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O trabalho remoto é uma realidade desde o início da pandemia do Coronavírus, pelo menos para os negócios em que esta modalidade de trabalho é permitida.
Desde março de 2020 lançamos mão de ferramentas que possibilitem reuniões virtuais. Foram várias sessões de Google Meet, Microsoft Teams, Zoom dentre outras.
A perguta que levantamos aqui é a seguinte. Como a Gestão de Projetos é afetada neste cenário remoto?
Vamos a alguns cenários de dores em que gostaríamos de apresentar algumas hipóteses para ajudá-los a melhor conduzir projetos remotos.
Algumas dores identificadas nas reuniões remotas:
As reuniões estão tomando muito tempo da equipe
Perceberam como ficou fácil travar a agenda dos membros da equipe com um simples email atualmente? Quantos convites você recebe e envia diariamente?
Qualquer momento de alinhamento entre membros da equipe está sendo tratado como uma reunião, mesmo conversas que antes eram realizadas em um ritual mais informal. Lembro-me das diversas vezes que alinhamos pontos de trabalho na sala do café da empresa.
Já parou para pensar quantas vezes fez visitas a mesa ou sala de um colega de trabalho, no ambiente presencial, mas não identificou este momento como uma reunião? Aqui entra um ponto interessante. Nem todo alinhamento necessita ser síncrono, com a participação de todos os interlocutores no mesmo momento ou espaço. Já deve ter escutado um bordão famoso recente:
“Eu sobrevivi a mais uma reunião que poderia ter sido um email”
As reuniões não estão sendo efetivas
Imagino que já tenha participado de reuniões que findaram com a sensação de que nada foi resolvido e próximos passos não foram definidos. Isso não é privilégio do trabalho remoto. Por quantas reuniões com o mesmo desfecho não passou também no ambiente presencial?
Uma possível estratégia aqui é trabalhar o Antes, o Durante e o Depois da reunião.
Antes: Definir um objetivo para cada reunião, analisando e justificando a participação de cada um dos convocados.
Durante: Estabeleça um rito para a reunião. Quer um bom exemplo? Vamos pedir ajuda às práticas ágeis, mais precisamente o Scrum, e lançar mão do formato da Reunião Diária de Acompanhamento (daily meeting):
- O que você fez ontem?
- O que você vai fazer hoje?
- Existem obstáculos em seu caminho?
Depois: Quais os desdobramentos das discussões realizadas durante a reunião? Existe um responsável pelas pendências levantadas? Será necessário estabelecer um Plano de Ação para cada uma das pendências? Em caso afirmativo, lembre-se que é possível usar o 5W2H. O acrônimo referencia as perguntas que se iniciam (em inglês) por:
- Who? (Quem?)
- What? (O quê?)
- Where? (Onde?)
- When? (Quando?)
- Why? (Por que?)
- How? (Como?)
- How Much?(Quanto?)
Está faltando ‘senso de equipe’ nas reuniões
O Trabalho remoto foi catalisado pela pandemia do COVID-19. Ainda é cedo para identificar todos os impactos psicológicos dos meses de confinamento, medo e incertezas. O próprio trabalho remoto também pode ser melhor assimilado por alguns e menos por outros. Ter empatia, nesse momento é se colocar no lugar do outro, despindo-se de seus filtros e crenças e buscando entender o outro com os filtros e crenças que ele possui.
Um pouco de empatia pode ajudar a formar um senso de equipe, principalmente se todos entenderem que seus comportamentos influenciam os comportamentos dos outros.
Quer ser apoiado e receber empatia durante as reuniões? Forneça apoio e empatia também!
Preciso saber como o colaborador está usando seu tempo em Home-Office!
Pode ser desafiador para alguns líderes o fato de não ter seus colaboradores por perto o tempo todo. A presença física traria uma falsa sensação de controle? O fato é que vimos surgir mecanismos para tentar controlar o tempo que os membros da equipe estão se dedicando a suas atividades profissionais no Home-Office.
Implantar um controle de Planilha de Horas, ou Timesheet é um exemplo deste controle sobre o esforço despendido em tarefas de projetos que os colaboradores estejam alocados. Parte da equipe pode entender o Timesheet como uma ferramenta altamente invasiva. Sua adoção deve ser bem planejada e fomentar momentos importantes de reflexão de toda a empresa.
E você? Já parou para pensar nos impactos do trabalho remoto na Gestão de Projetos? Compartilhe conosco suas experiências.
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