Como controlar pool recursos em múltiplos projetos?

São grandes as chances de que os vários projetos de sua organização sejam conduzidos por equipes compartilhadas, certo? Como resultado, um mesmo colaborador pode estar atuando em mais de um projeto simultaneamente. Isso não é um ‘privilégio’ ou ‘carma’ de sua empresa, pode ter certeza.

Cada colaborador possui uma capacidade de trabalho, que pode ser expressa em horas e organizada em calendários de disponibilidade. Por exemplo, um analista pode ter um calendário de oito horas diárias em cinco dias semanais. Um estagiário pode ter um calendário de quatro horas diárias em cinco dias semanais.

Tanto o analista quanto o estagiário podem estar participando da equipe de 2 projetos simultâneos, com uma alocação de 50% de sua disponibilidade em cada projeto. Simples, não? Aumente o número de colaboradores, o número de projetos ou modifique o percentual de alocação em cada projeto para que a complexidade aumente consideravelmente..

Pool de Recursos em Organizações Matriciais

Uma organização matricial é aquela que mantém uma hierarquia funcional juntamente com a figura do gerente de projetos. Como resultado, espera-se que o gerente funcional tenha controle sobre a disponibilidade dos diversos perfis de colaboradores sob sua gestão e os gerentes de projeto mantenham controle sobre a alocação de sua equipe.

Para ficar mais claro, imagine um trabalho que necessite da participação de 4 profissionais da área de Tecnologia da Informação, 2 desenvolvedores full-stack e 2 analistas de sistemas. Este trabalho também necessita da participação de 2 profissionais da área de negócios, analistas de marketing, por exemplo. O gerente de projetos alocado para este trabalho requisita então a alocação destes 6 profissionais aos gerentes funcionais de Tecnologia da Informação e Marketing. Os gerentes funcionais precisam, então, ter controle sobre o pool de recursos de cada perfil, Analistas de Sistemas, Desenvolvedores Full-Stack e Analistas de Marketing.

Requisitos para Controlar o Pool de Recursos Compartilhado

Para sistematizar uma boa gestão do Pool de Recursos compartilhado, alguns pré-requisitos são necessários, confira um passo-a-passo abaixo:

Passo 1Registro de Colaboradores: Todos os colaboradores devem ser cadastrados em uma base única. Esta base pode conter os seguintes qualificadores:

  • Nome do Recurso
  • Área Funcional
  • Cargo
  • Habilidades e Competências
  • Nível de cada Habilidade/Competência
  • Valor/hora de trabalho normal e trabalho em hora extra.

Passo 2Registro de Calendários: Os possíveis calendários de disponibilidade devem ser cadastrados. Uma atenção para as diversas possibilidades de alocação, exemplo oito horas dias, seis horas dia, full-time, etc. Outro ponto de atenção é a possibilidade de inclusão de feriados nacionais e municipais. É comum também a definição de horários de início e término de trabalho no dia, com um intervalo para almoço. Assim teríamos neste registro

  • Nome do Calendário
  • Padrão diário de horas (8,6,4,etc)
  • Início de atividade diária, exemplo 08:00
  • Término de atividade diária, exemplo 18:00
  • Intervalo no dia, exemplo 12:00 às 14:00
  • Lista de feriados nacionais aplicados ao calendário
  • Lista de feriados municipais aplicados ao calendário

Passo 3 – Alocação de Recursos: Hora de alocar recursos nos projetos da organização. Neste momento um processo de aprovação da alocação é sugerido e a alocação deve seguir um cronograma de trabalho previsto para cada projeto. Assim, sugere-se que os seguintes passos sejam seguidos:

  1. Cadastro do Projeto
  2. Definição do Gerente de Projetos
  3. Cadastro do Cronograma do Projeto, com datas/esforço para cada tarefa
  4. Alocação dos recursos nas tarefas, com os devidos ajustes sobre o esforço de cada recurso alocado
  5. Solicitação de aprovação das alocações para o Gerente Funcional
  6. Aprovação/Reprovação da alocação pelo Gerente Funcional em um painel de solicitações.
  7. Comunicado do resultado da solicitação para o Gerente de Projetos
  8. Uma vez a alocação aprovada, computa-se o trabalho previsto e o custo previsto de cada atividade e consequentemente do projeto

Passo 4 – Registro de Trabalho Real: Apesar de opcional, este passo é bem interessante. Cada colaborador alocado pode registrar seu trabalho diário empenhado nas atividades através de um ponto eletrônico, ou um Timesheet. Tal ação permitirá que seja realizada uma comparação entre trabalho previsto e trabalho real. As informações coletadas permitem ao gerente de projetos identificar a precisão de suas estimativas e permite ao gerente funcional um melhor controle sobre a utilização dos recursos sob sua supervisão/gestão. Ah, o trabalho real registrado também pode passar por uma etapa de aprovação do Gerente de Projetos. Vamos aos passos?

  1. Colaborador registra trabalho real em tarefas que esteja alocado
  2. Gerente de Projetos aprova ou reprova o trabalho registrado através de um painel específico
  3. Uma vez o trabalho aprovado, calcula-se o trabalho real e o custo real das atividades e consequentemente do projeto

Passo 5 – Avaliando Desvios: Já que temos trabalho e custos previstos e reais, hora de avaliar desvios. Vale lançar mão de diversos formatos de painéis, gráficos e relatórios para cumprir este passo. Filtros por alocação solicitada/aprovada e por trabalho real lançados/aprovados são bem-vindos. Sugestões abaixo:

  • Painel de Trabalho e Custos Previstos e Reais por Colaborador
  • Painel de Trabalho e Custos Previstos e Reais por Cargo
  • Gráficos de desvios diários, semanais e mensais

Passo 6 – Ausências e Férias: Sabemos que a disponibilidade de cada colaborador não é constante por todos os dias/meses do ano. Neste passo, um colaborador pode solicitar períodos de ausências ou férias, que devem ser descontados de sua disponibilidade prevista. Ah, pode-se também listar quais os projetos que previamente foram lançados e que serão afetados pelo período de não disponibilidade informados. Vamos aos passos?

  1. Colaborador lança pedidos de ausência ou férias
  2. Gestor Funcional aprova ou reprova o pedido, após avaliar tarefas e projetos que serão afetados, bem como o pool geral por perfil/cargo.
  3. Colaborador é informado sobre resultado do pedido
  4. O Calendário de disponibilidade é atualizado, caso pedido seja aprovado.

Ufa, apenas seis passos, mas com uma enorme carga de processos e uma gigante necessidade de automatização. Para um apoio nesta automatização, considere a adoção de uma ferramenta de gestão de portfólio e projetos, como NetProject.

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Sobre Hayala Curto

Sobre o Colunista: Hayala Curto, CEO da NetProject. Mestre em Informática e graduado em Ciência da Computação pela PUC-MG. MBA em Gerência de Projetos e MBA em Gestão Empresarial pela FGV.
Tem mais de 20 anos de experiência profissional, coordenando projetos de TI e implantando Escritórios de Projetos em clientes de diversos portes e segmentos. Participou da abertura de 3 empresas. A primeira faliu, a segunda foi vendida e atualmente trabalha como CEO na terceira.
É certificado PMP desde 2005, PMI-SP e PMI-RMP, pelo PMI. Também é certificado IPMA-C, Prince2 e CSM. Apaixonado por Gerenciamento de Projetos, atua como docente na área, em cursos de pós-graduação/MBA, desde 2009.

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