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O Project Management Office, ou simplesmente PMO, é uma área que fomenta o assunto Gestão de Projetos e Portfólio em toda a organização. Enxergar o PMO como um prestador de serviços que permitam difundir e consolidar a gestão pode facilitar o entendimento de seu escopo de atuação.
Abaixo, uma série de “serviços” que o PMO pode prestar:
- Prover Ferramentas para a Gestão de Projetos
- Prover Quadro Estratégico de Projetos
- Prover Relatórios de Status de Projetos para a Alta Administração
- Monitorar o Desempenho do Portfolio
- Gerenciar Mudanças e Transformações Organizacionais
- Monitorar e Controlar o Programas ou Projetos
- Prover Metodologia de Gerenciamento de Projetos
- Gerenciar os Stakeholders dos Projetos
- Gerenciar Banco de Dados de Lições Aprendidas
- Gerenciar Projetos ou Programas
- Promover o Gerenciamento de Projetos na Organização
- Prover Mentoring para os Gerentes de Projetos
- Prover Treinamento e Desenvolvimento de Competências
- Apoiar o Planejamento de Projetos
- Realizar Benchmarking
- Executar Tarefas Especializadas para os Gerentes de Projetos
- Conduzir Auditoria de Projetos
- Gerenciar Benefícios de Programas ou Projetos
- Apoiar a Definição do Portfolio de Projetos
- Gerenciar Interface com os Clientes dos Projetos
- Prover Aconselhamento à Alta Administração nas decisões Executivas
- Gerenciar Pessoas em Projetos
- Gerenciar Reuniões de Lições Aprendidas
- Gerenciar Alocação de Recursos entre Projetos
- Participar do planejamento estratégico
- Gerenciar a Documentação dos Projetos
O PMO como braço direito da alta administração, pode, principalmente:
- Apoiar na construção de um ambiente favorável a mudanças e ao gerenciamento de projetos, através dos serviços 5, 7, 11 e 13
- Apoiar o desdobramento estratégico em portfólios e projetos, através dos serviços 25 e 19.
- Ajudar a organizar e fornecer maior visibilidade aos projetos em andamento, através dos serviços 2, 3 e 25.
- Gerenciar os benefícios de programas e projetos, evidenciando sua contribuição à estratégia organizacional, através do serviço 18
Dicas importantes para quem deseja implantar um PMO
Não é possível iniciar uma implantação sem apoio efetivo da alta administração. Quando falamos de apoio é apoio mesmo. Toda a formação de uma nova cultura organizacional apoiada pelo PMO é bastante desafiadora. Temos a tendência em manter comportamentos passados, principalmente os que já estão enraizados no dia-a-dia operacional da empresa.
Um apoio da alta organização significa uma mudança comportamental também de quem faz parte do topo de gestão da empresa. Estes devem ser o exemplo de toda a nova gama de comportamentos, processos e uso de ferramentas proposto pelo PMO em sua metodologia específica para a empresa
Implantar um PMO não é começar a usar softwares
Implantar um PMO não é instalar a nova versão do Microsoft Project, muito menos começar a usar o Trello online ou similares. Temos que tomar os devidos cuidados com Pessoas, Processos e, claro, Ferramentas
As Pessoas devem se sentir parte da Organização, entendendo seu papel na formação da Cultura Organizacional. Todos os seus anseios, medos, angústias, desejos e expectativas são traduzidos em comportamentos que ajudam a estabelecer o PMO. Os responsáveis pelo PMO devem enxergar que todos os colaboradores se unem em torno de uma Mentalidade que permite a definição de Sentimentos e culminam em Ações.
Após o choque cultural, é importante conferir se todos os envolvidos possuem competências, habilidades e técnicas necessárias para desempenho de suas funções nos projetos. Em caso negativo, proceder com a devida capacitação.
Desenhando a Metodologia de Gestão de Projetos
Estabelecer uma Metodologia Própria é outro ponto importante. Em última instância ela define as regras de como o “jogo” dos projetos deve ser “jogado”. Considerar as particularidades e a própria cultura da organização é fator crítico de sucesso na elaboração desta Metodologia. Não complique, entenda qual a necessidade de informação sobre os projetos que cada área da empresa possui. Não crie barreiras que impeçam a informação fluir neste emaranhado de caminhos organizacionais.
Escolhendo o Software PPM
Escolher bem o software PPM (Project and Portfolio Management) é outro fator de sucesso. Busque soluções que cubram todas as áreas de conhecimento na gestão de Projetos: Escopo, Cronograma, Custo, Qualidade, Riscos, Comunicação, Partes Interessadas, Riscos, Aquisições e Integração. Para esta jornada, sugerimos conhecer o NetProject.
Uma última dica, trabalhe as frentes de Pessoas, Processos e Ferramentas acima citados em ciclos reduzidos, com métricas de sucesso definidas, objetivos claros, realistas e atingíveis. Lembre-se de usar as práticas de PDCA, Plan-Do-Check-Act, para avaliar o trabalho realizado e efetuar mudanças necessárias para tornar a Implantação do PMO um sucesso.
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