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A gestão de uma empresa, em todos os setores, é uma tarefa complexa que envolve planejamento, estratégia, análise de tempo e risco e muitos outros fatores necessários para o bom funcionamento do negócio, assim como o alcance de metas de curto, médio e longo prazo. Neste contexto, algumas ferramentas vêm para auxiliar empreendedores neste gerenciamento, promovendo a integração da equipe, a precisão dos dados e a melhoria do processo empresarial como um todo: em um sentido mais amplo, são os chamados softwares de gestão.
Quando falamos na gestão de projetos de uma empresa, em específico, não é diferente – cada vez mais, negócios de todos os portes e espécies estão lançando mão de sistemas que auxiliem a lidar com estimativas, planejamento, controle de custos, programação, alocação de recursos e outros itens que compõem a complexidade da área de projetos de um empreendimento.
Se você ainda não utiliza um software direcionado para o setor na sua empresa, saiba que está perdendo a chance de usufruir de um excelente dispositivo de gestão. Quer saber quais são as vantagens de contratar um software de gerenciamento de projetos? Confira!
Comunicação entre a equipe
O sistema de gestão de projetos auxilia na comunicação entre todos os departamentos de uma empresa, independente da localização geográfica. Desta forma, a divisão de tarefas entre a equipe pode ser feita com muito mais facilidade. Como o software rastreia e monitora as informações, todos os funcionários do negócio têm acesso aos prazos, recursos, processos, custos e prioridades de um projeto em andamento. Esta visão global das metas incentiva o envolvimento e a união da equipe, que é levada a trabalhar de maneira coletiva e responsável.
Monitoramento e planificação das tarefas
Esta é uma das atribuições mais importantes do software que, acima de tudo, proporciona um “gerenciamento do tempo”. Através dele, é possível coordenar e classificar as atividades de cada equipe, esmiuçar os projetos em etapas e estabelecer um cronograma para prazos e lançamentos. Além disso, o sistema ainda permite um planejamento que considere todas as tarefas inter-relacionadas, a atribuição de recursos humanos e materiais de acordo com as necessidades do projeto e, é claro, o fortalecimento da colaboração entre todos os membros envolvidos no trabalho.
Transparência nas informações
Todas as informações sobre o andamento do projeto ficam arquivadas e são disponibilizadas no sistema. Desta forma, os grupos de trabalho podem ter acesso, a qualquer momento, à situação total e objetiva do processo, desde seu lançamento à sua conclusão. No software de gestão de projetos, cada ação é registrada de maneira clara e transparente.
Rastreamento
Quando várias pessoas estão envolvidas em um projeto, o gerenciamento pode se tornar complicado. Neste sentido, o software permite saber quais funcionários estão executando determinadas tarefas em determinados momentos, facilitando atribuições e análises. Assim, é possível visualizar, por exemplo, se certo grupo está em falta com os prazos, além de identificar, por outro lado, os melhores desempenhos da equipe. Oferecendo uma visão global de todas as atividades do projeto, em tempo real, o sistema permite que os gestores formem um panorama completo das atividades. Desta forma, torna-se muito mais fácil descobrir pontos fortes e fracos e elaborar estratégias.
Um software de gestão de projetos pode ser instalado de forma rápida e promover um produto final de qualidade muito superior. Ele possibilita a documentação de todas as etapas do processo, registrando os detalhes de cada ação e disponibilizando-as para acesso. A implementação do sistema também resulta em maiores produtividade e eficiência por parte dos funcionários engajados no projeto. Diante de tantos benefícios, não é difícil entender por que a ferramenta é cada vez mais utilizada por empresas de todos os setores. E você, já tinha considerado contratar um software de gestão de projetos para seu negócio?
