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A execução de projetos nem sempre se dá conforme o plano definido pelo gerente de projetos e sua equipe. Uma das características principais de qualquer projeto é a elaboração progressiva, que assume que tomamos melhor conhecimento sobre todo o projeto à medida que o mesmo avança.
Esta característica é importante para percebermos que qualquer projeto possui riscos na sua execução, justamente vinculados a possibilidade de pouco conhecimento sobre o projeto nas etapas iniciais. Os riscos são então pautados na incerteza presente no planejamento que pode vir ou não a se concretizar.
Neste artigo você irá conhecer 3 técnicas que podem recuperar um projeto problemático, em que o desvio entre o planejado e o realizado possa comprometer o sucesso do projeto.
1) Use o Mapa de Stakeholders: Lance mão de uma identificação de stakeholders, ou partes interessadas do projeto para proceder com a definição da melhor forma de comunicar a situação atual do projeto com cada um deles. Caso ainda não tenha realizado o mapeamento de partes interessadas, cumpra esta etapa primeiro. Em seguida classifique os stakeholders de acordo com a importância e o grau de influência de cada um deles sobre seu projeto. Por fim, estabeleça uma comunicação aberta com os stakeholders mais importantes, explicando a situação atual do projeto e solicitando apoio dos mesmos para reconduzir o projeto para os trilhos. Seja franco, sem rodeios e apresente a todos a medição de valor já entregue e previsto, conforme a segunda técnica a seguir.
2) Compare o Valor Entregue X Valor Pendente: Certamente um bom período tenha decorrido entre o início do projeto e o momento atual. Olhando para o copo meio cheio, espera-se que algum valor o projeto em questão já tenha entregue. Importante classificar este valor já entregue em relação ao valor que ainda esteja pendente. O foco aqui é fornecer insumos para aumentar as chances de apoio dos stakeholders acima identificados e priorizados.
3) Estabeleça um Plano de Ação: Um projeto problemático não volta aos eixos sem um pouco, ou bastante, trabalho. Trabalho executado por pessoas, com uma estimativa de esforço para ser realizado, além de prazos e custos para conclusão. Um plano de ação pode ser simples, com um conjunto mínimo de ações, ou se desdobrar em um conjunto mais complexo, que mereça um desdobramento em um cronograma. Independente do nível de detalhamento escolhido, certifique-se de considerar a diferença entre o valor entregue e o pendente. Outro ponto importante, certifique-se de comunicar o plano a todos os stakeholders.
Recuperar um projeto problemático não é um esforço trivial. As três técnicas aqui apresentadas são apenas algumas das diversas formas possíveis de trazer um projeto de volta aos eixos. Tenha a consciência que evitar medidas não planejadas é o melhor caminho a tomar. Evite sucumbir às emoções que possam estar presentes e planeje antes de agir.
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