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Este artigo analisa como tornar-se um PMO Ágil de alto impacto num mundo complexo. É uma nova versão de um artigo que escrevi em 24 de julho no LinkedIn tendo repercutido positivamente e que leva agora em consideração diversos comentários que recebi de membros do LinkedIn desde então. O artigo faz parte do livro: “The High-Impact PMO, How Can Agile PMO Deliver Value in a Complex World^[1]” que publiquei em outubro e que já está disponível na Amazon.

O Pão Inferior do Burger Nova-Iorquino Black Label

Já se perguntou por que hambúrgueres têm um pão como base?

Existe uma excelente razão revelada por dois amigos, Johann e Blandine. Num ensolarado e fresco dia de outono em Nova Iorque os dois estavam desfrutando juntos de um almoço na Minetta Tavern, onde comeram o famoso burger nova-iorquino Black Label. Tanto Blandine quanto Johan trabalhavam numa numa empresa Aeroespacial onde Blandine tinha o cargo de Diretora do Programa de Transformação e seu amigo Johann era o Oficial de Gestão de Projetos (PMO). Inquisitivamente refletiram sobre a base do hambúrguer e compararam o hambúrguer e seu pão com um projeto e seu PMO.

Notaram que o pão inferior, como um PMO, era a parte mais importante necessária para comer o hambúrguer corretamente ou no caso do PMO, para gerenciar um projeto com sucesso.  Compartilhavam a convicção de que os PMOs eram a base indispensável de qualquer projeto, programa ou portfólio complexos e sem eles perderia-se uma experiência de alta qualidade.

Alguns projetos são melhores do que outros. Alguns PMOs produzem um impacto maior do que outros. No entanto, eles imaginaram o que o hambúrguer seria sem o componente indispensável em comparação com o que seria um projeto sem um PMO. A imagem acima desenha o que Blandine e Johann tinham em mente. Por cima, os stakeholders, como financiadores, clientes ou Product Owners (POs). No meio são equipes de projetos, gerentes de projetos e todo tipo de stakeholders participantes enquanto que pão inferior é o PMO.

Desafios do PMO

Se o PMO é um elemento crítico de qualquer projeto, programa ou sucesso do portfólio, por que eles são frequentemente considerados como secundários e de baixo valor agregado?

Vários levantamentos recentes descobriram que os PMOs eram freqüentemente considerados “tigres de papel” por sua aparente falta de contribuição reconhecida para o sucesso de um projeto, ao invés de serem vistos como assistentes administrativos para o líder do projeto. Sua influência fundamental e indispensável nos outputs do projeto (produtos, serviços e qualquer outro resultado como a Grande Muralha da China ou um livro publicado) e os resultados (benefícios e valor fornecidos ao financiador e a todos os outros beneficiários, como o reforço de uma posição estratégica ou grandes vendas de um livro publicado) muitas vezes é ignorada.

Entretanto, como no caso da Black Label Burgers, projetos complexos ou portfólios de projetos têm maiores possibilidades de sucesso quando sua combinação de componentes é auxiliada por um PMO capaz de navegar entre a complexidade. Um ótimo PMO é o primeiro fator chave de sucesso de qualquer empreendimento grande e complexo.

PMOs e as Complexidades

Blandine e Johann tiveram a convicção de que se originou em sua longa carreira em gerenciamento de projetos e em sua profunda compreensão dos desafios que os gerentes de projetos e PMOs enfrentam todos os dias.

Esta convicção é que o principal desafio no gerenciamento de projetos vem das características de complexidade que todos os projetos, programas e portfólios mostram. A complexidade tem muitas fontes. Entre estas fontes estão três características fundamentais que tornam uma empreitada complexa:

• O elevado número de variáveis envolvidas. Basta pensar no número de partes interessadas (stakeholders), dentro e fora de uma organização, que estão trabalhando em um grande projeto.
• A não-linearidade das interações entre essas variáveis. Alguma vez você já duplicou a eficiência de um projeto colocando duas vezes mais membros da equipe?
• A irreversibilidade dos fenômenos em sistemas complexos. Quando um roteiro de projeto já foi implementado em uma organização e, em seguida, para por causa da incapacidade de alcançar os resultados pretendidos, a organização consegue realmente voltar ao seu estado inicial antes do lançamento do projeto?

Blandine e Johann sabem intuitivamente que o papel de um PMO precisa ser elevado e desenvolvido para navegar nesta complexidade. A busca de agilidade no gerenciamento de projetos é uma jogada favorável. Porém, isso ainda é bastante insuficiente para enfrentar a complexidade do nosso mundo, complexidade esta que requer uma abertura real para a imensa variedade deste mundo.

Os PMOs capazes de implementar processos inovadores, ferramentas e competências adaptadas ao nosso ambiente Volátil, Incerto, Complexo e Ambíguo (em inglês sigla VUCA) não só permitem projetos, programas e portfólios para melhor oferecer benefícios prometidos, mas também são reconhecidos como PMOs de alto impacto por pares, gerentes e, em geral todos os stakeholders.

PMO de Alto Impacto

O projeto, o programa e as capacidades de gerenciamento de portfólio geralmente são estruturados em torno de três domínios: do conhecimento Técnico em gerenciamento de projetos, o domínio de Liderança e o de gerenciamento Estratégico e Empresarial. Estes domínios são o que todos precisam dominar para ter a chance de conduzir projetos bem-sucedidos.

Contudo, essas capacidades tradicionais obviamente não são suficientes para tornar cada projeto bem sucedido em um ambiente VUCA.

O livro The High-Impact PMO, How Agile Project Management Offices Deliver Value in a Complex World propõem explorar práticas inovadoras que podem ser agrupadas em três domínios do conhecimento, o que acredito precisa ser ensinado no mundo da gestão de projetos.

Esses três domínios são os seguintes:

• O domínio das Ciências da Complexidade.
• O domínio das Estratégias Indiretas.
• O domínio da Dinâmica Humana.

As Ciências da Complexidade complementam o que você já praticou no domínio do gerenciamento de projetos Técnicos. As estratégias indiretas acrescentam o que você já pratica no domínio de gerenciamento Estratégico e Comercial. A Dinâmica Humana agregam com o que você já pratica no domínio da Liderança.

Uma vez estudado e aprendido, esses domínios tornam-se muito mais confortáveis na navegação pela complexidade. Eles oferecem dois benefícios. Como primeiro benefício, você se torna mais do que nunca capaz de produzir um impacto em seus projetos, programas e portfólios. Como segundo benefício, você também se tornou mais do que nunca reconhecido como um amigo indispensável para qualquer grande equipe de projetos complexos. No final, você adorará especialmente ser um PMO, um PMO de alto impacto e um PMO de valor agregado reconhecido.

Philippe Husser

October 12, 2017
12 de outubro de 2017. 

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Leia o artigo original: http://www.philippehusser.com/agile-high-impact-pmo/