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Os dados mais atuais do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) sobre a situação dos micro e pequenos empresários brasileiros, revelam que uma média de mais de 1,6 milhão de empreendimentos são abertos todos os anos – segundo medição feita no período de 2011 a 2013. No entanto, os números também revelaram uma situação preocupante: Cerca de 48% de todas as empresas fecham as portas depois de um período de três anos de atividade.
Os motivos são os mais diversos. Desde problemas de caixa à falta do cumprimento adequado do Planejamento Estratégico. Se você não pretende naufragar com seu negócio juntamente com quase metade dos novos empreendedores, é preciso cumprir com prazos e custos dos projetos detalhados em seu planejamento estratégico. Somente assim haverá chance de prosperar. Caso não saiba como fazê-lo, este artigo traz dicas preciosas para alcançar esse objetivo. Confira:
Traçando um planejamento estratégico
Nosso foco principal envolve o cumprimento de prazos e custos dos projetos, mas tudo isso começa com o desenvolvimento do planejamento estratégico. O mais importante na criação deste plano é identificar os objetivos a serem atingidos e o prazo para eles, e colocá-los no papel ou em um software para acompanhamento.
Também é essencial que a criação do mesmo seja realista. Por isso, analise as condições externas do mercado e de seu segmento. Consulte fontes e especialistas de sua área e de outras do marketing, recursos humanos, vendas, produção e financeiro. Tais informações serão vitais na formulação da estratégia e dos projetos referentes à sua execução.
Por último, compartilhe o plano com seus colaboradores e detalhe a participação de cada um nos projetos e o prazo para o alcance das metas.
Gerenciamento de custos dos projetos
É necessário muito cuidado e atenção no trato dos custos dos projetos. Independentemente do tipo e tamanho. Entregar o projeto dentro dos custos é classificado como um dos fatores mais importantes de sucesso do planejamento estratégico.
Inicialmente analise o valor de hora/custo por cada membro dentro do projeto para sua execução. Juntamente com a equipe designada para o trabalho, avalie todas as variantes, as condições e o comprometimento dos profissionais no cumprimento do projeto. Caso identifique divergências, resolva ali mesmo as pendências e renove as diretrizes.
Isso posto, avalie o valor das despesas. Tarefas para os departamentos e/ou profissionais do setor comercial, vendas e financeiro, que irão estimar o período, despesas com refeição, deslocamento, logística, infraestrutura e todas as exigências do cliente para a realização do trabalho. Não pode haver divergência dos dados finais nessas áreas, pois é com esses números que o projeto se guiará até seu fim. Caso ocorra algum erro, os custos não serão cumpridos.
Se não houver um denominador comum aos custos entre o projeto da empresa e a restrição de gastos, o projeto deve ser estudado na direção de apontar as diferenças entre as estimativas feitas pelos departamentos responsáveis e o custo real. Somente depois desta análise é que deve se tomar a decisão de continuar o projeto ou não, já ciente do estouro, inevitável, no orçamento do projeto.
Cumprimento de prazos
Os prazos para o desenvolvimento do projeto só serão respeitados se forem criteriosamente estimados, com base na opinião de profissionais especialistas de outros projetos semelhantes ao de seu negócio. Contrate profissionais com experiência neste ramo ou invista em uma consultoria especializada para evitar erros de estimativas.
Outra forma de garantir o cumprimento do prazo é o acompanhamento constante das atividades realizadas e de suas datas, isto pode ser feito com facilidade através de um software de acompanhamento.
Falhas nos projetos acontecem. Isso principalmente quando se subestima a complexidade de um projeto e de suas atividades. Isso transforma o projeto em algo “abstrato”, fora da realidade em termos de custos e prazos. Uma forma de evitar esses problemas é definir uma maneira eficiente para acompanhamento do projeto além de todas as dicas propostas.
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