento do projeto.
Os processos de iniciação visam permitir que o projeto se inicie de forma efetiva. Nessa fase, assegura-se que haverá o adequado patrocínio, orçamento, define-se a o escopo, as premissas e restrições do projeto.
É também durante a fase de iniciação que devem ser identificadas as partes interessadas do projeto. Essa é uma ação vital para que ele seja bem sucedido, pois uma falha na identificação das partes interessadas pode ter sérias consequências no futuro, podendo até mesmo inviabilizar um projeto.
Para colocar a Gestão Híbrida de Projetos em ação, na Iniciação, sugerimos a adoção das seguintes ferramentas/templates:
Canvas do Projeto, Termo de Abertura, Identificação e Análise de Partes Interessadas com Mapa de Empatia
Canvas de Projeto
O Canvas de Projeto consiste em um plano formulado em uma única página, compondo-se de um espaço para um pitch (uma frase curta e de impacto, que seja capaz de definir o projeto) e de uma divisão em blocos para segmentar os vários elementos que fazem parte da elaboração de qualquer projeto: Justificativas, Objetivos Smart e Benefícios (Why & Where), Requisitos, Restrições e Entrega (What); Clientes Externos, Internos e Equipe (Who); Riscos (How); Prazo (How & When); e Custo (How Much).
Para conhecer nossa análise sobre o Canvas de Projeto, confira este artigo.
Termo de Abertura
O Termo de Abertura é a “certidão de nascimento do projeto”. Nele, o gerente de projeto, bem como sua autoridade são definidos. O termo de abertura do projeto, também muito conhecido como Project Charter (inglês), é o documento que autoriza formalmente um projeto.
Ele concede ao gerente de projetos a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto.
O Gerente de Projetos sempre deve ser designado antes do início do planejamento e, de preferência, no desenvolvimento do termo de abertura.
O patrocinador do projeto deve aprovar o termo de abertura do projeto.
O Termo de Abertura pode ser elaborado em qualquer editor de texto com o padrão de sua organização. Elabore de acordo com suas necessidades. Sugerimos a presença dos seguintes campos:
- Projeto: Nome do projeto.
- Categoria: Organizar os projetos em categorias para diferenciar, classificar e priorizar os propósitos de cada projeto
- Gerente: Nome do gerente do projeto que deve ser usuário do sistema.
- Patrocinador: Nome do patrocinador do projeto
- Solicitante: Nome do solicitante do projeto.
- Introdução: Descrever de forma sucinta o resumo do projeto.
- Objetivos: Informe, de maneira sucinta, os objetivos do projeto.
- Justificativas: Descreva sucintamente a motivação (um problema ou uma oportunidade de negócio) para desenvolvimento do projeto.
- Orçamento Inicial: Informe apenas o custo total (valor a ser faturado) para o projeto segundo o ponto de vista do patrocinador.
- Principais Benefícios: Principais benefícios que o projeto irá proporcionar.
- Autoridade do Gerente: Descrever aqui a autoridade do gerente de projeto.
- Responsabilidade do Gerente: Informe as atribuições do Gerente do Projeto sob todas as áreas do projeto.
- Restrições: Descreva as restrições especificas associadas com o escopo que limitam as opções do projeto.
- Premissas: Descreva os fatores que, para fins de planejamento, são considerados verdadeiros, reais e certos sem prova ou demonstração.
Para conhecer a abordagem do NetProject para o Termo de Abertura, confira este artigo.
Identificação e Análise de Partes Interessadas com o Mapa de Empatia
A análise das Partes Interessadas é vital para que o gerente consiga identificar como estas partes podem interferir nos objetivos do projeto e como traçar estratégias para gerenciar estes envolvidos. O Gerenciamento das Partes Interessadas facilita o gerenciamento das expectativas e a obtenção da aceitação dos objetivos do programa.
Para Identificar as Partes Interessadas, você pode usar uma simples planilha com os dados de cada parte, sugerimos pelo menos os seguintes campos: Nome, Empresa, Cargo, Email, Linkedin e Número de telefone, se necessário.
Para a Análise das Partes Interessadas, basta adicionar outros campos qualificadores na planilha acima citada: Poder, Interesse, Potencial de Conflito e Localização. Use faixas para cada um destes campos, para permitir a organização de matrizes de classificação. Confira um exemplo aqui.
Para melhorar o entendimento das Partes Interessadas, sugerimos usar outra abordagem visual, com o Mapa de Empatia. O Mapa de Empatia é a ferramenta que permite uma aproximação da empresa com seu público alvo, conhecendo de forma intensa o perfil de seus clientes. É uma ferramenta visual e de gestão a vista, que pode ser desenvolvida num quadro branco adicionando post-its, com flip chart, papel sulfite ou até mesmo no computador. Veja uma abordagem de uso do Mapa de Empatia para apoio para o entendimento das Partes Interessadas neste link.
Como organizar a Gestão Híbrida com estas Ferramentas?
Nosso checklist para trabalhar as ferramentas acima citadas na iniciação de projetos híbridos:
- Elabore o Canvas do Projeto com apoio dos primeiros membros da futura equipe que irá executar o projeto.
- Aproveite a abordagem visual do Canvas e incentive a participação de todos os envolvidos no preenchimento dos blocos do Canvas.
- Elabore o Termo de Abertura a partir dos dados registrados no Canvas do Projeto.
- Obtenha a aprovação do Termo de Abertura junto ao patrocinador.
- Divulgue a aprovação do Termo de Abertura.
- Inicie a Identificação das Partes interessadas, preenchendo a respectiva planilha.
- Inicie a Análise das Partes Interessadas, completando os campos de qualificação na planilha
- Para as Partes Interessadas mais críticas, utilize o Mapa de Empatia para aprofundar o entendimento das mesmas.
- Revise os dados informados em todas as ferramentas/templates e faça os ajustes necessários, tomando o cuidado para não realizar edições no Termo de Abertura que possam necessitar de nova aprovação pelo patrocinador.
- Prepare-se para entrar em contato com as partes interessadas e iniciar o planejamento do projeto.
Que tal começar esta abordagem híbrida para iniciação em seus projetos imediatamente? Qualquer dúvida, conte conosco!
