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Difícil identificarmos uma organização que não tenha a preocupação em planejar e conduzir bem seus projetos visando maior previsibilidade de prazos e custos. Esta preocupação é justificada principalmente pelo cenário atual de desafios e pressões de um número cada vez maior de concorrentes e de clientes com necessidades e expectativas mais maduras.
Mas, será mesmo que este é o momento certo para sua organização contratar um software para Gerenciar Projetos?
Além do controle sobre um único projeto, temos presenciado também a necessidade de muitas empresas em trabalhar os diversos projetos paralelos em sua carteira, ou seja, seu portfólio de projetos. Imediatamente percebe-se também que, dada a finitude e limitação dos recursos e equipe disponível, deve-se organizar bem a gestão de múltiplos projetos.
A gestão de múltiplos projetos é realizada através de softwares PPM, ou Project and Portfolio Management. Já discutimos os fatores críticos de sucesso da implantação de um PPM neste artigo. A implantação gradual de um conjunto de práticas ou metodologias de gestão evolutivas, com apoio da alta direção é crucial.
Porém, antes de decidirmos pela implantação de um software de Gestão de Projetos ou PPM, devemos nos perguntar:
1) Tenho as bases necessárias para iniciar a utilização de um software para Gerenciar Projetos?
Passamos a incluir este questionamento em todo processo inicial de comercialização do nosso software PPM, o NetProject.
Um PPM é um Sistema de Informação. Para utilizar qualquer sistema de informação. Para usar os sistemas de informação com eficiência, é preciso entender as dimensões organizacional, humana e tecnológica que os formam. Um sistema de informação oferece soluções para importantes problemas ou desafios organizacionais que a empresa enfrenta. Abaixo, a representação destas três dimensões.
2) Avaliando a Dimensão Organizações
As organizações têm uma estrutura composta por diferentes níveis e especializações. Geralmente essa estrutura revela como a organização agrupa e organiza suas equipes em busca de seus objetivos. As empresas, que em um passado próximo eram organizadas na forma de uma hierarquia, ou uma estrutura piramidal, agora usufruem de novos possíveis arranjos.
O interessante é observar que em momentos específicos da história da humanidade aconteceram mudanças substanciais no contexto social da época, incentivando novos modelos de organização que melhor se adaptassem à visão de mundo e ao modus operandi da época. Podemos considerar, atualmente, que a humanidade vive um momento de grande transformação e, com isso, um novo paradigma de gestão está nascendo! Falamos um pouco sobre isso neste artigo.
Além da forma como a organização é, digamos, subdividida, temos também a questão Cultural como ponto importantíssimo a ser avaliado ao questionar a preparação para receber um software de gestão de projetos. A cultura organizacional se refere a um conjunto complexo de valores, crenças e ações que definem a forma como uma organização conduz seu negócio. Conduzir o negócio é planejar e executar um conjunto de projetos e processos coordenados, que consomem recursos organizacionais para atender a missão e visão, dentro do portfólio de projetos da empresa, conforme podemos conferir pela imagem abaixo.
Um último critério, mas não menos importante, sobre a dimensão Organizações. Sua empresa já possui iniciativas para organizar boas práticas de gestão de projetos em uma Metodologia de Gestão de Projetos própria? Um Escritório de Projetos foi institucionalizado? Falamos um pouco sobre a importância do escritório, ou PMO, Project Management Office, neste artigo.
Sendo bem direto, a estrutura e a cultura organizacional de sua empresa estão preparadas para iniciar a implantação de um sistema de informação que permita a gestão de múltiplos projetos? Já existe alguma iniciativa para a organização de um Escritório de Projetos, PMO, ou mesmo para a elaboração de uma Metodologia de Gestão de Projetos? E principalmente, sua empresa vê valor na adoção de práticas de gestão?
3) Avaliando a Dimensão Pessoas
Uma empresa é tão boa quanto as pessoas que trabalham nela e a gerenciam. O mesmo se aplica aos softwares PPM, que são inúteis sem pessoas qualificadas para organizá-los e mantê-los, e sem quem saiba usar as informações de um sistema para atingir os objetivos organizacionais.
Conhecimentos sobre a área de negócio e sobre práticas mundialmente aceitas como válidas em relação ao gerenciamento de projetos são imprescindíveis para a equipe que irá trabalhar diretamente no PPM.
Especificamente para quem irá trabalhar diretamente com o gerenciamento de um projeto, o PMI, Project Management Institute apresenta um interessante triângulo de competências. Falamos um pouco sobre ele neste artigo que apresenta como se tornar um gerente de projetos.
Para esta dimensão, avalie se as Pessoas da Organização possuem capacitação necessária para iniciar a jornada da implantação PPM. Entenda-se por capacitação o conhecimento de práticas e metodologias alinhadas à área fim de sua organização.
Sugerimos um teste que tem dado bons resultados, principalmente no que tange a práticas preditivas. Confirme se todos os membros de sua equipe sabem como elaborar um cronograma e entendem os conceitos de precedências e linhas de base.
Um teste para práticas ágeis também é válido, pergunte para os agilistas da organização como fazem para limitar o WIP (Work In Progress) ou como calcular o Lead Time de seus projetos.
Por fim, considere que a gestão de projetos, tanto na definição de processos como na execução dos mesmos, “consome” parte da disponibilidade de horas dos colaboradores da organização. Sim, sua empresa deverá tratar estes custos no projeto de implantação do software PMP e do Escritório de Projetos.
Bases prontas? Agora sim, avaliando a Dimensão Tecnologia.
O objetivo principal da implantação de uma tecnologia PPM na empresa é criar um entendimento e um nível de informações comuns sobre o cenário atual e futuro dos projetos da organização. Isso deve ajudar a garantir que vários projetos paralelos possam ser implementados com rapidez e sucesso e que eles não se atrapalhem ou que busquem objetivos opostos e conflitantes.
Por meio de solicitações claras e enxutas, canais de aprovação e informações, o PPM aumenta a eficiência de custos e diminui o número de erros, fazendo com que os requisitos importantes de conformidade sejam atendidos. Por exemplo, pode-se garantir que os projetos sejam sempre avaliados sobre a ótica da estratégia empresarial. Também permite que redundâncias, dependências entre projetos e possíveis problemas sejam rapidamente identificados.
Os avanços tecnológicos recentes em processamento, armazenamento e transmissão de dados permitiu o crescimento das soluções PPM, que agora são comercializadas como Software como Serviço, ou SaaS. Soluções PPM em SaaS oferecem um controle de múltiplos projetos em uma plataforma WEB acessível por computadores ou dispositivos móveis em qualquer lugar do planeta, rompendo os limites internos da organização.
Um ponto importante em relação a dimensão tecnologia é a necessidade de integração do PPM com outros softwares da empresa. Falamos um pouco sobre as vantagens de se integrar o PPM com um ERP, Enterprise Resource Planning, neste artigo. Também discutimos aspectos técnicos da integração aqui. Geralmente também é necessária uma integração, mais simples, com os sistemas de correio eletrônico, para comunicados síncronos e assíncronos sobre a situação e avanço do portfólio e dos projetos que o compõe.
Ufa, parece um trabalho árduo, não é? Mas é mesmo!
Implantar um PPM não é um esforço trivial, principalmente quando estes cuidados acima citados são levados em consideração.
Conte pra gente, sua empresa já está no momento certo para contratar uma solução de Gerenciamento de Projetos e Portfólio?
