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Trabalhar de acordo com boas práticas de gestão é um passo importante para aumentar as chances de sucesso de qualquer projeto, independente do tamanho, custo ou riscos envolvidos no projeto. O PMO, o Escritório de Projetos, não foi citado aqui por acaso. O PMO é a área da organização responsável pela capacitação de recursos, desenho de metodologia e implantação de softwares. Entendemos que não é possível falar em implantar práticas de gestão sem contar com o apoio desta importante área. Primeiro, vamos trabalhar os principais benefícios de forma agrupada, depois, vamos discorrer sobre o papel do PMO nesta jornada.

Quais os benefícios do PMO na Gestão de Projetos?

Com a adoção de boas práticas de gestão, espera-se basicamente que seja possível cumprir as entregas previstas de acordo com o planejado. É o famoso ciclo PDCA, criado na década de 20 por Walter A. Shewart e disseminado por William Edward Deming, o “guru do gerenciamento da qualidade”, em seu mais puro estado. Aproveitando as áreas de conhecimento propostas pelo Guia PMBOK, podemos identificar benefícios relacionados ao cumprimento de:

• • Escopo: Entregar todos os produtos ou serviços planejados.

• • Cronograma: Cumprir os prazos acordados

• • Custo: Cumprir os custos planejados

• • Riscos: Gerenciar todos os eventos incertos

• • Qualidade: Cumprir especificações de produto e projeto

• • Recursos Humanos: Gerenciar a equipe durante o projeto

• • Comunicações: Entregar a informação certa para os envolvidos

• • Aquisições: Gerenciar os fornecedores e suas entregas

• • Partes Interessadas: Gerenciar expectativas dos envolvidos no projeto

Outros benefícios, extrapolando a visão por áreas de conhecimento:

• • Aumentar a previsibilidade do projeto;

• • Aumentar as suas chances de sucesso;

• • Equilibrar a influência de restrições do projeto (por exemplo, o aumento de escopo pode aumentar custos ou o prazo);

• • Entregar os produtos certos no momento certo;

• • Gerenciar melhor as mudanças;

• • Responder a riscos em tempo hábil;

• • Gerenciar restrições (por exemplo, escopo, qualidade, cronograma, custos, recursos);

Benefícios para a Organização ao implantar um escritório de projetos

As organizações estão adotando a gestão de projetos para entregar valor de negócio de forma consistente, assim, mantem-se competitivas e aumentam as chances de se perpetuar no mercado. O gerenciamento de projetos eficaz e eficiente deve ser considerado uma competência estratégica nas organizações, permitindo:

• • Concorrer com mais eficácia nos seus mercados;

• • Executar os projetos da maneira certa;

• • Otimizar o uso dos recursos organizacionais;

• • Identificar, recuperar ou eliminar projetos com problemas;

• • Responder ao impacto das mudanças de ambiente de negócios nos projetos, ajustando adequadamente os planos de gerenciamento de projetos;

• • Sustentar a organização;

• • Vincular os resultados do projeto com os objetivos do negócio.

Benefícios relacionados as Partes Interessadas, outro papel do PMO

Optamos por incluir aqui um grupo especial de beneficiários da adoção de boas práticas de gestão de projetos. Partes Interessadas, segundo o Guia PMBOK, são os indivíduos ou grupos de indivíduos que afetam direta ou indiretamente o projeto e são afetados por ele, de forma positiva ou negativa. Vamos alterar o ponto de vista e identificar agora como cada uma das Partes Interessadas abaixo podem ser afetadas não pelo projeto, mas sim pelo resultado de um bom planejamento:

• • A Equipe do Projeto: Tem a confiança na execução de seu trabalho aumentada, ao confirmar a preocupação do gerente e da alta administração na adoção de boas práticas de gestão.

• • O Cliente do Projeto: Aumenta a expectativa na entrega de um produto ou serviço conforme sua solicitação.

• • O Gerente de Projetos: Também tem a confiança aumentada, por saber do empenho de todos os envolvidos no projeto em conduzir de forma eficaz o planejamento do projeto.

• • Os Fornecedores do Projeto: Tem expectativa no estabelecimento de uma relação ganha-ganha nas entregas de sua responsabilidade.

• • O Patrocinador do Projeto: Aumenta a confiança no cumprimento do projeto que está literalmente investindo seu tempo ou dinheiro no projeto.

