Software para Gestão de Projetos

Grande parte das instituições brasileiras de ensino, que possuem cursos de pós-graduação em gestão de projetos, organizam a ementa destes cursos de acordo com as boas práticas preconizadas pelo Guia PMBOK, do PMI. Assim, certamente temos disciplinas que contemplam Escopo, Cronograma, Custos, Riscos, Qualidade, Recursos Humanos, Aquisições, Partes Interessadas e Integração. Mesmo que o nome das disciplinas não mencione diretamente os tópicos acima, eles são abordados em diversos momentos do curso.

Nos últimos anos presenciamos instituições incluindo visões sobre o perfil, habilidades e competências do Gerente de Projetos, bem abordada pela IPMA em seu olho de competências. Também presenciamos a organização de ementas baseadas na Metodologia Prince2 e mais recentemente na inclusão de tópicos relacionados as práticas ágeis. Toda esta riqueza de fontes ou escolas é bem vinda e contribui bastante para a formação que se espera de um profissional que atue na gestão de projetos brasileira.

Ensino de Software para Gestão de Projetos

A inclusão de uma disciplina específica para tratar Softwares para Gestão de Projetos, por outro lado, sempre foi um assunto controverso. Lembro-me que debates já estavam presentes quando cursei uma Pós-Graduação em Gestão de Projetos em Belo Horizonte, ainda no ano de 2002. Literalmente, metade da sala era a favor e metade contra a reserva de tempo em sala de aula para estudar qualquer solução de software para gestão de projetos. Ressaltando que, na época, entendia-se como software de gestão de projetos aquelas soluções que rodavam em um único computador e eram basicamente utilizadas apenas para a construção de um cronograma local e não colaborativo tanto no planejamento quanto no acompanhamento da execução de tarefas.

Quem era a favor defendia que aprender um software seria um diferencial para seu dia-a-dia no trabalho, permitindo apresentar os conhecimentos obtidos no curso em suas atividades profissionais. Quem era contra argumentava que a capacitação específica nos softwares poderia ser obtida em cursos extras e que a mudança constante de versões e até mesmo fornecedores, demandaria reciclagem de conhecimentos constantes. Destaca-se que na época, os principais fornecedores ainda eram a Microsoft e a Primavera, esta última antes ainda da aquisição pela Oracle, no ano de 2008.

Testando uma abordagem em sala de aula

Desde que fui convidado a lecionar a disciplina Ferramentas de Software para Gestão de Projetos, optei por adotar uma abordagem bem diferente para a condução da mesma. Em termos gerais, busco levantar a reflexão sobre as principais dificuldades da gestão de projetos no contexto dos alunos, explicar que softwares podem ser utilizados em diversos momentos da gestão e reforçar que gerenciar projetos não é apenas pilotar uma ferramenta.

Após alguns anos testando a abordagem, decidi que era um bom momento para compartilhá-la de forma aberta com a comunidade de Gestão de Projetos.

Este material será construído durante a execução da grade mais recente que estou participando e irá passar por atualizações nos meses de março e abril de 2021. Venha conosco!

Spoiler – Programação

  1. Aula 01 – Aquecendo os Motores
  2. Aula 02 – Abordagens para Ciclo de Vida de Projetos
  3. Aula 03 – Momento Mão na Massa – Microsoft Project
  4. Aula 04 – Momento Mão na Massa 2 – Microsoft Project
  5. Aula 05 – Compressão de Cronogramas e Valor Agregado – Microsoft Project
  6. Aula 06 – Ferramentas para Gestão Ágil de Projetos – Trello
  7. Aula 07 – Ferramentas para Gestão Ágil de Projetos – Jira
  8. Aula 08 – Ferramentas para Gestão Ágil de Projetos – Jira
  9. Aula 09 – Ferramentas PPM – NetProject
  10. Aula 10 – Ferramentas PPM – NetProject

Aula 01 – Aquecendo os Motores

A primeira aula é um momento de aquecimento. Gosto de conhecer a história de vida de cada aluno e, principalmente, como ele entende que a gestão de projetos pode ser utilizada em sua vida profissional e pessoal.

