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Temos recebido frequentemente o seguinte questionamento nos canais de comunicação da NetProject: Quais os processos essenciais da gestão da comunicação na aplicação de um projeto, como o de sua Startup? Pergunta curta e ao mesmo tempo bem desafiadora. Vamos elaborar uma linha de raciocínio para ajudar na resposta:
Primeiro, o que é Comunicação
Recorrendo ao dicionário para verificarmos um recorte, apropriado a esta discussão, da definição de Comunicação:
- Ação ou efeito de comunicar, de transmitir ou de receber ideias, conhecimento, mensagens etc., buscando compartilhar informações.
- Transmissão ou recepção dessas mensagens: comunicação empresarial.
- Habilidade ou capacidade de estabelecer um diálogo;
Comunicação, então, tem como premissa a transmissão e recepção de ideias e conhecimentos. Em um ambiente empresarial, uma boa comunicação permite que todos os envolvidos estejam alinhados quanto a objetivos e ações necessárias para o sucesso da empresa.
O que é uma Startup?
Gosto bastante da definição feita pelo Yuri Gitahy, com quem tive a honra de discutir empreendedorismo no começo da NetProject, vamos a ela:
Startup é um grupo de pessoas em busca de um modelo de negócios repetível e escalável, trabalhando em condições de extrema incerteza.
Não vou detalhar o conceito acima, apenas focar no que julgo importante para esta nossa linha de discussão sobre comunicação em Startups. Quando citamos a incerteza, é prudente fazer um link com o aprendizado constante presente no Método Científico reforçado no livro Startup Enxuta, de Eric Reis. Uma Startup precisa rodar ciclos de aprendizado pautados em planejamento, execução, coleta de resultados e adaptações do planejamento. Sim, o famoso ciclo PDCA.
Comunicação apoiando Ciclos de Aprendizado da Startup
Segundo Eric Ries, quanto maior for a velocidade dos ciclos de aprendizado, maior as chances da Startup lograr êxito em sua empreitada, ganhando mercado. Assim, julgo que o planejamento das comunicações em uma Startup deve focar em manter toda a equipe em sintonia para acelerar os ciclos de aprendizado. Antes de apresentar os processos essenciais da gestão da comunicação em uma Startup, uma pausa para um último conceito. Processo.
Um último conceito, o que é um processo?
Um processo é um método, sistema, maneira de agir ou conjunto de medidas tomadas para atingir algum objetivo. Um processo é uma receita de bolo, definida com com ingredientes (entradas), ferramentas (utensílios de cozinha) e um resultado final (um bolo delicioso de cenoura com cobertura de chocolate).
Cada empresa ou startup deve definir sua forma de fazer o bolo. Claro, pode usar receitas de outras empresas como modelo, mas sempre adaptando para seu cenário. Um bom auxílio para escrever esta receita de bolo é seguir boas práticas sugeridas pelo Guia PMBOK. Segundo este guia, o gerenciamento das comunicações inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada. Você deve definir seus processos, mas sugere-se que eles abordem os seguintes tópicos:
Planejar o gerenciamento das comunicações: identificar as necessidades e relevância de informações e definir abordagem de comunicação;
Gerenciar as comunicações: colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas conforme planejado; Envolve todo o ciclo de vida da informação descrito no plano de gerenciamento da comunicação, composto por gerar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e até descartar a informação.
Monitorar as comunicações: controlar e monitorar as comunicações de modo a garantir que as necessidades de informação das partes interessadas sejam atendidas.
Afinal, quais os processos essenciais da gestão da comunicação na aplicação de um projeto, como o de sua Startup?
Se o objetivo de uma Startup é executar rapidamente ciclos de aprendizado, indicamos processos que foquem em deixar claro para todos os seus membros, a cada ciclo de aprendizado ou iteração:
1)Quais desafios da startup no próximo ciclo de aprendizado?
2)Quais hipóteses queremos validar?
3)Em que ação cada membro está dedicado no momento?
4)Existe algum impedimento?
5)Identificamos alguma lição aprendida que possa ser compartilhada com todos?
Defina as ferramentas e desenhe seus próprios processos, mas garanta que os tópicos acima sejam cobertos.
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