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Você já deve ter passado por problemas de estouro de prazos e custos em projetos, além da dificuldade na coordenação de recursos escassos, certo?
Um Escritório de Projetos estruturado, que cuide bem das 10 Áreas de Conhecimento do Gerenciamento de projetos pode te ajudar!
A administração de um projeto abrange dois aspectos principais. O primeiro deles é a administração de projetos em si, como sistema de recursos e ações que buscam entregar um produto dentro de um prazo.
Como sabemos, o projeto é uma iniciativa temporária que exige o detalhamento das necessidades a serem atendidas, para que um escopo coerente possa ser definido e, em seguida, o prazo e o custo possam ser planejados.
O segundo aspecto é o de gerenciar o projeto dentro de um contexto empresarial. Os projetos exigem sinergia, equipes coesas, divisão do trabalho, apoio da direção e coordenação de fornecedores (internos e externos).
Para que o gerenciamento de projetos seja eficaz, o gerente de projetos deve possuir e aplicar uma relação extensa de conhecimento e habilidades, divididas em dez áreas.
.Gerenciamento de Escopo, ou seja, o que devo entregar no Projeto!
O escopo do projeto é o produto ou o conjunto de produtos que o projeto deve entregar. Esse produto é apenas um componente da relação de entregas. Essa é a área de conhecimento mais importante na administração de projeto porque tudo depende dele (tempo, recursos, custos, riscos… ).
A administração do escopo compreende o planejamento, a execução e o controle dos produtos ou entregas do projeto e também pode ser entendido como abrangência dos produtos do projeto.
Gerenciamento de Custos, ou seja, quanto meu projeto vai custar?
Para criar e entregar o produto do projeto, realizamos atividades que consomem recursos. As definições desses recursos são a base para a administração dos custos do projeto. Sendo que a principal ferramenta para a definição dos custos do projeto é o orçamento. A conclusão do projeto dentro do orçamento é um princípio importante da administração de projetos.
No plano do projeto, deve-se definir o custo dos recursos necessários, para garantir a realização do projeto. A definição de recursos envolve três etapas: planejamento de recursos, estimativa de custos e elaboração do orçamento.
Gerenciamento do Cronograma, ou seja, quanto tempo vai levar meu projeto?
A definição das atividades é a base para administração dos prazos e sua principal ferramenta é o cronograma. O processo de planejamento dos prazos de um projeto não é um estágio com início e fim determinados, mas um ciclo contínuo que começa junto com a definição do produto e acompanha todo o ciclo do projeto.
O cronograma é um gráfico que mostra a distribuição das atividades ao longo de um calendário. É o esboço da cronologia do projeto a partir do que foi definido no planejamento. Para definir o cronograma, temos que saber quanto tempo cada atividade deve durar. A estimativa de tempo depende de lógica, decisão, condicionantes externos e outros fatores como, recursos, serviços de terceiros, perspectiva de planejamento e fatores incontroláveis.
Gerenciamento de Recursos Humanos, montagem da equipe e capacitação
A equipe de um projeto pode ser definida como um grupo de pessoas que se organizam ao longo do ciclo de vida de um projeto. Vale destacar que as equipes não são uma entidade monolítica, formada por um gerente e um grupo de pessoas, mas sim uma relação de grupos que representam diversos interesses.
Quando começa a funcionar, toda equipe passa por um processo natural de desenvolvimento. Todo gerente de projeto deve conhecer os estágios de amadurecimento de uma equipe (formação, tempestade, normatização, desempenho e encerramento) para entender e lidar com os processos de estruturação, desenvolvimento e gestão de desempenho da equipe.
Gerenciamento das Comunicações, quem não se comunica…
Essa área do conhecimento inclui os processos que asseguram que o planejamento, coleta, distribuição, armazenamento e gerenciamento das informações sejam dispostas de maneira correta. Dividida em três processos (planejamento, gerenciamento e controle das comunicações) essa área deve ser um aspecto de preocupação geral, pois é a base para evitar problemas no decorrer do projeto.
Além disso, o gerente de projetos passa 90% do tempo do projeto realizando atividades que usam suas habilidades de comunicação. Neste aspecto, suas principais funções são:
- Identificar necessidades de informações;
- Distribuir informações apropriadas no tempo certo;
- Comunicação efetiva;
- Reporte de desempenho;
Gerenciamento das Partes Interessadas, ou Stakeholders
Para definir com clareza todos os elementos do projeto, precisamos esclarecer as expectativas dos clientes e de outras partes interessadas (stakeholders). As partes interessadas são todas as pessoas, grupos ou organizações que participam (direta ou indiretamente) ou são afetados por ele de alguma forma.
.Gerenciamento de Qualidade
Qualidade é o conjunto de características ou especificações de um produto, serviço, pessoa, grupo ou organização. O processo de gerenciamento da qualidade de um projeto abrange duas vertentes:
– Qualidade do produto do projeto: começa com a definição de especificações que transformam as necessidades e interesses do cliente no desempenho esperado. Essas especificações devem conter as características definidas pelos clientes.
– Qualidade do gerenciamento do projeto: neste caso, o foco está no processo de gerenciamento e está organizada em três processos: planejamento, garantia e controle. A administração da qualidade do projeto é definida pela qualidade de seus elementos (escopo, tempo, custos, riscos…).
Gerenciamento das Aquisições
Essa área inclui todos os processos de compra, por isso é muito importante dentro do gerenciamento de projetos. Nesta área estão inclusos os processos de desenvolvimento de contratos e pedidos de compra dos projetos. Cabe ao gestor ficar atento a cada item desta área, para cobrar a realização das obrigações contratuais da equipe e de cada fornecedor.
Segundo o Guia PMBOK, o gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto.
Gerenciamento de Risco
Antecipar a ocorrência de problemas, monitorar e controlar a ocorrência de riscos durante a execução do projeto fazem parte do gerenciamento de riscos. Para isso, é preciso identificar e analisar riscos e, ainda, definir ações para lidar com eles.
Riscos são eventos ou condições prováveis que comprometem a realização do projeto e a entrega do produto. A identificação de riscos é um processo que exige muita atenção do gerente de projetos.
Gerenciamento da Integração
Aqui, incluímos os processos e as atividades necessárias para coordenar os vários processos e atividades dos grupos existentes. Neste caso, o gerente do projeto age como integrador dos processos e das pessoas. Nesta área, se define onde e quando concentrar recursos e esforços, antecipando-se aos problemas e coordenando o trabalho visando sempre o sucesso do projeto. Entre os processos que estão envolvidos nesta área do conhecimento estão:
- Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto;
- Desenvolver todo o Plano de Gerenciamento;
- Orientar e gerenciar a execução do projeto;
- Encerrar o projeto (ou a fase).
Conclusão
Estamos cercados de todos os lados de resultados de projetos que são realizados há centenas de anos. Todos os tipos de produtos (ou equipamentos) que usamos um dia foram projetos. Projetos são estratégias de mudança seja para resolver um problema ou aproveitar uma oportunidade. Por isso, conhecer bem todas as áreas de gerenciamento de projetos é fundamental para se tornar um bom profissional e conseguir concluir todas as suas demandas da forma que foi planejada.
