Tempo de leitura: 4 minutos
Trabalhar cuidadosamente o escopo do projeto é fator de vital importância para um bom planejamento e execução do projeto.
O Escopo é o coração da gestão de projetos preditiva!
A Administração tem termos técnicos que definem certas etapas da gestão. Alguns termos foram incorporados à rotina de vida das pessoas, independentemente da profissão, mas outros são mais específicos da realidade de quem vivencia o dia a dia de um escritório.
Entretanto, apesar de as áreas serem bem distintas, como água e vinho, tanto as profissões do mundo corporativo como as da área de Saúde, por exemplo, têm em comum projetos a serem desenvolvidos, cada qual no seu segmento. O elo entre elas é que para cada projeto a ser desenvolvido existe um escopo.
Mas afinal, o que é Escopo?
Nunca é demais ressaltar a grande importância do escopo – que é tudo aquilo que deve ser feito, criado e entregue, descrito de maneira bem minuciosa, sobre o que será o produto final – para o projeto. Para isso, alguns requisitos definem os detalhes de cada etapa, sejam técnicos, funcionais, de qualidade ou outros.
Um escopo mal feito certamente acarretará em falhas no projeto, no cronograma de execução, orçamento, cliente insatisfeito ou mesmo na não entrega do produto final. Ao mesmo tempo em que deve ser simples, um escopo de projeto deve ser detalhado para não deixar margem para interpretações ambíguas.
Para deixar seu escopo de projeto sem furos, confira sete dicas essenciais:
Assuma a responsabilidade sob o projeto
O projeto deve ter um “pai” ou uma “mãe”. Alguém que chame a responsabilidade para si e coordene o trabalho geral de todos os envolvidos. Esse gestor deve se perguntar antes de iniciar os trabalhos “o que eu vou fazer?” e “o que vou entregar no fim do projeto?”.
Alinhe as informações importantes em uma reunião prévia com os stakeholders
Com um responsável definido para a liderança, todas as informações do que será o projeto, como será o desenvolvimento, responsabilidades e outras minúcias das tarefas devem ser alinhadas em uma reunião prévia com todos os envolvidos, que poderão tirar suas dúvidas e expor limitações pessoais no trabalho.
Reúna-se com o cliente para definir o briefing do projeto com a maior clareza
Reuniões de briefing com o cliente solicitante devem ser feitas até que se entendam claramente todas as suas necessidades e expectativas.
Promova o engajamento das partes envolvidas
Comprometimento é a palavra-chave para o sucesso do projeto. Por isso, o engajamento de todas as partes se faz imprescindível. É imprescindível entrar em contato com os stakeholders (partes interessadas) para validar o escopo e coletar os requisitos do projeto – o que é preciso para a execução – e ouvir suas expectativas. Todos devem estar na mesma sintonia.
Acompanhamento periódico é fundamental
Faça um follow-up semanal para verificar como anda o cronograma do projeto e analisar possíveis desvios. É mais seguro e evita retrabalho mais adiante.
Evite o “gold plating”
Evite o chamado “gold plating”, outro termo da Administração que define as emendas não requisitadas em um projeto que desviam e atrapalham o foco das atividades.
Documente todo o processo
Por fim, lembre-se que documentar o escopo, requisitos e quaisquer outras atividades relacionadas ao projeto é ação essencial. Em outras palavras, tudo deve estar “preto no branco”, no papel e, de preferência, com verbos no infinitivo como “criar”, “executar” e “desenvolver”.
Premissas e suposições devem ser levadas em conta, sejam oriundas de fatores internos ou externos, bem como uma lista de restrições e imposições dos envolvidos. É fundamental que todos esses dados sejam oficialmente documentados com/para o conhecimento de todos.
Quanto mais detalhado for o escopo do projeto, melhor. No entanto, é preciso ter atenção para que esse conteúdo tão relevante não se torne prolixo e confuso. Linguagem clara e direta, nesse sentido, evita dúvidas – até porque é preciso ter em mente que o documento será lido por departamentos diferentes, colaboradores de níveis variados, prestadores de serviços e outros.
E você, gostaria de sugerir mais ações e dicas importantes quando o assunto é a definição do escopo dos projetos? Não deixe de compartilhar seu conhecimento e suas dúvidas conosco! Comente este e os demais textos do nosso blog!