Em seguida, importante um nivelamento de conceitos. Gestão de Projetos, PMBOK e sua abordagem, Programas, Portfólios, Estruturas Organizacionais, Sistemas de Informação e Gestão de Mudanças Organizacionais são termos que necessitam ser trabalhados antes de iniciarmos a discussão sobre o foco principal da disciplina, na minha visão. Softwares PPM.

Relembrando, PPM é a abreviação de Project and Portfólio Management. O objetivo principal do PPM na empresa é criar um entendimento e um nível de informações comuns sobre o cenário atual e futuro dos projetos da organização. Isso deve ajudar a garantir que vários projetos paralelos possam ser implementados com rapidez e sucesso e que eles não se atrapalhem ou que busquem objetivos opostos e conflitantes.

Em termos de estrutura, teríamos os principais momentos abaixo:

  1. Apresentação do Professor e dos Alunos
  2. Gestão de Projetos no meu dia-a-dia pessoal e profissional
  3. Nivelamento de Conceitos de Gestão de Projetos
  4. Estruturas Organizacionais seu impacto na Gestão e Ferramentas
  5. Sistemas de Informação e Soluções PPM

Primeira Atividade

Neste primeiro encontro peço para os alunos elaborarem uma Estrutura Analítica do Projeto, EAP, de qualquer projeto pessoal ou profissional que desejarem. O único pré-requisito é a possibilidade de incluir tarefas e recursos/insumos em um segundo momento, a partir da EAP definida.

Ou seja, estamos primeiro trabalhando o Escopo do projeto para depois partir para a elaboração de um Cronograma em uma Ferramenta de SW para apoio a Gestão de Projetos.

As chances são grandes de o projeto escolhido ser melhor conduzido por abordagens preditivas, como veremos na próxima aula. Caso alguns alunos já tenham contato com práticas ágeis, é um bom momento para explicar as diferenças principais nas abordagens, que influenciam bastante a forma como os softwares serão escolhidos. Para abordagens preditivas, cronograma padrão em ferramentas como o Microsoft Project. Para abordagens ágeis, trabalho com sprints e histórias de usuário em ferramentas como o Trello e o Jira. Ah, e para abordagens híbridas, o NetProject, mas este ainda é um assunto para outras aulas..

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Aula 02 – Abordagens para Ciclo de Vida de Projetos

O contexto de cada projeto e da organização ao qual o mesmo está inserido refletem a necessidade de se pensar com cuidado nas particularidades e traçar uma estratégia para condução do projeto. Um primeiro desdobramento é escolha de uma abordagem para o Ciclo de Vida. Não se engane ainda estamos em uma disciplina de Softwares para Gestão de Projetos.

A abordagem para o Ciclo de Vida de projetos irá influenciar bastante a escolha e a forma como o software de gestão de projetos é utilizado!

Quatro são os Ciclo de Vida possíveis, de acordo com o PMI, Project Management Institute.

  • Preditivo: tradicional, com o esforço de planejamento em fase inicial e execução sequencial linear;
  • Iterativo: uma abordagem com feedback do trabalho ainda em progresso, permitindo assim melhorias e alterações na continuidade;
  • Incremental: nessa abordagem é possível realizar entregas ao cliente que o permita já utilizar partes do que foi produzido;
  • Ágil: trata-se de uma abordagem Iterativa e Incremental, permitindo o frequente refinamento e entrega de trabalhos.

Encoraja-se a participação de todos os alunos na apresentação de exemplos de projetos que possam utilizar cada uma das abordagens acima. Para apoiar a escolha, recomenda-se o Modelo complexidade stacey, abaixo representado.

modelo complexidade stacey

Abordagens Ágeis funcionam bem nos níveis Complicado (Complicated) e Complexo (Complex) de projetos, coloca os modelos tradicionais como mais adequados para o nível Simples (Simple). Epara o nível Anarquia (Anarchy ou Chaos como referenciado pelo PMI), recomenda-se que um dos aspectos, Requerimento ou Tecnologia, sejam atenuados primeiramente, para então viabilizar a execução do projeto, caso contrário o nível de risco se torna altíssimo.

