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Fonte de dor de cabeça para grande parte dos gerentes de projeto, a gestão de custos é de suma importância para o sucesso final do projeto. Neste artigo, você irá aprender a estruturar seu projeto para permitir o controle de custos previstos, custos realizados e fazer a avaliação de desvios de custo de seu projeto, com o uso de softwares de gestão de projetos, periodicamente.
Pré-Requisitos e conceitos importantes
Recursos: Todo projeto usa recursos para entregar produtos ou serviços únicos ao seu término. Entenda como recurso qualquer insumo, equipamento, esforço da equipe e demais itens que são adquiridos com a verba reservada para o projeto.
Alocação: Os recursos são alocados no projeto, independente da estratégia de condução escolhida. Em projetos preditivos, que passam pelo desdobramento do escopo em uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto) e logo em seguida em tarefas encadeadas em um Cronograma, a alocação é realizada geralmente nas tarefas. Digo geralmente pela possibilidade de alocação destes recursos também em pacotes de trabalho ou itens de EAP. Em projetos ágeis, a alocação de recursos geralmente é utilizada diretamente nos sprints.
Código de Contas: Uma estrutura em árvore para desdobrar o acompanhamento de custos do projeto, vinculada a EAP.
Custos Planejados: Resultado da alocação de recursos nas tarefas, itens de EAP ou sprints do projeto. A temporalidade das tarefas e sprints permite a distribuição de custos ao longo do tempo. Como a maior parte dos recursos são consumidos durante as fases “intermediárias” do projeto, de forma decrescente, o somatório dos custos planejados de um projeto no tempo assume um aspeto de ‘S’, quando plotamos estes valores no tempo:
Custos Realizados: Valores efetivamente gastos nos recursos alocados até a data de corte especificada. Em um determinado momento no tempo, o custo realizado de um recurso pode ser diferente dos custos planejados. A diferença é o desvio medido
Determinando os Custos Previstos
Para calcular os custos previstos temos três passos importantes:
Passo 1: Estabelecendo uma Lista de Recursos
Uma tabela com todos os possíveis recursos que podem ser alocados no projeto. Devemos diferenciar os recursos que empregam custos calculados por esforço em tarefas, tipo Trabalho, e os recursos que devem ser lançados diretamente nas tarefas, tipo Equipamento ou Material de Consumo. Cada recurso possui uma taxa padrão e um custo por uso. Assuma o custo por uso como um valor pago a cada alocação de recursos nas tarefas do projeto, como se fosse o valor de bandeirada nos taxis. A taxa padrão, por outro lado, é equivalente ao quilômetro rodado. A diferença é que neste caso a taxa padrão é multiplicada pelo esforço em horas de um recurso Trabalho na tarefa alocada.
Passo 2: Alocando Recursos nas Tarefas do Projeto
Uma vez que os possíveis recursos foram definidos, devemos proceder com a alocação destes recursos nas tarefas do projeto. Vamos usar o exemplo abaixo, supondo uma tarefa de 8 horas de duração e esforço.
O Analista de Sistemas, ao ser alocado nesta tarefa, registra um custo planejado de R$ 800, devido a taxa padrão de R$ 100 multiplicada pelas 8 horas de esforço.
As cinco Caixas de Café, recurso de suma importância em projetos de Tecnologia da Informação, representam um custo de R$ 100 no projeto.
Um Computador extra precisou ser comprado, representando um custo planejado de R$ 2.500.
Três Desenvolvedores foram alocados a um custo total de R$ 1.930. Para entender melhor este valor, temos que calcular o esforço total dos desenvolvedores, 3×8 = 24 horas. Estas 24 horas representam um custo total de R$ 1.920, a uma taxa padrão de R$ 80. Como um custo de uso de R$ 10 é devido, chega-se a R$ 1.930. Atenção, o custo por uso é aplicado apenas uma vez na tarefa, independente da quantidade de recursos.
O custo planejado total da tarefa é de R$ 5.330
Um ponto importante: como a tarefa é de apenas 1 dia, todo o custo planejado é registrado neste dia. Agora, imagine se a tarefa tivesse 10 dias de duração. Alguns softwares de gestão de projetos trabalham com três opções de lançamento dos custos nesta situação: Lançar os custos no primeiro dia da tarefa, no último dia da tarefa ou distribuir os custos de forma equivalente em todos os dias da tarefa. Veja que estas opções impactam o formato da curva “S” acima citada.
Passo 3: Alocando Recursos da Equipe nas Tarefas do Projeto
Quando trabalhamos com um Pool de Recursos compartilhados, ou seja, recursos que podem ser alocados em mais de um projeto, podemos separar a alocação deste tipo de recurso dos recursos previamente citados. Uma vantagem, neste caso, é o controle de disponibilidade e alocação em múltiplos projetos. A taxa padrão (homem/hora) deste tipo de recurso é informada no momento do cadastro do mesmo no pool. Durante a alocação informa-se apenas a quantidade de horas de alocação:
Supondo um custo/hora de R$ 100 para cada recurso acima, teríamos mais R$ 1.800 de custo de recursos da equipe, na tarefa acima.
Determinando os Custos Realizados
Para cada custo planejado de recursos, devemos informar os custos realizados. Ferramentas como o Microsoft Project são configuradas, inicialmente, para vincular o custo real ao percentual de execução da tarefa. Aconselho desativar esta opção nas configurações do projeto.
Hora de informar manualmente os custos realizados para cada alocação de recursos. Ah, confira também as opções de lançamento, previamente citadas.
O custo realizado total desta tarefa seria de R$ 5.600. Um desvio de R$ 270 quando comparamos com o custo planejado.
O cálculo do custo realizado dos recursos do pool podem ser obtidos com o uso de ferramentas de Timesheet ou Ponto Eletrônico. O total de horas registradas é multiplicado pela taxa padrão (homem/hora) de cada recurso. No exemplo abaixo foram registradas 28 horas, totalizando um custo real de R$ 2.800. Um desvio de R$ 1.000 em relação custo planejado de R$ 1.800 calculados previamente.
Consolidando os Custos Planejados e Realizados do Projeto
Os custos planejados e realizados de cada tarefa são consolidados nos níveis do cronograma. O somatório do custo de todas as tarefas representam o custo total do projeto. Veja no exemplo abaixo a consolidação e o cálculo de desvio/variação.
Como os custos realizados são atualizados periodicamente, você também pode medir os desvios frequentemente. Sucesso nos projetos!
