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O Plano de Gerenciamento do Escopo é mais um dos documentos de gestão de projetos que descreve como o escopo de um projeto será definido, validado e controlado. Ele é uma importante ferramenta de gestão de projetos, pois ajuda a garantir que o projeto seja realizado de maneira eficiente e eficaz, atendendo aos requisitos e expectativas dos stakeholders (interessados) no que tange ao controle das entregas previstas do projeto.
Conteúdo do Plano de Gerenciamento do Escopo
1) Procedimentos para elaboração da Especificação dos Escopo do Projeto
Nesta primeira etapa, você deverá descrever as regras gerais de como o escopo será definido, desenvolvido, monitorado, controlado e validado. Assegure-se de que as partes interessadas serão envolvidas não somente no momento da definição de escopo, mas também nos procedimentos de validação do escopo que foi definido.
2) Procedimentos para elaboração da EAP
Nesta segunda etapa, defina quais serão os procedimentos para elaboração da EAP.
A Estrutura Analítica de Projetos (EAP), do Inglês, Work breakdown structure (WBS) é um processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. É estruturada em árvore exaustiva, hierárquica (de mais geral para mais específica) orientada às entregas, fases de ciclo de vida ou por sub-projetos (deliverables) que precisam ser feitas para completar um projeto. O objetivo de uma EAP é identificar elementos terminais (os produtos, serviços e resultados a serem feitos em um projeto).
Assim, a EAP serve como base para a maior parte do planejamento de projeto. A ferramenta primária para descrever o escopo do projeto (trabalho) é a estrutura analítica do projeto (EAP).
A EAP é o “coração” do planejamento e controle de projetos. É uma ferramenta visual que facilita o entendimento do escopo do projeto, bem como a definição de responsáveis por cada entrega do projeto. A partir da EAP, desenvolveremos o cronograma e realizaremos a alocação de recursos.
Confira aqui, dicas para elaboração da EAP que podem estar presentes nesta seção do Plano de Gerenciamento do Escopo.
3) Procedimentos da Linha de Base do Escopo
Defina quais serão os procedimentos para elaboração da Linha de Base e sua manutenção.
A linha de base do projeto é ponto de partida muito bem definido, ou seja, uma referência composta pelos itens de escopo do projeto, que devem constar nesta seção, além de cronograma e orçamento.
A Linha de Base do Escopo representa um conjunto de dados de escopo do projeto nos quais as atividades serao planejadas, controladas e servirá para comparar o que está sendo executado com o que foi aprovado.
A Linha de Base é uma cópia estática dos dados planejados para realização de comparativos com os dados reais, à medida que o projeto vai sendo executado.
A linha de base sempre deverá estar entre o planejamento e o início do projeto, mas se houver grandes mudanças, provocadas por perdas de recursos importantes, atrasos ou excesso de orçamento, só deve ser redefinida mediante uma nova aprovação de quem já tinha dado o primeiro ok.
4) Procedimentos da Aceitação das Entregas
Por fim, defina nesta seçao quais serão os procedimentos para aceitação formal das Entregas. Vale ressaltar que a aceitação formal pode ser feita de forma eletrônica, através de softwares PPM, que permitem uma melhor organização e condução dos diversos projetos em andamento na organização.
Por fim, importante destacar que este é um conteúdo inicial recomendado para o Plano de Gerenciamento do Escopo. Cabe aos responsáveis pela elaboração da Metodologia de Gerenciamento de projetos da organização incluir seções complementares que sejam pertinentes ao cenário atual da gestão de projetos vivido pela empresa.
O Plano de Gerenciamento do Escopo é apenas um dos vários documentos complementares da Metodolgia de Gestão de Projetos que definem a “regra” de como os projetos são abordados pela empresa.
Em breve, traremos mais artigos para ajudá-lo a organizar sua própria Metodologia de Gestão de Projetos.
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