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O Project Management Office (PMO) ou Escritório de Gerenciamento de Projetos é responsável por padronizar os processos de governança relacionados a projetos, podendo incluir uma perspectiva empresarial. Seu foco é em pessoas, processos e ferramentas. Mesmo considerando a orientação do PMBok (Project Management Body of Knowledge) para gerenciar os projetos, é preciso estabelecer diretrizes levando em conta a cultura e realidade da organização.
Para que serve um PMO?
- Apoiar no gerenciamento de projetos ou gerenciar um ou mais projetos;
- Facilitar o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas;
- Capacitar profissionais na gestão de projetos;
- Coordenar as comunicações entre projetos;
- Prover as informações necessárias (relatórios consolidados) ao Board executivo da empresa;
- Outras que possam ser customizadas de acordo com os objetivos e estratégias da organização.
Compreenda a estrutura de um PMO:
É importante deixar claro o papel do PMO na estrutura da organização para que não haja sombreamentos. Pode ser definido conforme atuações abaixo:
- Suporte: mentoring ou consultoria. Possui nível de controle baixo, uma vez que fornece apenas o apoio com modelos, melhores práticas, lições aprendidas, treinamento e acesso a informações;
- Controle: verificação de conformidade. Possui nível de controle médio, uma vez que além de oferecer o suporte necessário aos gerentes de projetos, define mecanismos de controle, cobrando os resultados e marcos definidos para os projetos;
- Diretivo: execução. Possui nível de controle alto, uma vez que os PMO diretivos assumem o controle dos projetos, realizando diretamente o gerenciamento destes.
O PMO muitas vezes gera polêmica entre pessoas que não são integrantes e desconhecem a capacitação dos membros e fundamentos para existência desta estrutura no organograma da empresa. Geralmente está vinculado ao ‘staff‘, uma vez que deve ficar alinhado à estratégia empresarial. Pode também ser um escritório virtual (VPMO).
Além das funções claramente definidas e funcionando como integrador, exerce um papel bastante peculiar para a organização, pois seu olhar é abrangente. Deve estar atualizado em relação às melhores práticas do mercado, novidades tecnológicas, desafios empresariais, de forma a orientar a alta direção nos rumos da empresa e fornecer os elementos necessários para tomada de decisão.
Um PMO não pode ser comparado a um Gerente de Projeto, uma vez que os seus objetivos são claramente diferenciados. Mesmo que o PMO esteja atuando de forma diretiva (realizando a gestão do projeto), a organização está exercendo dois papéis. O Gerente de Projeto está focado nos objetivos do seu projeto enquanto o PMO observa os objetivos da empresa, olhando para o projeto em relação às estratégias organizacionais, gerenciando as principais mudanças em relação ao escopo do programa e possíveis oportunidades para melhor alcance dos objetivos de negócio. O PMO também pode estar diretamente envolvido com a seleção, gerenciamento e mobilização de recursos de projetos, compartilhados ou dedicados.
Tanto as funções exercidas pelo PMO quanto a definição de sua estrutura não são estáticas e devem ser definidas de acordo com as necessidades da empresa, podendo se adequar, sempre que possível, diante das revisões de estratégias. As empresas que decidem estruturar ou preservar um escritório de gerenciamento de projetos (EGP/PMO) procuram atingir maior eficiência e acompanhamento mais rigoroso dos projetos. Para se estabelecer um PMO não existe receita certa a seguir (como padrão para qualquer organização), benchmarks ou métricas ideiais. Geralmente os que obtém maior sucesso são pautados em melhorias ao longo do tempo, vão refinando os seus processos e produzindo resultados com o apoio de tecnologias e utilização de guia de melhores práticas, como o PMBok.
Existe uma previsão no mercado que tanto a existência da estrutura de escritório de projetos dentro da organização quanto a valorização do profissional PMO deve crescer consideravelmente. E você, o que pensa a respeito? É importante para sua empresa a permanência ou instalação de um PMO?
