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Peça fundamental da gestão preditiva de projetos, o cronograma permite uma visão temporal de todas as ações relacionadas ao projeto. A cada ação concluída com sucesso, o projeto recebe um avanço no cumprimento de suas entregas previstas.
O Cronograma é um gráfico que mostra as etapas (ou atividades) distribuídas em um calendário. É um retrato da cronologia do projeto, que se baseia nas decisões que foram tomadas quando o projeto foi planejado. A elaboração do cronograma é baseada no tempo que se vai demorar ao executar cada atividade. Essa estimativa depende de lógica, decisão, condicionantes externos e outros fatores, tais como, recursos, serviços de terceiros, perspectiva de planejamento e fatores incontroláveis.
Vamos trabalhar aqui as melhores práticas na elaboração de cronogramas, com dicas importantes para gerenciar melhor os prazos de seu projeto.
Quando começar a montar o Cronograma?
Devemos iniciar a montagem do Cronograma somente após uma visão do escopo total do projeto. Ou seja, primeiro devemos entender melhor todas as entregas previstas para o projeto. A melhor forma de realizar esta atividade é partir para a construção de uma Estrutura Analítica do Projeto, a EAP.
Como determinar e sequenciar as tarefas do Cronograma
Cada uma das entregas previstas na EAP deve ser cumprida por uma série de tarefas. Assim, identifique as ações necessárias para “dar um check” e concluir cada uma das “folhas” de sua árvore de entregas.
Podem existir relações de dependência entre as tarefas necessárias para cumpria a entrega, ou até mesmo entre tarefas de entregas distintas. Faça a devida documentação destas dependências, elas serão importantes para as bases temporais do cronograma. São quatro tipos básicos de dependência entre tarefas, considerando uma tarefa predecessora e uma tarefa sucessora.
- Término -> Início: A tarefa sucessora se inicia somente se a predecessora for concluída.
- Início -> Início: A tarefa sucessora se inicia somente se a predecessora for iniciada.
- Término -> Término: A tarefa sucessora termina somente se a predecessora terminar
- Início -> Término: A tarefa sucessora termina somente se a predecessora iniciar.
Também é possível determinar adiantamentos e atrasos a estas dependências. Use-os com moderação.
Diferenciando Duração de Esforço
A Duração de uma tarefa é o tempo decorrido entre o início e o fim da mesma. Pode ser apresentado em dias, horas, meses ou qualquer outro formato de acordo com a granularidade de apresentação desejada.
O Esforço é a quantidade de trabalho necessária para cumprir determinada atividade. Está intimamente relacionada a capacidade e alocação de recursos. Assim, uma tarefa de uma semana de duração pode ter um esforço de 4 horas de um analista e 16 horas de um desenvolvedor.
Saber separar a duração do esforço é peça chave para a elaboração de um bom cronograma. Determine estas duas variáveis para todas as tarefas de seu cronograma.
As benditas, ou malditas, restrições de data
Dor de cabeça para grande parte dos profissionais que se iniciam na aventura de montagem do cronograma. Para ajudar a entender melhor, vamos lançar mão de uma premissa.
Toda tarefa de cronograma deve ter pelo menos um predecessor, exceto a tarefa inicial e pelo menos um sucessor, exceto a tarefa final.
Caso a situação esteja presente no cronograma, não existe a necessidade de edições manuais nas datas do projeto. Ou seja, todas as datas de início e término das tarefas seriam definidas pela duração, pelo tipo de dependência e pelos adiantamentos e atrasos.
Quando alteramos qualquer data no cronograma, manualmente, acabamos criando as restrições de data automaticamente. Todo cuidado é necessário. Quando postergamos a data de início de uma tarefa do dia 01 para o dia 10, por exemplo, estamos criando uma restrição de data do tipo “Não iniciar antes de”. Interessante, neste caso, é que se as predecessoras levarem a tarefa, em algum momento, para uma data superior ao dia 10, respeita-se esta nova data superior. Mais uma vez, cuidado com as restrições de data:
- Não iniciar antes de XX/XX/XXXX
- Não terminar antes de XX/XX/XXXX
- Deve iniciar em XX/XX/XXXX
- Deve terminar em XX/XX/XXXX
- O mais breve possível (padrão)
Visualizando o Cronograma
A principal visualização do Cronograma assume um formato de barras, o famoso Gráfico de Gantt. Algumas variações interessantes são possíveis, como um gráfico que compare as datas iniciais acordadas, a linha de base de tempo, com as datas replanejadas, para visualizar os desvios. Um gráfico apenas com os principais marcos apenas com as etapas, segundo nível da árvore, também é possível.
Tópicos avançados sobre Cronogramas
Existe um Índice de Conformidade do cronograma, que identifica o grau de aderência de seu cronograma às melhores práticas de gestão descritas no guia Practice Standard for Scheduling, do PMI, Project Management Institute. Este guia oferece instruções para elaboração com qualidade e acompanhamento eficaz de um cronograma. Para o PMI, a qualidade do cronograma e o gerenciamento do tempo são fatores críticos de sucesso ou fracasso para qualquer projeto. Saiba mais neste link.
Seu cliente sempre cobra um prazo para o projeto, certo? Imagino que você não esteja sozinho nesta batalha. Saber quando um produto/serviço será entregue é direito de seu cliente, pense nisso!
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