A importância do planejamento e de um cronograma correto para o seu projeto

Seu cliente sempre cobra um prazo para o projeto, certo? Imagino que você não esteja sozinho nesta batalha. Saber quando um produto/serviço será entregue é direito de seu cliente, pense nisso!

Vamos lá, como ter maior assertividade na definição desta data de entrega?

Primeiro, precisamos reforçar que a etapa mais importante de um projeto é o planejamento. Portanto, quanto maior o tempo no planejamento, maiores são as chances de sucesso do seu projeto.

De onde nasce um cronograma? Passo 1 – A definição das atividades

Antes de começar a detalhar o cronograma, você já deve ter adiantado o escopo de seu projeto, preferencialmente com uma Estrutura Analítica do Projeto, ou EAP, pronta!

Os últimos níveis desta EAP representam os pacotes de trabalho, ou seja, os menores detalhamentos de escopo satisfatórios para se definir uma lista de atividades para completar esta entrega.

De onde nasce um cronograma? Passo 2 – O Sequenciamento das atividades

Após a definição de todas as atividades necessárias para execução do mesmo, é a hora de defini-las em ordem de realização, o seu resultado será a geração do Diagrama de Rede.

De um modo conciso, esse diagrama representa as decisões sobre o sequenciamento das atividades do projeto. Em uma tabela, listamos, a partir das entregas definidas, as atividades que precisamos executar, bem como os tempos (duração estimada), registros das dependências (de qual ou quais outras atividades depende esse ponto que está citado na tabela). Esse “gráfico” ajuda a visualizar as decisões de sequenciamento e a preparar o cronograma do projeto.

Dependência é um relacionamento entre o (começo ou) término de uma atividade e o (término ou) começo de uma outra atividade e reflete o relacionamento de causa-efeito entre duas atividades.

Pense no predecessor como a atividade independente que direciona (direcionador) e no sucessor como a atividade dirigida dependente (seguidor).
A fim encontrar o predecessor, a pergunta para fazer é “Qual atividade dirige a outra atividade?”.
A rede inteira das dependências é chamada também lógica da rede.
A palavra lógica fornece uma referência muito melhor que o caráter de causa-efeito das dependências

Você usará na maior parte as TI-dependências que funcionam do término (Finish/Término) do direcionador ao começo (Start/Início) do seguidor.

A tarefa do direcionador (predecessor) pode ser ligada de seu começo ou de seu término.

A tarefa do seguidor (sucessor) pode ser ligada a seu começo ou a seu término.

  1. Finish-to-Start (FS) ou Término para Início(TI) : Mais comum. Ex: Fazer fundação – Levantar paredes.
  2. Start-to-Start (SS) ou Início para Início (II): Ex: Despejar Concreto – Nivelar concreto.
  3. Finish-to-Finish (FF) ou Término para Término (TT): Ex: Treinar usuários – Instalar software. (Para finalizar o treinamento dos usuários, a instalação de todos os softwares deve estar concluída).
  4. Start-to-Finish (SF) ou Início para Término (IT): Ex: Fazer a prova – Preparar para a prova (O início da prova forçará a preparação do prova terminar, se você estiver pronto ou não).

De onde nasce um cronograma? Passo 3 – Estimar recursos das atividades

O próximo passo será estimar os recursos das atividades (na prática o gerente de projetos realiza em paralelo desde o momento que foi iniciada a listagem das atividades).

Após esse passo, podemos calcular o tempo necessário de cada uma delas (a duração da atividade só é possível realizar com base nos recursos que foram determinados).  A próxima etapa de planejamento da área de tempo é desenvolver o cronograma, consolidando tudo que foi produzido até o momento com a análise das atividades listadas, suas estimativas de recursos e sua duração, e assim a formalização da criação do cronograma do projeto.

De onde nasce um cronograma? Passo 4 – Organizar o Cronograma

O Cronograma é uma das principais ferramentas da gestão tradicional de projetos, ele representa a distribuição e o encadeamento de tarefas necessárias para cumprir as entregas que foram definidas na EAP do Projeto.

Importante, pode ser necessário aplicar alguma técnica de compressão do cronograma, caso a data final encontrada não atenda aos interesses das Partes Interessadas do Projeto

Compressão (Crashing)

Uma técnica usada para encurtar a duração do cronograma para o menor custo incremental mediante a adição de recursos.

Exemplos de compressão incluir a aprovação de horas extras, recursos adicionais ou o pagamento para acelerar a entrega das atividades no caminho crítico. A compressão funciona para atividades no Caminho Crítico.

Vantagens

Isto faz sentido à primeira vista. Por exemplo, se André leva 4 horas para concluir uma atividade, logicamente André e Ana levariam 2 horas para concluir a mesma atividade.

Desvantagens

A inclusão de mais recursos não é sempre a melhor solução. Às vezes acaba tomando mais tempo no longo prazo. Considere o seguinte:

Novos recursos não estarão familiarizados com as tarefas, portanto eles serão provavelmente menos produtivos do que os atuais membros da equipe;
Quem guiará os novos membros acima da curva de aprendizagem? Normalmente serão os membros mais produtivos da equipe, que poderiam estar trabalhando para terminar a tarefa mais rapidamente;
Estar disponível não é igual a ser qualificado. Nem mesmo o melhor neurocirurgião no mundo lhe ajudará se você precisar mesmo de um programador Java.

Quando não realizar

  • Crash apenas as atividades que são essenciais;
  • Crash da atividade menos custosa para a mais cara;
  • Crash apenas uma atividade até que:
  • Ela atinge a sua redução de tempo máxima.
  • Isto crie outro caminho crítico.
  • Torna-se mais caro realizar o crash do que não realizar.

Paralelismo (Fast Track)

Esta é uma técnica de compressão em que as atividades ou fases normalmente executadas de forma sequencial passam a ser executadas de forma paralela.

Um exemplo é o início da codificação de software antes que todas os especificações tenham sido terminadas.

Paralelismo pode resultar na repetição de trabalho e aumento de risco.

Vantagens

  • Ótima tática para manter o projeto no prazo, para compensar atrasos ou para a entrega adiantada;
  • Traz satisfação para clientes, pois receberão o projeto no prazo estipulado.

Desvantagens

  • Oferece risco;
  • Pode gerar a necessidade de refazer tarefas que foram concluídas de maneira errada;
  • Pode causar perda de recursos;
  • Pode atrasar ainda mais o projeto.

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Sobre Hayala Curto

Sobre o Colunista: Hayala Curto, CEO da NetProject. Mestre em Informática e graduado em Ciência da Computação pela PUC-MG. MBA em Gerência de Projetos e MBA em Gestão Empresarial pela FGV.
Tem mais de 20 anos de experiência profissional, coordenando projetos de TI e implantando Escritórios de Projetos em clientes de diversos portes e segmentos. Participou da abertura de 3 empresas. A primeira faliu, a segunda foi vendida e atualmente trabalha como CEO na terceira.
É certificado PMP desde 2005, PMI-SP e PMI-RMP, pelo PMI. Também é certificado IPMA-C, Prince2 e CSM. Apaixonado por Gerenciamento de Projetos, atua como docente na área, em cursos de pós-graduação/MBA, desde 2009.

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