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Todo projeto consome recursos para atingir seus objetivos, culminando na entrega dos bens e serviços previstos no escopo inicial. A Gestão de Recursos pode significar o sucesso ou o fracasso do projeto. Entenda, como identificar, adquirir e gerenciar os recursos necessários para a conclusão bem-sucedida do projeto, segundo o Guia PMBOK.
Planeje o gerenciamento dos recursos
Identifique e documente as funções, responsabilidades, competências necessárias e relações hierárquicas. Crie o plano de gerenciamento dos recursos. Ou seja, tome o cuidado de definir as “regras do jogo” da gestão de recursos em sua organização. Veja esta primeira etapa como o alicerces de todas as decisões seguintes sobre recursos, que devem estar documentadas na metodologia proposta pelo PMO
Estime os recursos das atividades
Estime o tipo e quantidade dos recursos necessários para executar cada atividade. Caso esteja utilizando uma abordagem preditiva, as atividades necessárias para cumprir as entregas previstas na Estrutura Analítica do Projeto devem receber a estimativa de recursos humanos e materiais necessários. Caso esteja usando uma abordagem ágil, reserve os recursos necessários para todos os sprints previstos.
Adquirira recursos
Obtenha os recursos necessários para o projeto. Lembre-se de integrar esta aquisição de recursos com o planejamento financeiro e de custos de seu projeto. Os recursos devem estar disponíveis no momento certo para sua alocação nas tarefas. Evite manter alto estoque de recursos materiais e estabeleça um bom canal de comunicação com os recursos humanos, para que cada membro da equipe saiba os momentos de uso de seu esforço nas tarefas do projeto.
Desenvolva a equipe
Melhore as competências e interação dos membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto. Mantenha sua equipe motivada! Uma equipe pode estar sem motivação pode diversos motivos. Quando isso acontece, a única certeza é que o gerente precisa modificar esse cenário, estimulando os funcionários a sair da zona de conforto e alcançar outros objetivos dentro da instituição. Para resolver isso, envolva seus colaboradores nos processos de tomada de decisão, dando mais responsabilidades para cada um. Além disso, crie um programa de capacitação para renovar os ares e apresentar novos métodos e formas de trabalhar. Muitas empresas ainda não trabalham com gestão de projetos, por isso, as equipes desmotivadas e sem foco, acabam por perder o controle do trabalho, principalmente por não seguirem uma metodologia de planejamento.
Gerencie a equipe
Acompanhe o desempenho da equipe, forneça feedback, resolva problemas e coordene mudanças para melhorar o desempenho do projeto. Que tal usar a tecnologia a favor de sua equipe, mensurando resultados e facilitando a comunicação entre todos os envolvidos? Veja sugestões de painéis de acompanhamento dos recursos e da equipe, combinando esforço e cumprimento de prazos:
Performance de recursos
Performance da equipe:
Controle os Recursos
Garanta que os recursos estejam disponíveis conforme planejado e monitore, executando ações corretivas quando necessário. Use as informações coletadas acima para ajustar a rota de seu projeto.
E então, preparado para melhorar a Gestão de Recursos de seus projetos?
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