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O Quadro Kanban é mais um utensílio utilizado em Gestão de Projetos ágeis que usa conceitos originados em sistemas puxados. Neste artigo vamos apresentar os conceitos que originaram o Quadro Kanban, sempre trabalhando um paralelo com o uso atual em Gerenciamento de Projetos ágeis.
O Quadro Kanban é uma ferramenta que serve como um dispositivo sinalizador que autoriza e dá instruções para a produção ou retirada de itens do estoque. Podemos considerar estes itens do estoque como atividades ou entregas a serem cumpridas.
O que é Sistema Puxado?
Sistema puxado ou produção puxada é fazer o necessário quando necessário, ou seja, reduzir ao máximo o estoque produzindo apenas aquilo que o cliente comprou.
O que significa Kanban?
O termo significa “sinais” ou “quadro de sinais” em japonês.
Essa simbologia visual utilizada para registrar ações, foi inventada pela Toyota, associado a sistemas puxados e ao conceito de entrega just-in-time de produtos. Também conhecido como Gestão Visual, é uma prática inicialmente aplicada a gestão de estoque e controle de fluxo de peças dado pela utilização de cartões.
O que significa Just-in-time?
É um conceito que apresenta a necessidade de determinado material na quantidade, tempo e local certo, sem erros.
O kanban tem duas funções em um processo de produção: desenhar os processos para que fabriquem produtos e ensinar manipuladores de materiais a deslocarem os produtos. O primeiro é chamado de kanban de produção (ou de manufatura); o segundo é chamado de kanban de retirada (ou de deslocamento). O kanban de produção informa a um processo qual tipo e quantidade o produto deve ser produzido.
Em nosso “mundo” de projetos, o desenho dos processos pode ser especificado na definição das colunas do kanban, geralmente “A Fazer”, “Fazendo”, “Feito”, “Problemas”. O ideal é que o software utilizado para elaboração do quadro kanban permita esta configuração. O kanban de retirada/deslocamento pode indicar a mudança de status nas atividades do projeto, refletindo alterações diretamente no cronograma.
Regras para o uso eficaz do kanban:
- Os processos clientes devem solicitar as quantidades exatas especificadas no kanban;
- Os processos fornecedores devem produzir as quantidades exatas e na sequência especificada pelo kanban;
- Nenhum item é produzido ou movimentado sem kanban;
- Todas as peças e materiais têm sempre um kanban anexado;
- Peças com defeito e quantidades incorretas nunca são enviadas ao processo cliente;
- O número de kanban é reduzido cuidadosamente para diminuir os estoques e revelar problemas.
O Kanban de Produção geralmente é utilizado no início da linha, tem por objetivo indicar a quantidade certa de materiais necessários para determinado processo. Esse processo agiliza e facilita a produção. O Kanban de Movimentação, conhecido, também, como kanban de transporte ou de retirada, representa outro momento da cadeia produtiva: ele indica a circulação de peças entre as áreas ou mesmo entre a empresa e seu fornecedor.
Em processos mais simples, utiliza-se cartões kanban manuais: exemplo mais conhecido e comum de sinalização. Normalmente, são simples cartões de papelão, às vezes protegidos por envelopes de plástico, contendo algumas informações necessárias. Em processos mais complexos, os softwares podem representar um ganho enorme na aplicação do Kanban. Além da facilidade de atualização, as informações podem ser facilmente distribuídas via rede e, ainda, existe a possibilidade de replicar as informações do quadro Kanban em todas as etapas de processo.
Pontos importantes!
- Utilizar o Quadro Kanban para reportar o andamento de atividades é mais fácil que utilizar o cronograma, principalmente se utilizar o drag-and-drop (arrastar e largar) dos cartões (atividades).
- Podemos considerar um Kanban do usuário, indicando todas as suas tarefas; ou um Kanban do projeto, indicando todas as tarefas do projeto, independente do responsável;
- Um software robusto de GP (Como o NetProject) deve permitir a vinculação entre cronograma, quadro kanban e timesheet.
Embora o Sistema Kanban seja excelente, é bom se atentar para um fato! Utilizá-lo como única ferramenta para reportar e acompanhar tarefas, sem um devido controle de escopo ou prazo pode simplificar perigosamente o Gerenciamento de Projetos. O uso do kanban em conjunto de ferramentas como a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), o Cronograma e o Canvas do Projeto pode contribuir bastante na condução de projetos da empresa, avalie a adoção de um software que permita esta integração.
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