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Você, como gerente de projetos, já parou para pensar que planejar e executar bem um projeto depende muito de seus hábitos e dos hábitos de sua equipe? Essa pode ser a chave para aproveitar ao máximo a metodologia de gestão de projetos de sua organização.
Como fornecedores de softwares para gestão de portfólio e projetos, na NetProject, recebemos muitas consultas de empresas que ainda julgam que nossa solução de gestão de projetos faz todo o trabalho sozinha.
Ledo engano, não é o software de gestão de projetos sozinho que resolve seus problemas!
Processos de gestão dependem de trabalho humano, executado periodicamente, para controlar prazos, custos, riscos e qualidade do projeto. Vamos reforçar a importância destas diversas frentes de trabalho sendo trabalhas numa cadência harmônica que faz muito bem aos ouvidos de todas as partes interessadas do projeto.
Projetos dependem da atuação de pessoas. Quando uma empreitada não depende de pessoas, deixa de ser um projeto e se configura como operação continuada, com alto grau de automação e baixo risco.
O Poder do Hábito
No livro o Poder do Hábito: por que fazemos o que fazemos na vida e nos negócios, Charles Duhigg, explora a ciência por trás da criação e modificação de hábitos, utilizando com exaustão o loop do hábito.
O começo é o fim, e o fim é o começo: O Loop do Hábito
O Loop do hábito é um padrão neurológico presente em qualquer hábito. Consiste em três elementos: uma deixa, uma rotina e uma recompensa. Compreender esses componentes ajuda a entender como mudar os maus hábitos ou formar bons. O loop de hábitos sempre é iniciado com uma deixa, um gatilho que transfere seu cérebro para um modo que determina automaticamente qual hábito usar. O coração do hábito é uma rotina mental, emocional ou física. Finalmente, há uma recompensa, que ajuda seu cérebro a determinar se esse loop em particular vale a pena ser lembrado para o futuro.
Deixa / Gatilho -> Hábito -> Recompensa
Guarde bem essa sequência
Hábitos importantes na Gestão de Projetos
Uma metodologia de gestão de projetos nada mais é que uma sequência de processos que devem ser executados para aumentar as chances de sucesso dos projetos em uma organização. Cada organização deve definir seu próprio conjunto de processos. Ok, benchmarking é importante, mas.devenos nos preocupar com as particularidades e a cultura de cada organização para elaborar uma metodologia singular, com a marca registrada da empresa.
Vamos a alguns processos importantes de gestão de portfólio e projetos, seus impactos e como trabalhar para que os mesmos se tornem hábitos saudáveis, mediante a identificação do loop do hábito em cada caso.
Registrar as propostas de projeto em uma base comum
Uma base centralizada de propostas de projeto facilita bastante o trabalho do Escritório de Projetos na seleção e priorização de iniciativas. A ausência aumenta o risco de não dar voz a todos os departamentos da organização, além de dificultar a coleta de informações necessárias para decidir a seleção de projetos de forma equilibrada.
Como criar o hábito: Facilite o cadastro de iniciativas, e incentive os colaboradores a registrar sugestões assim que aquela “luz” se acender em suas cabeças. Colete poucas informações no princípio, via formulário na intranet da empresa ou até mesmo enviando uma mensagem para um número de WhatsApp corporativo. O importante é simplificar o envio para estimular a participação de todos os colaboradores. Em um segundo momento pode-se complementar as informações lançadas. Que tal premiar os colaboradores com mais sugestões, ou com mais sugestões aprovadas?
Coletar as devidas aprovações para início do projeto
Já viu aquela charge do macaquinho mudando de “dono” quando um novo projeto é atribuído ao gerente? Pois é. Formalizar a troca de ombro é importante e vai poupar dor de cabeça futura do gerente de projetos.
Como criar o hábito: Busque limitar o começo de novos projetos somente após a identificação e aprovação de um patrocinador. De novo, vale um formulário, email, ou qualquer documento que possa comprovar que o gerente tem poderes para seguir com o projeto. Que tal um painel de gestão à vista para divulgar os patrocinadores de cada projeto. Uma boa recompensa, não?
Reportar o andamento das tarefas do projeto
Uma das atribuições mais chatas do gerente de projetos é ter que cobrar o status das atividades que foram atribuídas para sua equipe. É chato, mas é a base para a elaboração de um relatório de status preciso.
Como criar o hábito: Outro momento em que é importante facilitar a vida da equipe. Um Quadro Kanban digital cai como uma luva para esta atividade, pois permite que apenas com um arrastar e soltar o status da tarefa seja modificado. Como recompensa, que tal um painel que apresente para cada colaborador quantas tarefas foram concluídas no prazo, na última semana?
Acompanhar periodicamente os riscos do projeto
Merdas acontecem. Poucas empresas fazem uma devida gestão de riscos de projetos. Algumas fazem apenas o planejamento e não executam um acompanhamento periódico. Um grande erro. O acompanhamento periódico dos riscos deve ser executado durante todo o projeto.
Como criar o hábito: Separe um momento para tratar os riscos do projeto. Quinzenalmente, semanalmente, até mesmo diariamente, defina uma prioridade de acordo com a criticidade do projeto. O importante aqui é manter a periodicidade, mesmo que a reunião dure pouco tempo. Utilize também algum mecanismo digital para que o dono do risco sinta o dever de acompanhar seu risco durante todo o projeto. Já imaginou recompensa maior para um colaborador que mostrar que está sendo hábil em controlar os riscos sob sua responsabilidade?
Informar o esforço dispendido nas tarefas do projeto
Pavor ou indiferença. Assim reagem alguns profissionais ao serem informados sobre a necessidade de se preencher um “timesheet” ou reportar o trabalho em horas para executar as atividades do projeto. Saber precisamente qual o esforço que foi empenhado em determinada atividade ajuda o gerente e toda a organização a fazer os devidos acompanhamentos de prazos e custos, medindo os desvios entre planejado e realizado, além de rechear a base de conhecimento para execução de projetos futuros.
Como criar o hábito: Já vi empresas vinculando o pagamento mensal ao devido lançamento de horas pelos colaboradores. Seria isso suficiente para criar o habito? Pelo que vimos no loop do hábito, pode não ser. Que tal lançar mão de práticas de gamificação, neste caso? Foque nas recompensas!
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E você? Já se deu conta da importância do hábito na gestão de projetos? Compartilhe suas experiências conosco.
