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O desafio da gestão de projetos recebeu suporte essencial das Metodologias Híbridas. Nesta proposta de trabalho, o cenário de cada empresa deve ser levado em consideração para elaborar uma metodologia condizente com os desafios enfrentados. Em uma perspectiva mais direta, cada organização deve entender o ciclo de vida de seus projetos e estruturar abordagens que façam o bom tanto de ferramentas que suportem as práticas preditivas, quanto ferramentas que suportem as práticas ágeis.
Neste breve artigo, vamos fazer o recorte de 5 ferramentas que podem ser utilizadas em Metodologias Híbridas, sempre atentando a importância de integração entre todas elas. Afinal, o tempo do Gerente de Projetos, do Scrum Master, do Product Owner, da Equipe e de todos os envolvidos com projetos é precioso demais para ser desperdiçado no preenchimento e acompanhamento de documentos e ferramentas que não agreguem valor ao processo de gestão de projetos.
Abaixo, algumas perguntas importantes para guiá-lo na adoção correta das ferramentas que vamos trabalhar. A Estrutura Analítica do Projeto, o Quadro Kanban, o Cronograma, a Curva S e o Plano de Ação.
1) Qual o Ciclo de Vida de seus projetos?
Seu projeto passa por muitas mudanças nos objetivos e entregas, ou já tem, desde o começo, um conjunto limitado e bem definido destas entregas? Precisa de entregas frequentes? Quando a mudança e a incerteza de requisitos estão presentes, melhor adotar abordagens ágeis. Em caso contrário, abordagens preditivas são até mais indicadas. Isso mesmo, caso você já tenha uma boa noção das entregas do projeto e estas sofram poucas mudanças, não é nada de outro mundo assumir que um Ciclo de Vida preditivo pode te ajudar mais que um ágil.
O Project Management Institute apresenta uma forma interessante para avaliar os Ciclos de Vida, no Agile Practice Guide.
Os ciclos de vida Preditivo e Ágil são representados nos extremos do gráfico acima. Uma seta chamada Continuum representa a “navegação” entre estes dois extremos. Os ciclos de vida Incremental e Iterativo são representados como “meio-termo”. Importante: não se deve esperar que um ciclo de vida seja perfeito para todos os projetos, mas sim sempre buscar o melhor equilíbrio de acordo com as características.
2) Como você controla o Escopo de seu projeto?
Em projetos com ciclo de vida preditivo é normal a representação do escopo do projeto através de uma Estrutura Analítica de Projeto, a famosa EAP. Esta representação hierárquica facilita todo o planejamento, monitoramento e controle subsequentes. Um projeto é decomposto em entregas, ou itens de EAP, ate um nível que seja possível definir as tarefas necessárias para cumprir cada entrega.
Em projetos ágeis, o escopo do projeto é representado pelo Backlog do Produto. O Backlog do produto é composto por Histórias de Usuário que devem ser priorizadas e enviadas para o Backlog da Sprint. Para reforçar, vamos relembrar o processo Scrum:
Agora vem uma ponto interessante. A adoção de práticas híbridas permite que o gerente possa estabelecer uma combinação de etapas preditivas com etapas ágeis em um projeto. Confira o exemplo de EAP Híbrida, abaixo:
3) Como você controla o Tempo/Cronograma de seu projeto?
Em uma abordagem ágil, o tempo ou cronograma de seu projeto é determinado exclusivamente por uma sequência de Sprints que possuem uma duração fixa. Um projeto de 8 Sprints de 1 semana possui uma duração de 2 meses. Simples e direto.
Em abordagens preditivas, o cronograma do projeto é elaborado a partir do encadeamento das tarefas necessárias para cumprir todas as entregas do projeto. É comum realizarmos o desdobramento do escopo do projeto através da EAP, previamente citada, e então detalhar as tarefas necessárias para cada entrega, definir a duração estimada de cada tarefa e então trabalhar o sequenciamento, culminando com o cronograma do projeto.
4) Como você controla a evolução de Esforço e Custos de seu projeto?
Em projetos ágeis, como o tempo é fixo nas Sprints, acabamos tendo uma distribuição uniforme de esforço e custos dos projetos. Se plotarmos um gráfico de evolução de esforço e custos no tempo, teríamos praticamente uma reta, representando um consumo constante de recursos no projeto. Claro que isso pode ser alterado pela inclusão de novos membros na equipe do projeto ou pela aquisição de insumos, materiais ou equipamentos no projeto. Mas se considerarmos exclusivamente esforço de uma equipe composta pelo mesmo número de profissionais, com a mesma alocação durante todo o projeto, realmente teríamos uma reta neste gráfico.
Em projetos preditivos, pelo contrário, o sequenciamento das tarefas no cronograma leva a um comportamento interessante de esforço e custos. Um acúmulo durante as etapas iniciais do projeto que diminui quando o projeto caminha-se para seu final. No lugar da reta, citada nos projetos ágeis, teríamos uma curva em formato de S, a famosa Curva S do projeto.
5) Como você acompanha as ocorrências e pendências do projeto?
Algumas ocorrências e pendências de seu projeto podem não necessitar tratamento pelo Cronograma ou o Quadro Kanban. Neste caso, um controle de Planos de Ação é uma alternativa interessante. Avalie um Plano de Ação como um “mini” projeto em seu projeto, que pode conter a ação a ser realizada, o responsável, o prazo, os custos e as instruções de realização, soa familiar? Justamente um plano no formato 5W2H. What (o que) 2 – Who (quem) 3 – When (quando) 4 – Where (onde) 5 – Why (por que) 1 – How (como) 2 – How Much (quanto).
Uma dica final – Integração
Use as respostas para as perguntas acima como um guia inicial para selecionar quais ferramentas irá utilizar na sua Metodologia Híbrida de Gestão de Projetos. Elabore a sua própria Metodologia e, se possível utilize soluções Project and Portfolio Management (PPM) como o NetProject.
Veja algumas vantagens ao se adotar esta abordagem de ferramentas integradas em um PPM:
- Centralização de Informações sobre toda a carteira de projetos.
- Diminuição do retrabalho no preenchimento de documentos e templates.
- Melhoria da colaboração entre todos os membros da equipe.
- Apoio para a elaboração de relatórios integrados
- Construção de uma Metodologia Híbrida de fato.
E você como tem feito o uso das Metodologias Híbridas em seu projeto? Confira nossos outros materiais a respeito:
