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Os últimos anos foram bem desafiadores para organizações de todos os portes e tamanhos. Impulsionados pela pandemia e pela própria dinâmica inovadora do mercado, muitas organizações perceberam a importância de se investir em Tecnologia da Informação (TI). Muitas também fizeram bons ajustes em seus modelos de negócio, dando maior ênfase e destaque a processos tecnológicos que culminem em melhor experiência do usuário e melhor entrega de valor.
Chatbots, Inteligência Artificial, Blockchain, Reconhecimento Facial, Computação em Nuvem, dentre outros, se tornaram jargões presentes em muitas reuniões. Porém, tudo isso tem um preço…
Transformar visões e desejos em algo concreto requer projetos
Um projeto, por definição, incrementa, melhora ou cria uma situação nova para quem o está organizando, planejando e executando. Assim, qualquer iniciativa de Tecnologia da Informação pode ser entendida como um projeto e, para tal, necessita de um bom controle de escopo, tempo, custo, riscos, qualidade e outros aspectos intrínsecos da gestão de projetos.
Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle/Ação, estão presentes no vocabulário das organizações há um bom tempo, catapultado pelo Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act), criado na década de 20 por Walter A. Shewart e disseminado por William Edward Deming, o “guru do gerenciamento da qualidade”, em seu mais puro estado. Sobre o Ciclo PDCA, interessante observar que:
- Planejar sem Executar é viver em uma bolha de intenção sem ação
- Executar sem Planejar é um bom caminho para o desperdício de tempo/dinheiro e para o retrabalho.
- Executar sem Monitorar e Controlar é um bom caminho para frear o aprendizado e continuar cometendo erros
- Monitorar sem Controlar/Agir é assumir um ciclo de identificação de problemas mas sem efetivamente buscar corrigi-los
Quando falamos que iniciativas de Tecnologia da Informação requerem projetos bem cuidados, nos referimos justamente aos aspectos da gestão de projetos e ao Ciclo PDCA completo. Não adianta preencher um Quadro Kanban e assumir que está gerenciando um projeto. O “buraco” é muito mais embaixo.
Projetos têm custo, que deve ser controlado e monitorado
Ainda não está disponível uma “máquina” para se entregar projetos como se fossem pastéis de feira. Em TI existe até uma brincadeira sobre o tempo necessário para se fritar um pastel, aproximadamente cinco minutos, e o tempo necessário para se desenvolver uma feature, um aplicativo, um site, o o quer que seja. Ressaltamos que os avanços tecnológicos dos últimos anos permitiram um grande salto nesta questão, diminuindo bem o tempo necessário para se cumprir determinadas entregas. Porém, ainda não alcançou-se a “meta” dos cinco minutos do pastel de “flango”.
Um projeto usa insumos em suas etapas. Mesmo etapas de planejamento requerem mão-de-obra qualificada. As etapas de execução necessitam de recursos qualificados para trazer toda a visão do planejamento para algo concreto. Estes recursos podem ser humanos, geralmente mensurados em homem-hora, ou recursos físicos e intangíveis, como um computador ou uma patente. Fato é que todo projeto tem um custo e nenhuma empresa pode se dar ao luxo, principalmente no mercado competitivo como o de hoje, de manter uma torneira de dinheiro aberta sem nenhum monitoramento de entregas e previsibilidade sobre o esforço restante.
Mão-de-Obra de TI é cara!
Como muitas organizações lançaram seus projetos de TI nos últimos anos, a demanda por profissionais aumentou drasticamente. Um aperto a mais em uma área já carente de profissionais. Segundo pesquisa realizada pela Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação (Brasscom), até 2024, serão necessários 70 mil profissionais ao ano para ocupar todas as vagas geradas. No entanto, o cenário de formação é outro. Por ano, o Brasil capacita apenas 46 mil pessoas aptas para trabalhar na área de TI. O déficit é de 24 mil. Isso sem contar a qualidade da formação dos 46 mil que se formam!
Relembrando a Lei da Oferta e demanda:
O preço de mercado de uma mercadoria específica é regulado pela proporção entre a quantidade que é efetivamente colocada no mercado [oferta] e a demanda daqueles que estão dispostos a pagar o preço natural da mercadoria, ou seja, o valor total da renda fundiária, do trabalho e do lucro que devem ser pagos para levá-la ao mercado
Adam Smith
Assim, percebemos um boom do mercado para profissionais de TI, que aumentou consideravelmente o valor hora destes profissionais em projetos de tecnologia. Nada mais importante que manter um bom controle destes valores, avaliando principalmente se o custo realizado do projeto está dentro do planejado para a etapa em questão.
Se for mais de um projeto simultâneo, a encrenca é maior
Uma característica interessante de projetos de TI é a possibilidade de um mesmo profissional atender a projetos simultâneos. Um conjunto de recursos com esta característica pode estabelecer um “pool” de recursos multi projetos. Assim, a alocação e controle em cada um dos projetos torna-se de suma importância para avaliar o sucesso geral do conjunto de projetos, ou portfólio.
Um portfólio refere-se a um conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos, agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atingir os objetivos estratégicos de negócios. Os projetos ou programas do portfólio podem não ser necessariamente interdependentes ou diretamente relacionados.
Quais as vantagens da Gestão em Projetos de TI?
Com a adoção de boas práticas de gestão, espera-se basicamente que seja possível cumprir as entregas previstas de acordo com o planejado.
Aproveitando as áreas de conhecimento propostas pelo Guia PMBOK, podemos identificar benefícios relacionados ao cumprimento de:
- Escopo: Entregar todos os produtos ou serviços planejados.
- Cronograma: Cumprir os prazos acordados
- Custo: Cumprir os custos planejados
- Riscos: Gerenciar todos os eventos incertos
- Qualidade: Cumprir especificações de produto e projeto
- Recursos Humanos: Gerenciar a equipe durante o projeto
- Comunicações: Entregar a informação certa para os envolvidos
- Aquisições: Gerenciar os fornecedores e suas entregas
- Partes Interessadas: Gerenciar expectativas dos envolvidos no projeto
Outros benefícios, extrapolando a visão por áreas de conhecimento:
- Aumentar a previsibilidade do projeto;
- Aumentar as suas chances de sucesso;
- Equilibrar a influência de restrições do projeto (por exemplo, o aumento de escopo pode aumentar custos ou o prazo);
- Entregar os produtos certos no momento certo;
- Gerenciar melhor as mudanças;
- Responder a riscos em tempo hábil;
- Gerenciar restrições (por exemplo, escopo, qualidade, cronograma, custos, recursos);
As organizações estão adotando a gestão de projetos para entregar valor de negócio de forma consistente, assim, mantem-se competitivas e aumentam as chances de se perpetuar no mercado. O gerenciamento de projetos eficaz e eficiente deve ser considerado uma competência estratégica nas organizações, permitindo:
- Concorrer com mais eficácia nos seus mercados;
- Executar os projetos da maneira certa;
- Otimizar o uso dos recursos organizacionais;
- Identificar, recuperar ou eliminar projetos com problemas;
- Responder ao impacto das mudanças de ambiente de negócios nos projetos, ajustando adequadamente os planos de gerenciamento de projetos;
- Sustentar a organização;
- Vincular os resultados do projeto com os objetivos do negócio.
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