Como controlar um Portfólio de Projetos?

Este artigo faz parte da série Desafios do PMO. Independente se o Escritório de Projetos que trabalha é responsável por projetos departamentais ou corporativos, inevitavelmente já precisou estabelecer formatos e métricas para acompanhar toda a carteira de projetos. Alguns pré-requisitos importantes devem ser observados e o controle pode ser realizado por relatórios, gráficos e painéis de controle. Siga conosco para entender como melhor controlar seu Portfólio de Projetos.

O que é mesmo um Portfólio?

Um portfólio refere-se a um conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos, agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atingir os objetivos estratégicos de negócios. Os projetos ou programas do portfólio podem não ser necessariamente interdependentes ou diretamente relacionados.

Um programa é definido como um grupo de projetos relacionados, gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente. Os programas podem incluir elementos de trabalho relacionado fora do escopo de projetos distintos no programa. Um projeto pode ou não fazer parte de um programa, mas um programa sempre terá projetos

Estrutura do Portfólio
Fonte: Portfólio Standard Management, PMI

Pré-Requisitos para um bom controle de Portfólio

Para que seja possível controlar o Portfólio, uma organização deve ter processos já consolidados para cumprir as etapas iniciais da Gestão de Portfólio, incluíndo:

  1. A captura de propostas ou solicitações de projetos.
  2. A priorização e seleção dos projetos que devem compor o Portfólio.
  3. O devido planejamento de todos os projetos selecionados em uma base de dados integrada.
  4. A atualização da situação de cada projeto do portfólio em diferentes óticas (Prazos, Custos, Riscos, etc)

Reforçando, não existe controle de Portfólio sem o cumprimento das quatro etapas anteriores. Se sua empresa ainda não avançou na maturidade de gestão de projetos para atender estes pontos, volte algumas casas e ajuste-os!

Os tópicos a seguir tem como premissa a existência de uma base de projetos única, centralizada e atualizada periodicamente. Estas tarefas são facilitadas consideravelmente após a implantação bem feita de ferramentas Portfólio and Project Management, PPM, como o software NetProject.

Controle por Relatórios

Para uma visão completa do portfólio, nada melhor que uma listagem de todos os projetos que o compõe, acrescida de campos selecionados pelo usuário. Esta seleção atende a alguma necessidade específica, como controle de custos, de prazos, de desvios, de riscos, de aquisições, etc.

Vamos a alguns exemplos?

Acompanhamento de Prazos

Acompanhamento de Custos

Acompanhamento de Avanço e Situação

Visão Agrupada dos dados do Portfólio

Controle por Gráficos e Painéis de Controle

Para enriquecer o controle de Portfólio, uma alternativa é lançar mão de Painéis de Controle e Gráficos que também facilitam e tornam a análise mais rápida. A principal dica aqui é usar o máximo de métricas, classificadores e agrupamentos que estiverem disponíveis, após o cumprimento dos processos de planejamento dos projetos. Vamos a alguns exemplos?

Painel de Acompanhamento detalhado

Painel de Controle do Portfólio

Vantagens de um bom controle de Portfólio

  • Maior segurança na apresentação da situação geral do Portfólio.
  • Melhoria da visão sistêmica da organização.
  • Aumento das chances de atendimento a estratégia organizacional.
  • Identificação rápida de projetos que mereçam atenção.
  • Maior segurança para o Gerente do PMO mostrar seu trabalho.

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Sobre Hayala Curto

Sobre o Colunista: Hayala Curto, CEO da NetProject. Mestre em Informática e graduado em Ciência da Computação pela PUC-MG. MBA em Gerência de Projetos e MBA em Gestão Empresarial pela FGV.
Tem mais de 20 anos de experiência profissional, coordenando projetos de TI e implantando Escritórios de Projetos em clientes de diversos portes e segmentos. Participou da abertura de 3 empresas. A primeira faliu, a segunda foi vendida e atualmente trabalha como CEO na terceira.
É certificado PMP desde 2005, PMI-SP e PMI-RMP, pelo PMI. Também é certificado IPMA-C, Prince2 e CSM. Apaixonado por Gerenciamento de Projetos, atua como docente na área, em cursos de pós-graduação/MBA, desde 2009.

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