Segunda Atividade

Os alunos devem, após a explanação das abordagens possíveis para o Ciclo e Vida, definir qual será a escolhida para o projeto previamente definido na aula passada. Caso a abordagem seja preditiva, podemos prosseguir com a elaboração do Cronograma, que deve ser derivado da Estrutura Analítica do Projeto elaborada na aula anterior.

Neste momento, os alunos já devem estar de posse das instruções para acesso ao software que será utilizado na disciplina. Na sequência, devem iniciar um novo projeto e registrar a EAP elaborada. Finalizada esta etapa, passamos para a sequencia de processos proposta no Guia PMBOK, de forma resumida, teríamos:

  • Identificação de atividades
  • Sequenciamento de atividades
  • Alocação de recursos materiais e humanos
  • Cálculo do caminho crítico

Nosso foco, na aula de hoje é a identificação de atividades e, se possível passar para a etapa de sequenciamento, utilizando os conceitos de precedência, tipos de precedência, adiantamento e atrasos e restrições de data. Este artigo pode ajudar bastante.

Geralmente esta disciplina é ministrada na reta final dos cursos. Como são grandes as chances de que os alunos já tenham participado de alguma disciplina relacionada a gestão do tempo, podemos utilizar um exemplo de cálculo de caminho crítico que tenha sido realizado previamente. Interessante ver a reação dos alunos quando mencionamos que o cálculo é realizado automaticamente pelo software.

Ferramentas como o Microsoft Project permitem a visualização do caminho crítico pelo Gantt de Controle. Opcionalmente pode-se incluir os campos Início Antecipado, Término Antecipado, Início Atrasado, Término Atrasado, Margem de Atraso Total e Margem de Atraso Livre no próprio Gráfico de Gantt.

“EAP” no MS Project
Cronograma na Visão Gantt, com precedências, trabalho, custos e alocação de recursos
Planilha de Recursos no MS Project
Gantt de Controle com Exibição do Caminho Crítico e da Linha de Base

Lições Aprendidas, relacionadas a execução remota da disciplina:

  1. Mesmo com os dados de acesso a versão de demonstração do Microsoft Project sendo enviados previamente, a preparação e instalação do software pode tomar um tempo da aula. Pode ser necessário encorajar os alunos a tentarem instalar o software antes do início desta aula.
  2. A Microsoft pede mecanismo de autenticação em dois fatores para instalação do Office, preparar os alunos para a necessidade de instalação de apps de autenticação, como o da própria Microsoft ou o Google Authenticator
  3. Alguns alunos pode já ter uma versão do Office previamente instalada. Dependendo da versão, pode ocorrer incompatibilidade ao instalar o Microsoft Project.
  4. Alguns alunos podem estar de posse de computadores cedidos pelas empresas em que trabalham. Tal fato pode limitar a instalação de softwares.
Tela Inicial do Project Online
Central de Projetos do PWA
Edição de Projetos no PWA
Download de Arquivo para abertura no MS Project Desktop
Publicação das alterações feitas localmente na WEB

Artigos Sugeridos

Aula 03 – Momento Mão na Massa

Nesta aula vamos construir cronogramas! Antes, uma passagem geral pelas principais seções do Project Desktop:

  • Tarefas
  • Recursos
  • Calendários
  • Configurações

Aula 04 – Momento Mão na Massa 2

Refinamento do Cronograma elaborado na aula passada. Também é um momento para que os alunos que porventura ainda não tenham conseguido instalar a versão Desktop do MS Project o façam. Importante reforçar os conceitos repassados na aula anterior, principalmente sobre:

Aula 05 – Compressão de Cronogramas e Valor Agregado

Após completo entendimento da definição de tarefas, da estimativa de duração de atividades, do sequenciamento, da alocação de recursos, hora de apertar os cintos e tratar assuntos um pouco mais complexos no Cronograma:

Terceira Atividade

Os alunos são incentivados a debater sobre técnicas de compressão e como poderiam aplicar estas técnicas nos projetos elaborados na aula anterior.

