Desafios do PMO – Como planejar e executar reuniões de Status do Portfólio de Projetos?

Tempo de leitura: 8 minutos

São grandes as chances de quem trabalha em um Escritório de Projetos, ou PMO, precisar ajudar a gerenciar o Portfólio de Projetos. Nesse caso, a preparação de reuniões de Status do Portfólio de Projetos aparece como uma das principais tarefas rotineiras a serem executadas. Geralmente, funcionários da alta direção estarão entre os participantes. O ideal é que após a reunião estes tenham o sentimento que foram completamente informados sobre a situação de cada um dos projetos e foram capazes de tomar decisões bem fundamentadas com as informações obtidas.

O Gestor do PMO deve demonstrar a todos os participantes da reunião de Status de Portfólio de Projetos que tem controle total sobre o cenário de cada projeto

O que é uma reunião de Status de Portfólio de Projetos?

A reunião do portfólio de projetos é uma reunião periódica que aborda a situação de todos os projetos no cenário de entrega de valor de cada projeto para o portfólio e estratégia da empresa. A reunião permite que os participantes tomem decisões importantes, promovendo uma boa gestão do portfólio.

Desafios da Reunião de Portfólio de Projetos

Para o PMO, os desafios da reunião do portfólio de projetos consistem em:

Convidar as pessoas certas que estão autorizadas a tomar decisões; provavelmente estes convidados estarão presentes todas as vezes

Caso necessário, concentrar-se nos projetos importantes, pois esse grupo de pessoas geralmente tem pouco tempo disponível

Realizar a reunião com periodicidade bem definida, pois as decisões são esperadas

Garantir que os dados apresentados estejam completos, atualizados e plausíveis, ou seja, bem preparados pelo PMO.

Nessa hora, um bom software PPM pode ajudar, principalmente:

1. Armazenando a situação de cada tarefa que foi encaminhada para membros da equipe executar
2. Consolidando as informações da situação, dos prazos e custos de cada tarefa nos respectivos projetos
3. Consolidando as informações dos projetos em programas e portfólios
4. Apresentando desvios da execução em relação ao planejamento, para tarefas, projetos, programas e portfólios
5. Entregando um conjunto de indicadores visuais que permitam os participantes a trabalhar com análise de exceções.

Quem deve participar de uma reunião de Status do Portfólio de Projetos?

Vale ressaltar que a participação nessas reuniões depende bastante dos objetivos e dos requisitos da organização. Como gostamos de reforçar, não existe receita de bolo ideal e o que funciona para uma empresa pode não funcionar para outra. E aqui está o que você deve ter em mente:

• Os tomadores de decisão precisam estar presentes ou representados por alguém.
• Mantenha a mesma lista de participantes regulares. O PMO deve estar familiarizado com suas expectativas.
• Conforme necessário, você pode convidar participantes adicionais periodicamente para discutir assuntos específicos.
• Os participantes regulares precisam ter tempo para fazer a reunião e estar preparados.
• Em muitos casos, a participação na reunião também é considerada um símbolo de status na empresa.

Qual é a periodicidade certa para reuniões de portfólio de projetos?

A reunião de Status do Portfólio de Projetos deve ocorrer em uma cadência regular, que é especificada pelo PMO. O ritmo é fundamental! Afinal, esta é a única maneira de a equipe se acostumar com o procedimento e criar o hábito de realizar as reuniões.

Uma das responsabilidades mais importantes do PMO é garantir a confiabilidade no contexto da reunião do portfólio de projetos. No entanto, isso só funcionará em sincronia com a periodicidade. Muita atenção aos seguintes pontos:

As reuniões do portfólio de projetos devem ocorrer regularmente , pois os gerentes de projeto e outras partes interessadas dependem das decisões.

A periodicidade está sujeita aos requisitos da organização. A questão é o que pode acontecer entre 2 reuniões – e o PMO deve definir a cadência de acordo com esta estimativa de acontecimentos.

Planeje as datas com antecedência para todo o ano. Esta é a única forma de sensibilizar os decisores de que esta é uma reunião obrigatória.

Qual deve ser o roteiro de uma reunião de Status do Portfólio de Projetos?

