Fatores críticos de sucesso na implantação de Escritórios de Projeto

Na NetProject, acompanhamos e apoiamos a implantação de Escritórios de Projetos, ou PMOs, em empresas de diversos portes e segmentos. A maior parte das investidas foram bem sucedidas, mas algumas não lograram êxito, mesmo seguindo nossas dicas de como atuar na estruturação de Escritórios de Projeto. Em análise recente, conseguimos identificar alguns fatores que influenciaram positivamente as iniciativas bem sucedidas.

Assim, gostaríamos de compartilhar com vocês dez fatores que julgamos críticos na implantação de um PMO, com base em nossa experiência de mercado.

Ter mais de um Patrocinador Forte: Pode parecer repetitivo, mas este ainda sendo o principal conselho ao iniciar os trabalhos de implantação do PMO. Só modificamos um pouco este conselho. Busque a participação de mais de um patrocinador de destaque na organização. Devido ao cenário dinâmico do mercado, colocar todas as fichas em um único patrocinador é arriscado. Garanta que pelo menos dois patrocinadores da alta direção da organização estejam envolvidos.

Monte sua própria Metodologia: Cada organização possui seu próprio cenário, que inclui toda uma cultura moldada por anos a fio, com todas as particularidades, processos e desafios bem particulares. Um erro gigantesco é tentar copiar ou “usar como modelo” as Metodologias elaboradas por outras organizações. A elaboração da Metodologia faz parte do aprendizado e deve ser realizada com bastante cuidado.

Realizar Implantação em Ondas: Como citado acima, a organização deve montar sua própria metodologia. Este trabalho deve ser realizado de forma gradual, em ondas de implantação que contemplem o escopo definido para a atuação do PMO. Vale aqui juntar dois conceitos interessantes. Trate cada onda de implantação como um Sprint, avaliando os resultados ao final de cada Sprint e corrigindo o curso, se necessário, nos próximos.

Definir bem o Escopo de Atuação do PMO: Selecione bem quais serão os serviços oferecidos pelo PMO. Gostamos de utilizar a abordagem do Prof. Américo Pinto, a PMO Value Ring, que trata o PMO como um prestador de serviços para a organização. São diversos serviços possíveis, que devem ser previamente selecionados e priorizados. A regra aqui é clara, não dá pra abraçar/selecionar mais serviços que a capacidade de trabalho da equipe que compõe o PMO.

Expandir o PMO de forma Gradual: Disparamos um alerta sempre que um cliente cita a implantação inicial para mais de 100 usuários. Salvo situações em que os trabalhos de implantação da cultura de gestão de projetos já esteja avançada, começar com este quantitativo de usuários é um indicativo de possíveis problemas futuros. Quanto maior o número de usuários sem um prévio contato com processos e ferramentas para gestão de projetos, maiores os desafios no convencimento e mudança na cultura.

Manter os Processos Enxutos e revisá-los periodicamente: Não sobrecarregue a equipe com “obrigações” demais junto ao PMO. Mantenha a documentação de projetos bem enxuta. Uma dica importante é sempre avaliar se o custo/tempo para preenchimento de determinado documento/ferramenta é compensado pelo uso futuro. Ou seja, não insista numa documentação que não pode ser utilizada futuramente, seja para novas revisões do projeto ou para melhoria do processo de gestão em si.

Incluir Projetos Ágeis no Escopo do PMO: Como a organização é uma só, não faz sentido limitar o escopo do PMO apenas para projetos preditivos. Aqui é importante prever uma Metodologia Híbrida que permita que projetos ágeis sejam incluídos no escopo do PMO.

Elaborar Dashboards matadores: Use e abuse de ferramentas para elaboração de Dashboards. Estes Painéis de Controle ajudam a demonstrar o trabalho executado pelo PMO. Pense no Dashboard como a ponta de um iceberg, todo um trabalho de preparação de processos, artefatos e ferramentas, ou seja a Metodologia, fica na parte não visível do PMO. Lembre-se de reforçar isso sempre que apresentar os dados sumarizados sobre a situação atual do Portfólio de Projetos.

Integrar Soluções Tecnológicas: Encorajamos nossos clientes a evitar a duplicação no lançamento de informações e fazer uso massivo de nossas interfaces de programação ou APIs para integrar o NetProject com sistemas de Gestão Empresarial, Faturamento, Gestão Documental, de Apontamento de Horas dentre outros. A integração com sistemas de Gestão Empresarial permite, por exemplo, que os valores de custos realizados sejam integrados a custos planejados no NetProject.

Escolher bem a Plataforma Tecnológica para o PMO: Nestes mais de 10 anos apoiando empresas na estruturação de seus Escritórios de Projetos, nos orgulhamos de uma situação bastante peculiar. Nunca deixamos de atender a nenhuma solicitação técnica de nossos clientes. O NetProject hoje é uma plataforma capaz de suprir as principais necessidades de gestão de Portfólio e Projetos de nossos clientes, seja adotando práticas preditivas, tradicionais ou ágeis. Ah, e caso uma necessidade não seja atendida, temos uma equipe de desenvolvimento e evolução do software pronta para atendê-los.

Quer gerenciar melhor seu portfólio de projetos? Conte com a NetProject.

Sobre Hayala Curto

Sobre o Colunista: Hayala Curto, CEO da NetProject. Mestre em Informática e graduado em Ciência da Computação pela PUC-MG. MBA em Gerência de Projetos e MBA em Gestão Empresarial pela FGV.
Tem mais de 20 anos de experiência profissional, coordenando projetos de TI e implantando Escritórios de Projetos em clientes de diversos portes e segmentos. Participou da abertura de 3 empresas. A primeira faliu, a segunda foi vendida e atualmente trabalha como CEO na terceira.
É certificado PMP desde 2005, PMI-SP e PMI-RMP, pelo PMI. Também é certificado IPMA-C, Prince2 e CSM. Apaixonado por Gerenciamento de Projetos, atua como docente na área, em cursos de pós-graduação/MBA, desde 2009.

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