O Project Management Office, ou pmo na gestão e quais benefícios oferecer

Um PMO (Project Management Office) pode desempenhar um papel fundamental na capacitação de recursos, desenho de metodologia e implantação de softwares. Aqui estão algumas formas de como o PMO pode trabalhar nesses aspectos:

Capacitação de Recursos na gestão de projetos

Treinamentos e Workshops para o gerente  de projetos e equipe

Organizar treinamentos regulares e workshops sobre gestão de projetos, metodologias ágeis, ferramentas de software e outras habilidades necessárias. Isso pode incluir tanto treinamento interno quanto a contratação de especialistas externos.

Certificações em Gerenciamento de projeto e esritório de projetos

Incentivar e financiar certificações em gestão de projetos, como PMP (Project Management Professional), PRINCE2, Scrum Master, entre outras.

Mentoria e Coaching em project managment

Estabelecer programas de mentoria onde gerentes de projetos experientes orientem os menos experientes. Oferecer coaching para desenvolvimento de habilidades específicas.

Biblioteca de Recursos de diferentes tipos de PMO

Criar uma biblioteca de recursos com livros, artigos, templates e estudos de caso sobre gestão de projetos, independente do tipo de PMO escolhido.

Avaliação de Competências

Realizar avaliações periódicas das competências dos recursos para identificar áreas de melhoria e planejar treinamentos específicos.

Desenho de Metodologia por tipo de Project Management Office

Padronização

Desenvolver e implementar metodologias padronizadas para gestão de projetos que sejam alinhadas com as necessidades e a cultura da organização.

Documentação

Criar e manter documentação clara e acessível sobre os processos e metodologias de gestão de projetos. Isso pode incluir manuais, guias de referência rápida e FAQs.

Customização

Adaptar metodologias reconhecidas (como PMBOK, PRINCE2, Scrum) às especificidades da organização, garantindo que sejam práticas e eficientes no contexto particular.

Feedback e Melhoria Contínua

Implementar um sistema de feedback para coletar sugestões dos gerentes de projeto e equipes, utilizando essas informações para melhorar continuamente as metodologias.

Ferramentas de Suporte

Fornecer ferramentas e templates para ajudar na aplicação das metodologias, como templates de cronogramas, relatórios de status, matrizes de riscos, etc.

 Implantação de Softwares para o Escritório de Projetos

Seleção de Software estratégico

Avaliar e selecionar as ferramentas de software mais adequadas às necessidades da organização. Isso pode incluir software de gerenciamento de projetos, colaboração, comunicação e monitoramento.

Piloto e Testes

Implementar projetos piloto para testar o software em pequena escala antes de uma implantação completa. Isso ajuda a identificar e corrigir problemas antecipadamente.

Treinamento e Suporte sobre o que é PMO

Organizar treinamentos para garantir que todos os usuários saibam como utilizar o novo software de forma eficaz. Disponibilizar suporte técnico para resolver dúvidas e problemas.

Integração com Sistemas Existentes

Garantir que o novo software se integre bem com os sistemas existentes da organização, minimizando interrupções e garantindo a continuidade das operações.

Atuar no Monitoramento e Avaliação

Após a implantação, monitorar o uso do software e coletar feedback dos usuários para avaliar sua eficácia e identificar áreas para melhoria.

Exemplos Práticos de Melhores Práticas

Capacitação de Recursos: Um PMO pode organizar um programa de treinamento de 6 meses que inclua sessões sobre metodologia ágil, uso de ferramentas de gestão de projetos como Jira ou Trello, e técnicas de comunicação eficaz. Desenho de Metodologia: O PMO pode adaptar o framework Scrum às necessidades de uma equipe de desenvolvimento de software, criando guias detalhados sobre como conduzir sprints, reuniões diárias e revisões de sprint. Implantação de Software: Durante a implementação de um novo sistema ERP, o PMO pode coordenar workshops de treinamento para todos os departamentos, supervisionar a migração de dados e garantir que todos os processos críticos sejam testados antes do lançamento.

Resumindo, pontos chaves na estruturação de um PMO e como explorar ainda mais os benefícios da gestão de projetos

Ao focar nesses três pilares – capacitação de recursos, desenho de metodologia e implantação de software – o PMO pode aumentar significativamente a eficácia e a eficiência dos projetos na organização. Deseja aproveitar estes benefícios? Considere a adoção de boas práticas de Gestão de Projetos, através da implantação de um Escritório de Projetos. Se precisar de apoio, conte com a NetProject. Você pode gostar destes artigos:

1. 1. O Escritório de Projetos – PMO, virtualizado e remoto
   2. Pós-pandemia, o Novo Normal, e a Gestão de Projetos
   3. O PMO no contexto da Transformação Digital