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Toda empresa tem o seu processo de compra de material, bens e contratação de serviços. O dono (ou gerente de compras) manda comprar e os seus funcionários (ou responsáveis pela aquisição de materiais) fazem o que precisa ser feito. Normalmente, sem muita burocracia. Os municípios, estados e o país precisam comprar para que a máquina administrativa do Estado não pare. No entanto, o processo de compra dos órgãos públicos é diferente das empresas privadas. O gerente de compras (ou presidente) de uma instituição pública (dependendo do valor e do produto), não pode comprar nada sei seguir as Leis 8.666/1993 (que institui normas para licitações e contratos da administração pública) e 10.520/2002 (que institui normas para modalidade de licitação denominada pregão).
Mas, afinal, o que é licitação?
A licitação é um procedimento administrativo adotado pelos entes federados e órgãos públicos para adquirir bens e serviços de maneira isonômica e vantajosa.
A Lei de licitação surge para evitar fraudes nos processos de compra das instituições públicas. Tudo deve ser documentado e publicado. Via de regra, a empresa que ganha a licitação é aquela que oferece o melhor preço para o órgão solicitante.
Antes de continuar, uma definição básica sobre gestão de projetos
O projeto é uma iniciativa temporária (possui início, meio e fim) para alcançar um objetivo (que pode ser a aquisição de um produto ou contratação de um serviço). Os projetos exigem o detalhamento de todas as necessidades a serem atendidas, para que um escopo coerente possa ser definido e, logo após, sejam definidos os prazos e custos.
Dentre as diversas organizações que tratam o tema gerenciamento de projetos, uma que merece destaque é o Project Management Institute (PMI): uma instituição sem fins lucrativos que almeja o avanço do gerenciamento de projetos e seu principal compromisso é “promover o profissionalismo e ética em gerenciamento de Projetos”.
O PMI possui representações, ou capítulos em quase todo o mundo. Atualmente, temos 15 capítulos do PMI no Brasil. Estes capítulos, em suas regiões de atuação, contribuem para a evolução do Gerenciamento de Projetos no Brasil. O Guia PMBOK, criado pelo PMI, é dividido em dez áreas de conhecimento. Cada área possui um conjunto de processos indicados para a elaboração de uma Metodologia de Gerenciamento de Projetos da própria organização. Um processo é composto por entradas, saídas e ferramentas.
Quais são as fases da Licitação?
A licitação começa a partir de uma necessidade. Deste ponto, desenrola-se todo o processo para a aquisição do bem ou serviço do qual o órgão necessita. Começa, então, o seguinte processo:
- Elaboração do edital;
- Publicação;
- Convocação das empresas;
- Apresentação das propostas;
- Resultado;
- Compra do bem em questão.
Parece simples, mas durante todo o desenrolar desse procedimento pode acontecer problemas, se não houver um processo embasado de gestão de projetos para diminuírem as chances de alguma coisa dar errada.
Aplique a gestão de projetos na licitação
- Monte a equipe, defina seu objeto e seu objetivo
A primeira atitude a ser tomada é reunir com todos os interessados e definir uma equipe para o processo de licitação. Nela, além dos funcionários do setor responsável pelas compras, deve conter alguém conheça bem no produto ou serviço que vai ser adquirido. É importante dizer que a gestão de projetos envolve vários conhecimentos e, por isso, não pode ser feito por apenas um funcionário.
A partir daí, começa o trabalho para definir quais são os objetos (ou serviços) a serem adquiridos e qual o objetivo dessa compra. Quanto mais detalhes, melhor.
- Defina o responsável pelo processo
Em seguida, defina quem será o responsável direto pelo processo de compra desse produto ou serviço. Todas as informações devem ser direcionadas para essa pessoa. Ele que terá todas as informações e será responsável por distribuí-las de forma que todos fiquem informados sobre o processo.
Na gestão de projetos e no processo licitatório, o diálogo e a troca de informações são importantíssimos para tudo saia corretamente. Além disso, o procedimento inteiro deve ser documentado. Os relatórios precisam ser completos, precisos e estar disponíveis para todos os envolvidos.
- Definir necessidade e justificativa de compra
A partir da equipe montada, é preciso fundamentar a necessidade. Definir o que realmente precisa ser adquirido. Uma definição mal feita do produto ou serviço, pode acarretar em uma compra errada. A definição dever ser extremamente completa. Às vezes um item, uma classificação ou configuração errada (ou não definida) pode colocar a licitação toda a perder. Neste momento o técnico da área é essencial.
A justificativa também deve conter os pormenores da necessidade do produto, a que se destina, o que vai melhorar nas atividades do órgão, dentre outros.
- Crie um termo de referência completo
O termo de referência do produto a ser adquirido deve conter todas as especificações do objeto desejado. Por isso, o termo de referência deve ser o mais completo possível. No mercado existem muitos produtos semelhantes, no entanto, pode ser que nem todos atentam à necessidade do trabalho. Conforme falamos acima, uma especificação errada ou incompleta, pode colocar em xeque o processo. Por isso, mais uma vez, é extremamente importante que na equipe tenha um técnico ou integrante do setor solicitante.
- Defina um plano de comunicação
Essa é a parte mais importante: o diálogo. Todos devem estar alinhados no processo. As informações, conforme já comentamos, devem circular. O plano de comunicação deve ser elaborado pelo responsável pelo projeto e seguido a risca por todos os integrantes do projeto.
Não canso de dizer que qualquer coisa nessa vida pode conter a gestão de projetos. Se, no aniversário do seu filho, isso é eficaz, imagina em um processo de compra, que é tão importante e envolve recursos públicos. Com ela, podemos alavancar os processos licitatórios e economizar os recursos do Estado.
