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Trabalhar de acordo com boas práticas de gestão é um passo importante para aumentar as chances de sucesso de qualquer projeto, independente do tamanho, custo ou riscos envolvidos no projeto.
O PMO, o Escritório de Projetos, não foi citado aqui por acaso. O PMO é a área da organização responsável pela capacitação de recursos, desenho de metodologia e implantação de softwares. Entendemos que não é possível falar em implantar práticas de gestão sem contar com o apoio desta importante área.
Primeiro, vamos trabalhar os principais benefícios de forma agrupada, depois, vamos discorrer sobre o papel do PMO nesta jornada.
Benefícios relacionados ao Projeto
Com a adoção de boas práticas de gestão, espera-se basicamente que seja possível cumprir as entregas previstas de acordo com o planejado. É o famoso ciclo PDCA, criado na década de 20 por Walter A. Shewart e disseminado por William Edward Deming, o “guru do gerenciamento da qualidade”, em seu mais puro estado.
Aproveitando as áreas de conhecimento propostas pelo Guia PMBOK, podemos identificar benefícios relacionados ao cumprimento de:
- Escopo: Entregar todos os produtos ou serviços planejados.
- Cronograma: Cumprir os prazos acordados
- Custo: Cumprir os custos planejados
- Riscos: Gerenciar todos os eventos incertos
- Qualidade: Cumprir especificações de produto e projeto
- Recursos Humanos: Gerenciar a equipe durante o projeto
- Comunicações: Entregar a informação certa para os envolvidos
- Aquisições: Gerenciar os fornecedores e suas entregas
- Partes Interessadas: Gerenciar expectativas dos envolvidos no projeto
Outros benefícios, extrapolando a visão por áreas de conhecimento:
- Aumentar a previsibilidade do projeto;
- Aumentar as suas chances de sucesso;
- Equilibrar a influência de restrições do projeto (por exemplo, o aumento de escopo pode aumentar custos ou o prazo);
- Entregar os produtos certos no momento certo;
- Gerenciar melhor as mudanças;
- Responder a riscos em tempo hábil;
- Gerenciar restrições (por exemplo, escopo, qualidade, cronograma, custos, recursos);
Benefícios relacionados a Organização
As organizações estão adotando a gestão de projetos para entregar valor de negócio de forma consistente, assim, mantem-se competitivas e aumentam as chances de se perpetuar no mercado. O gerenciamento de projetos eficaz e eficiente deve ser considerado uma competência estratégica nas organizações, permitindo:
- Concorrer com mais eficácia nos seus mercados;
- Executar os projetos da maneira certa;
- Otimizar o uso dos recursos organizacionais;
- Identificar, recuperar ou eliminar projetos com problemas;
- Responder ao impacto das mudanças de ambiente de negócios nos projetos, ajustando adequadamente os planos de gerenciamento de projetos;
- Sustentar a organização;
- Vincular os resultados do projeto com os objetivos do negócio.
Benefícios relacionados as Partes Interessadas
Optamos por incluir aqui um grupo especial de beneficiários da adoção de boas práticas de gestão de projetos. Partes Interessadas, segundo o Guia PMBOK, são os indivíduos ou grupos de indivíduos que afetam direta ou indiretamente o projeto e são afetados por ele, de forma positiva ou negativa. Vamos alterar o ponto de vista e identificar agora como cada uma das Partes Interessadas abaixo podem ser afetadas não pelo projeto, mas sim pelo resultado de um bom planejamento:
- A Equipe do Projeto: Tem a confiança na execução de seu trabalho aumentada, ao confirmar a preocupação do gerente e da alta administração na adoção de boas práticas de gestão.
- O Cliente do Projeto: Aumenta a expectativa na entrega de um produto ou serviço conforme sua solicitação.
- O Gerente de Projetos: Também tem a confiança aumentada, por saber do empenho de todos os envolvidos no projeto em conduzir de forma eficaz o planejamento do projeto.
- Os Fornecedores do Projeto: Tem expectativa no estabelecimento de uma relação ganha-ganha nas entregas de sua responsabilidade.
- O Patrocinador do Projeto: Aumenta a confiança no cumprimento do projeto que está literalmente investindo seu tempo ou dinheiro no projeto.
Deseja aproveitar estes benefícios? Considere a adoção de boas práticas de Gestão de Projetos, através da implantação de um Escritório de Projetos. Se precisar de apoio, conte com a NetProject.
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