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Implantar um Escritório de Projetos ou Project Management Office, PMO, não é uma atividade trivial. O sucesso da implantação depende de uma série de fatores técnicos e principalmente culturais e comportamentais. Neste artigo vamos focar nas questões culturais e comportamentais, além da qualificação da equipe. Antes vamos a um alerta importante:
Não assuma que o Software é o fator mais importante ao implantar um Escritório de Projetos!
Se você chegou até este artigo imaginando que, por oferecermos uma solução de software completa para o PMO, iríamos tentar a todo custo vender nosso produto, lamentamos informar que pode ter cometido um pequeno equívoco. Em mais de 12 anos apoiando empresas e estruturarem a gestão de portfólio e projetos, detectamos que fatores culturais e comportamentais da equipe são os mais importantes nesta jornada.
As bases da implantação do PMO
Vamos recorrer ao Modelo Prado-MMGP, lançado em dezembro de 2002, pelo Professor Darci Prado, para reforçar a importância dos fatores comportamentais na implantação do PMO.
Perceba que a Informatização, ou seja, o componente software é apresentado como um dos pilares, juntamente com o Alinhamento Estratégico e a Metodologia. De forma direta, um PMO deve atender as necessidades estratégicas da alta direção da organização, lançando mão da estruturação de uma metodologia própria de gestão de projetos, baseada preferencialmente em práticas híbridas (preditivas/ágeis) e suportada por softwares que atendam todas as necessidades. Entenda que todas as necessidades representa trabalhar todas as áreas de conhecimento propostas no Guia PMBOK (Escopo, Cronograma, Custos, Recursos Humanos, Comunicação, Riscos, Qualidade, Aquisições, Partes Interessadas e Integração) não ficando limitado apenas a arrastar tarefas em Quadros Kanban ou na construção de um cronograma.
As Competências em Gestão (Projetos e Programas) incluem toda a base de conhecimento, habilidades e atitudes frente a condução de Projetos e Programas, utilizando conteúdos relevantes como os sugeridos pelo Project Management Institute (PMI), em Metodologias como o Prince2 e principalmente as emergentes práticas ágeis.
As Competências Contextuais compreendem conhecimento e experiência dos principais envolvidos em aspectos relacionados ao serviço e resultado assim como as regras de negócio específicas da área de atuação da organização.
Vamos então às Competências Comportamentais, que englobam conhecimento e experiência dos principais envolvidos em aspectos comportamentais, sendo esses: liderança, organização, motivação, negociação, vulnerabilidade e autorresponsabilidade, dentre outros.
Envolva toda a organização na Implantação do PMO
Já sabemos que o apoio da alta direção é fator crítico de sucesso na implantação do PMO. Porém, isso não significa que as decisões sobre como o PMO vai operar, ou sobre como a Metodologia vai ser desenhada, restrinjam-se apenas à cúpula da empresa.
Os processos que serão desenhados pelo PMO influenciam o trabalho de todos os envolvidos com projeto nas organizações. Nada mais justo que todos participem na construção destes processos, identificando suas necessidades, suas interfaces com outros departamentos e compartilhando as dores e dificuldades na condução de seus projetos com todos os demais.
Vamos reforçar este ponto:
Todos os colaboradores envolvidos com os projetos devem participar da construção da Metodologia de Gestão de Projetos conduzida pela equipe do PMO!
Estabeleça um canal franco de comunicação com todos os colaboradores. Mantenha um ambiente que permita que todos informem suas expectativas e necessidades de gestão. Que tal um comitê com reuniões periódicas para esta atividade?
Para finalizar, algumas dicas para aumentar o engajamento da equipe na construção de uma cultura que sirva de alicerce para a implantação do PMO:
- Estabeleça mecanismos que permitam a todos o sentimento de pertencimento na estruturação da nova cultura.
- Fomente momento em que todos expressem as necessidades de informação para seu trabalho e de sua equipe.
- Todos devem criar hábitos e enxergar suas recompensas
- Crie painéis de Gestão à Vista, que permitam a todos acompanhar a evolução do planejamento e execução de suas atividades e projetos.
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