A entrega é composta pelo cronograma comprimido e um breve texto relatando a estratégia adotada para compressão.

Aula 06 – Ferramentas para Gestão Ágil de Projetos

Nesta aula iniciamos a apresentação de ferramentas para Gestão Ágil de Projetos, a primeira a ser trabalhada é o Trello.

Os alunos recebem um acesso prévio a uma versão de demonstração da ferramenta. Aconselha-se explicar os conceitos relacionados a:

  • Formação de equipes para condução dos projetos
  • Representação do projeto em Quadros
  • Permissões de Acesso a Quadros
  • Configuração de Listas nos Quadros
  • Inclusão e configuração de Cartões
  • Membros, etiquetas, checklists, data de entrega, local e data de Cartões
  • Atividades e prazos das mesmas em Cartões
  • Power-ups

Quarta Atividade

Os alunos são incentivados elaborar um Quadro Compartilhado que simule o planejamento de uma festa de formatura da turma. Cada aluno deverá participar de pelo menos um Cartão do Quadro.

Para compreender a criação de listas e das permissões de quadro, também solicita-se que cada aluno crie um Quadro com seu nome e faça testes práticos nos conceitos acima listados.

Quadro Kanban do Projeto no Trello


Cartão do Trello

Aula 07 – Ferramentas para Gestão Ágil de Projetos

Hora de finalizar a atividade prática da aula passada e iniciar os acessos a uma nova ferramenta. Uma das possibilidades é trabalhar o Jira, da Atlassian.

A configuração inicial da ferramenta é bem interessante, com um guia sobre os conhecimentos do usuário sobre o Jira, metodologias de agilidade e a estabilidade do cronograma.

De acordo com as respostas, templates são apresentados para início dos trabalhos no projeto.

Aula 08 – Momento Mão na Massa 3

Hora de avançar com a elaboração de projetos usando práticas ágeis. O Jira permite o lançamento de Roteiros, Backlogs e de Sprints. Os alunos são encorajados a elaborarem um projeto em conjunto usando as ferramentas.

Quarta Atividade

Projeto compartilhado da turma no Jira

Roteiro no Jira
Backlog no Jira
Sprint no Jira

Aula 09 – Softwares PPM

Hora de avançar para uso de soluções completas PPM. Neste momento os alunos recebem um acesso ao NetProject, e conhecem um pouco das funcionalidades disponíveis.

Tela de Login NetProject
Painel de Controle do Usuário
Metodologia desenhada
Uma das Ferramentas – Canvas de Projeto
Cronograma
EAP

Quinta Atividade

Canvas de projeto individual no NetProject.

Aula 10 – Encerramento

Momento de revisar os prós e contras de cada ferramenta apresentada, sempre fazendo a devida correlação com o Ciclo de Vida Esperado para o projeto e com a Metodologia de Gestão de Projetos definida pelas empresas.

Checkup geral das entregas e brinde final da turma!

Valeu Pessoal, até a próxima!

Sobre Hayala Curto

Sobre o Colunista: Hayala Curto, CEO da NetProject. Mestre em Informática e graduado em Ciência da Computação pela PUC-MG. MBA em Gerência de Projetos e MBA em Gestão Empresarial pela FGV.
Tem mais de 20 anos de experiência profissional, coordenando projetos de TI e implantando Escritórios de Projetos em clientes de diversos portes e segmentos. Participou da abertura de 3 empresas. A primeira faliu, a segunda foi vendida e atualmente trabalha como CEO na terceira.
É certificado PMP desde 2005, PMI-SP e PMI-RMP, pelo PMI. Também é certificado IPMA-C, Prince2 e CSM. Apaixonado por Gerenciamento de Projetos, atua como docente na área, em cursos de pós-graduação/MBA, desde 2009.

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