O mais importante, urgente e interessante tem que entrar na agenda da reunião do portfólio de projetos. Grosso modo, isso pode incluir:

Status das atualizações do projeto, incluindo a menção de gerentes de projeto que não atualizaram seus projetos no prazo (como medida educacional) ou o convite de gerentes de projeto particularmente bem-sucedidos como incentivo ao bom desempenho

Conclusão do projeto com Termo de Encerramento do Projeto, sucessos e Lições Aprendidas

Decisões futuras em projetos em andamento, dependendo do tipo de projetos

Informações sobre novos projetos: Ordem do projeto com metas, prazos, orçamento, gerente de projeto, recursos

Apresentação da situação do pool de recursos com a resolução de sobrecarga e subcarga de recursos

Publicação dos resultados com a seleção das informações, formulação e aprovação das informações para a equipe

A reunião do portfólio de projetos é onde são tomadas todas as decisões que excedem as competências dos gerentes de projeto, patrocinadores, comitês de direção e líderes de equipe. Estes podem ser:

1. Anúncio das prioridades do projeto
2. Atribuição de gerentes de projeto
3. Aprovação de projetos ou etapas de projetos, bem como orçamentos de projetos.
4. Encerramento ou suspensão de projetos
5. Adiamento de projetos
6. Autorização de alterações no escopo
7. Resolução de conflitos de recursos

Base unificada de projetos e Elementos dos Relatórios do Projeto

Uma base unificada de projetos é indispensável para uma boa reunião de portfólio de projetos. Ela é enriquecida por informações dos relatórios de status de cada projeto, individualmente.

As informações dos relatórios de status do projeto no ambiente de múltiplos projetos podem ser inseridas manualmente em um software PPM. A partir desta inserção, o PPM pode utilizar outras fontes de informação como sistemas ERP, via integração, para consolidar dados e emitir um conjunto robusto de relatórios de projeto.

Vale ressaltar que os números são apenas um elemento do relatório. Uma segunda parte que é particularmente importante são as observações e comentários do gerente de projeto. Isso permite que o PMO e os participantes da reunião de portfólio de projetos entendam melhor as classificações para os semáforos etc. Afinal, indivíduos diferentes podem defini-las de maneiras muito diferentes (pois você encontrará aqui uma diferença entre gerentes de projeto experientes e inexperientes) .

Um breve roteiro para validar se a base de projetos esteja atualizada:

1. Verifique se todos os projetos foram salvos e publicados nos últimos dois dias.
2. Existe um Termo de Abertura para todos os novos projetos?
3. Existe um relatório de status para todos os projetos em andamento?
4. Todos os projetos que foram concluídos têm um Termo de Encerramento?
5. A linha de base foi definida em todos os projetos?
6. Existem tarefas atrasadas que não foram atualizadas?

Conclusão – Reuniões de Status do Portfólio de Projetos são essenciais para gerenciar seu cenário de múltiplos projetos

Neste artigo, você aprendeu o que é relevante para uma reunião regular e bem-sucedida de portfólio de projetos. Como gestor do PMO, você terá sucesso se todos os participantes perceberem esta sua reunião como muito valiosa. Isso envolve, por exemplo:

1. As reuniões do portfólio de projetos devem ocorrer regularmente e são reuniões obrigatórias.
2. Mantenha o grupo de participantes bastante pequeno, não mais que 5 a no máximo 10 pessoas.
3. Em caso de solicitações fora de sincronia com a periodicidade, ressalte a periodicidade da reunião.
4. De qualquer forma, defina um prazo antecipado para a preparação da reunião.
5. Certifique-se de informar pelo menos os gerentes de projeto, e possivelmente também os líderes de equipe, sobre os sucessos e decisões importantes da reunião.

Uma última dica:

Certifique-se de que os participantes lhe deem feedback no final da reunião de status do portfólio do projeto. Isso é mais fácil com uma classificação por estrelas Qualquer coisa abaixo de 4 estrelas deve ser explicada. Essa classificação lhe dá a oportunidade de melhorar com um objetivo claro em mente. Por outro lado, um bom feedback coletado ao longo do tempo fornece uma base importante se você tiver que comprovar os benefícios do PMO. Caso alguém questione o propósito do seu PMO, muitas boas classificações irão ajudá-lo a demonstrar o quanto os stakeholders estão satisfeitos com seu trabalho até agora. Portanto, o PMO não pode ser inútil.

A reunião de Status do Portfólio de projetos é sua chance de brilhar como o PMO, permitindo que você aumente consideravelmente a aceitação. Sucesso!

Fonte: https://www.theprojectgroup.com/blog/en/project-portfolio-meetings/

Você também pode se interessar por estes artigos:

1. Desafios do PMO – Comunicação com Gerentes de Projeto
2. Desafios do PMO – Como obter engajamento com a Metodologia Proposta – PARTE 1
3. Desafios do PMO – Como obter engajamento com a Metodologia Proposta – PARTE 2