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Um “canvas” é uma ferramenta visual, ancorada nos princípios do design thinking que ajuda a sintetizar e organizar informações importantes de uma “entidade” que se deseja avaliar. É geralmente apresentado em uma única página e inclui diferentes seções que abordam aspectos essenciais dessa “entidade”. O objetivo principal é fornecer uma visão geral rápida e clara, facilitando a comunicação e a tomada de decisões. É um artefato importante em metodologias de gestão de projetos.
Em nosso contexto, a “entidade” em questão passa a ser, daqui pra frente nesse artigo, um Projeto!
Os modelos de gestão que usam “canvas” podem melhorar a visualização de todas as etapas do projeto e mostrar com maior nitidez o que deve ser feito em cada uma delas, consequentemente melhorando o gerenciamento de projetos. Esses modelos de gestão são identificados como modelos visuais de gerenciamento e apoiam o planejamento do projeto.
Esse tipo de modelo – o visual – tem algumas vantagens, como o pensamento visual, a visão do todo, a colaboração e a facilidade de uso. De um modo geral, ele envolve usar desenhos para explicar ideias, entender o projeto olhando para como as partes se relacionam, fazer com que pessoas que não estão diretamente envolvidas entendam o que está acontecendo e tornar mais fácil verificar e corrigir informações.
Existem várias telas usadas para gerenciamento de projetos. Uma dessas telas é o Project Model Canvas (PMC), que é projetado especificamente para o campo educacional e pode ser usado para o desenvolvimento de projetos educacionais, especialmente no contexto de ensino remoto. O Life Cycle Canvas® (LCC) é outro modelo que pode ser usado na aprendizagem baseada em projetos, facilitando o processo de aprendizagem e melhorando o desempenho de professores e alunos. Além disso, existem modelos baseados em tela, como o AI Project Canvas, que é usado para a análise de modelos de aprendizado de máquina e facilitam o debate de ideias.
O Project Model Canvas (PMC) na gestão de projetos
O Project Model Canvas, ou PM Canvas, é uma adaptação ou variação do modelo de canvas tradicionalmente usado na gestão de projetos, como o Business Model Canvas do suíço Alexander Osterwalder, que é popularmente usado para planejar e visualizar modelos de negócios. É um modelo visual que os gerentes de projeto utilizam para planejar e organizar os diferentes aspectos de um projeto mas não substitui um Plano de Projeto, conforme proposto pelas melhores práticas do guia PMBOK, do PMI.
Idealizado por um dos principais nomes do gerenciamento no Brasil, José Finocchio Jr., o método requer uma única folha para ser colocado em prática – e revolucionar de vez a estrutura tradicional da área de projetos. A mecânica do processo é bastante simplificada: é necessário nada mais que uma folha em formato A1 e alguns blocos de post-it. A partir daí, a meta é realizar um brainstorming com os membros da equipe e também o cliente, tudo sob a coordenação do gerente responsável. Desta forma, a ideia central é formar uma visão conjunta do projeto, estabelecendo suas fases, seu custo, seus objetivos e benefícios.
Basicamente, o Project Model canvas é em um plano formulado em uma única página, compondo-se de um espaço para um pitch (uma frase curta e de impacto, que seja capaz de definir o projeto) e de uma divisão em blocos para segmentar os vários elementos que fazem parte da elaboração de qualquer projeto. Este conteúdo, como enfatizamos, deve ser impresso em uma página suficientemente grande – tamanho A1 – para que os stakeholders possam, de forma colaborativa, deixar suas contribuições ao redor deste espaço em blocos de post-its, relacionando as definições do processo. Cada contribuição, dos envolvidos no projeto, deve caber em um post-it (que pode ser reposicionado, colado e descartado de acordo com o andamento da sessão).
Um exemplo do Project Model Canvas preenchido com a gestão de um Projeto “Festa de Formatura”:
Por quê?
- Justificativa: Celebrar a conclusão bem-sucedida dos estudos e marcar um momento importante na vida dos formandos.
- Objetivo SMART: Realizar uma festa de formatura memorável para os formandos da turma X da Escola Y no dia 30 de junho de 2024, dentro do orçamento estabelecido, proporcionando uma experiência única e significativa.
- Benefícios: Proporcionar aos formandos uma oportunidade de comemorar suas conquistas, fortalecer os laços entre os colegas e criar memórias duradouras.
O quê?
- Produto: Uma festa de formatura completa com música ao vivo, jantar, cerimônia de premiação, área de fotos, e atividades de entretenimento.
- Requisitos: Local adequado para acomodar todos os formandos e convidados, seleção de um buffet de qualidade, contratação de uma banda ou DJ, decoração festiva, entre outros.
Quem?
- Stakeholders: Direção da escola, formandos, professores, pais dos formandos, fornecedores (buffet, música, decoração, etc.).
- Equipe: Comitê de organização da festa de formatura composto por representantes dos formandos, professores e equipe administrativa da escola.
Como?
- Premissas: A data da festa deve ser aprovada pela maioria dos formandos, o orçamento deve ser respeitado, e os fornecedores devem ser contratados com antecedência para garantir disponibilidade.
