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Focadas no desenvolvimento de novos produtos e serviços, as empresas de tecnologia da informação têm que operar sob condições bastante incertas. Para tal, uma boa dose de comprometimento e paixão pelo que se faz é realmente importante, mas não basta para o sucesso. Afinal de contas, os negócios de TI, como qualquer outro, demandam o uso de ferramentas eficazes de gerenciamento, seja para engajar o cliente, aumentar a produtividade ou administrar processos de inovação com êxito.
É neste cenário que, ao longo dos últimos anos, os projetos na área vêm ganhando crescente espaço. Primeiro, porque os empreendedores estão cada vez mais conscientizados da importância de se trabalhar com orientação para projetos. Em segundo lugar, devido ao aumento da interação entre o usuário e os analistas de TI. Mesmo com os avanços, no entanto, ainda são muitos os setores e empresas do segmento que operam de forma insatisfatória – fatores como falta de agilidade no cumprimento das demandas e clientes infelizes com custos e prazos ainda são recorrentes no ramo.
Vale lembrar que o setor de TI, apesar da crise, conta com perspectivas de muito crescimento e geração de oportunidades. Então por que então não lançar mão das melhores metodologias e ferramentas de gestão para potencializar os resultados? Confira 5 lições de gestão de projetos para empresas de TI e alavanque o potencial do seu negócio!
- Escolha e adoção de uma metodologia adequada
A adoção de uma metodologia fornece um conjunto de orientações para os projetos, fazendo com que a gestão se torne mais científica e menos empírica. Isso significa ter mais controle sobre os recursos que serão utilizados, aumentando a eficiência da equipe e a entrega de projetos bem-sucedidos em termos de prazos e custos. Com a boa aplicação de um método, é possível evitar práticas que levam ao fracasso e, é claro, replicar o sucesso em trabalhos futuros. Trocando em miúdos, pode-se dizer que a metodologia reúne regras para conduzir um projeto da melhor maneira possível. A Microsoft, por exemplo, utiliza o MSF (Microsoft Solutions Framework) para desenvolver seus produtos.
Mas qual a melhor forma de escolher uma metodologia? Sabe-se que as empresas de TI atuam com projetos bastante voláteis: as demandas mudam constantemente, há problemas de compatibilidade de hardware, brechas de segurança, falhas no software… Por isso, a opção deve levar em conta o método que melhor se enquadre no cenário do projeto de TI, observando-se variáveis de prazo, qualidade e custos. As exigências de cada mercado em que o negócio atua, a mão-de-obra disponível e a cultura organizacional também devem ser considerados no momento da implementação.
Por fim, é interessante observar as metodologias e ferramentas de gestão de projetos g difundidas no mundo todo, que têm se mostrado eficazes para projetos de diversos tipos. O Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), a norma ISO1006 e o PMI (Project Management Institute) são alguns dos padrões de gerenciamento de maior adesão por parte das empresas. Seja qual for a sua escolha, contar com o apoio de uma metodologia é fundamental para o sucesso dos projetos, sejam eles pontuais ou de grande dimensão.
- Formação de equipes específicas para cada projeto
Em geral, empresas e setores de TI têm sua estrutura organizada de forma funcional, principalmente devido a facilidades de gestão. O ideal, porém, é que a equipe opere organizada por projetos, formando-se de um time de funcionários para cada um deles. Deste modo, os colaboradores podem ser selecionados a partir de seu perfil e dos recursos disponíveis.
No modelo funcional, é comum que os profissionais sejam liderados por um único gerente (o analista mais experiente) e, quando um projeto termina, sejam alocados para outros trabalhos ou mesmo para desempenhar funções rotineiras. Na ótica da gestão de projetos, isto é um desperdício, pois não são consideradas as características e necessidades específicas de um projeto na hora da escolha dos funcionários. Em um sistema projetizado, o gestor pode formar as equipes baseado nas competências de cada um e nas demandas apresentadas, selecionando as pessoas mais adequadas. Um projeto que conta com maior risco, por exemplo, deve abarcar os profissionais mais experientes e capacitadas do time. Este tipo gerenciamento também permite remanejar melhor a equipe caso seja necessário atender projetos de grande urgência.
- Comunicação é palavra-chave
A falha na comunicação é um dos fatores mais comprometedores do sucesso dos projetos, e é capaz de provocar o desgaste de qualquer equipe. Uma das lições mais valiosas trazidas da gestão de projetos é justamente investir em ferramentas e práticas que garantam que todos os envolvidos estejam cientes de seu papel no projeto, além do andamento global do mesmo.
Primeiro, o gestor deve ter em mente quem são os stakeholders. Depois, estabelecer o meio de comunicação mais adequado. Um projeto de TI pode abranger outras áreas, como engenharia. Nesse caso, enquanto a comunicação da equipe pode estar assegurada com o uso de um bom software de gestão, o contato com um mestre de obras, por exemplo, pode ser mais eficaz por telefone. Planeje a interação considerando as demandas e evite ruídos!
- Manter os pés no chão com um planejamento eficaz
Equipe bem escolhida, comunicação implementada, metodologia selecionada: tudo isso pode não significar nada se houver um mau planejamento. Preparar um escopo detalhado (o escopo de um projeto nada mais é que a soma de todos os seus produtos e características) é simplesmente essencial para o sucesso. É no planejamento do escopo que serão descritos e organizados itens como os riscos, custos, métricas de acompanhamento, prazos e resultados esperados. Sem a ciência de todos esses fatores, os profissionais não conseguem realizar estimativas realistas e analisar o andamento do projeto. Em suma, não conseguem manter os pés no chão.
Neste aspecto, uma falha comum em projetos de TI é lidar com projetos distintos de formas iguais. Não se pode esquecer que cada projeto, por definição, é único; e essa diferença costuma ser ainda maior quando se trata de tecnologia da informação. Alguns projetos podem fazer uso de consultoria externa, por exemplo, enquanto outros exigem uma interação intensa entre analistas e usuários devido à sua complexidade. Um planejamento acurado, nesta perspectiva, assegura que cada projeto seja executado dentro dos seus limites e necessidades.
- Documentação de lições aprendidas
Uma lição importante da gestão de projetos é documentar as lições. É isso mesmo! Cada projeto desenvolvido terá uma história específica que deve ser documentada. Registrar o que foi aprendido permite identificar estratégias bem-sucedidas e aprender com os erros, criando melhores perspectivas para as próximas execuções. Vale destacar que a documentação deve ser acessível para todos os membros da equipe, generalizando a assimilação de informações valiosas.
Facilite a gestão de projetos com um software do segmento!
À primeira vista, as lições da gestão de projetos podem parecer complexas na prática. Mas a aparente dificuldade não é desculpa: técnicas de gerenciamento de projetos são verdadeiras aliadas para empresas de TI e os gestores podem contar com soluções inteligentes para facilitar sua implementação.
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