- Grupo de entregas: Definir as etapas-chave do projeto, como reserva do local, contratação de fornecedores, venda de ingressos, etc.
- Restrições: Restrições orçamentárias, disponibilidade de locais para realizar a festa, e possíveis conflitos de agenda dos formandos.
Quando e quanto?
- Riscos: Possíveis cancelamentos de última hora, problemas técnicos durante o evento, clima desfavorável, entre outros.
- Linha do tempo: Cronograma detalhado das atividades, desde a fase de planejamento até a realização do evento.
- Custos: Orçamento estimado para cada aspecto da festa, incluindo custos com o local, alimentação, entretenimento, decoração, etc.
O Life Cycle Canvas (LCC) na gestão de projetos
O Life Cycle Canvas (LCC) é um modelo visual de gerenciamento de projetos que visa melhorar o planejamento e o gerenciamento de projetos. É baseado no conceito de usar ferramentas visuais, como telas, para simplificar e aprimorar o processo de planejamento do projeto. O modelo LCC pode ser usado em vários contextos, incluindo o aprendizado baseado em projetos , o processo empreendedor e o gerenciamento do ciclo de vida do projeto.
Ele foi projetado para complementar as práticas tradicionais de gerenciamento de projetos e fornecer uma abordagem ágil mais flexível e transparente para o planejamento de projetos. Verificou-se que o modelo LCC é uma metodologia eficaz na promoção da comunicação, coordenação e flexibilidade no planejamento de projetos.
Também se mostrou adequado para o setor público, gerando maior dinamismo no processo de gestão. No geral, o modelo LCC oferece uma estrutura visual e prática para planejamento e gerenciamento de projetos. O LCC se propõe a ajudar a gestão de projetos contemplando todos os grupos de gerenciamento no ciclo de vida, indo, portanto, além do planejamento
O AI Project Canvas na gestão de projetos
O AI Project Canvas (ou Canvas de Projeto de IA) é uma ferramenta que engloba vários tipos de projetos relacionados à inteligência artificial (IA). O AI Project Canvas é uma estrutura visual que ajuda as equipes a planejar e visualizar diferentes aspectos de um projeto de IA. O canvas é uma metodologia que geralmente inclui seções que abordam elementos essenciais para a realização projeto.
O AI Project Canvas consiste em quatro partes distintas: a Proposta de Valor como parte central do seu projeto, os Ingredientes à esquerda, a integração para os Clientes à direita e o Financiamento na parte inferior. Todas essas partes são aspectos vitais de qualquer projeto de IA. Vamos passar por cada parte e começar com a Proposta de Valor.
O AI Project Canvas é uma ferramenta valiosa para ajudar as equipes a alinhar suas compreensões e expectativas em torno de projetos de IA, além de facilitar a comunicação e o planejamento eficazes. Ele pode ser usado em várias etapas do ciclo de vida do projeto, desde a concepção inicial até a implementação e manutenção contínua.
O coração do AI Project Canvas é a Proposta de Valor. Ela explica o valor que o projeto agregará à sua organização. Esse valor pode ser um novo produto alimentado por IA para gerar receita, ou melhorar um processo existente para reduzir custos. Qual dor do cliente o projeto de IA está resolvendo? Quais são as vitaminas que você está adicionando para melhorar a vida do seu cliente? Idealmente, você pode descrever a Proposta de Valor em um único ponto conciso. Listar muitas Propostas de Valor arrisca diluir o impacto ou falhar em se concentrar na mais importante.
Vamos com um exemplo? Que tal preencher um exemplo de AI Project Canvas para um serviço de recomendação de pessoas para equipes de projetos?
AI Project Canvas
Proposta de Valor:
- Recomendar as pessoas mais adequadas para equipes de projetos com base em suas habilidades, experiência e preferências, aumentando assim a eficiência e o desempenho dos projetos.
Ingredientes:
- Dados: Conjunto de dados contendo informações detalhadas sobre as habilidades, experiência profissional e preferências das pessoas.
- Habilidades: Expertise em processamento de linguagem natural (NLP) para analisar currículos e perfis profissionais.
- Saída: Algoritmo de recomendação que identifica as melhores combinações de pessoas para equipes de projetos.
Integração para Clientes:
- Infraestrutura: Integração com plataformas de gerenciamento de projetos existentes, como NetProject, Trello, Jira ou Asana, para facilitar o uso pelos gerentes de projetos.
- Interoperabilidade: Capacidade de se integrar a sistemas de recursos humanos (RH) para acessar dados atualizados sobre os colaboradores.
- Stakeholders: Gerentes de projetos, líderes de equipe, profissionais de RH e colaboradores em potencial que serão recomendados para equipes de projetos.
Financiamento:
- Custos: Desenvolvimento e manutenção do algoritmo de recomendação, custos de armazenamento e processamento de dados, custos de integração com outras plataformas.
- Receita: Modelo de assinatura para empresas que desejam usar o serviço de recomendação de equipes de projetos de forma contínua, possíveis parcerias com plataformas de gerenciamento de projetos.
