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O seu tempo está curto? Você tem a sensação de que seu dia tinha de ter 48 horas? Tempo pra dormir e descansar estão escassos? Bem-vindo ao clube! Realmente não é fácil ter que dar conta de tantas tarefas num ambiente onde o micro e pequeno empresário têm de ser multitarefas. Enquanto está pensando em uma estratégia para alcançar mais clientes, atende ao telefone e ainda se preocupa com o estoque. Obviamente este também é um problema de grandes executivos, mas quero focar nos pequenos até pela minha identificação.
Recentemente tenho andado incomodado com essa falta de tempo. Minhas tarefas têm se acumulado e o que não é urgente acaba se tornando por uma questão de tempo, apenas. Inconformado, comecei a pesquisar qual poderia ser o problema e a resposta veio muito clara pra mim.
Você dá conta de tudo isso?
Um dia resolvi colocar no papel tudo que eu estava disposto e programado a fazer naquele período de trabalho. Normalmente eu uso vários gerenciadores eletrônicos, mas dessa vez eu “catei” todos os compromissos em todos esses widgets que eu uso e escrevi num papel, bem à moda antiga.
Bingo! Descobri que precisaria de, no mínimo, dois dias livres com período de dez horas de trabalho em cada para finalizar tudo que eu tinha programado. Tudo isso estava destinado a ser concluído em um dia apenas!
Esse foi meu primeiro erro: ser otimista demais e não entender que o tempo é algo realmente finito dentro de nossas convenções e não dá pra estendê-lo, por isso programe apenas aquilo que realmente consegue fazer.
No início pode ser um pouco difícil, pois não temos uma noção clara de quanto tempo cada tarefa ocupará, mas se tiver isso como rotina, logo logo essa matemática fica fácil.
Combinar prazos é fundamental
Imagine a seguinte situação: você está ao telefone com um cliente que precisa de determinado serviço. Por saber que este é um cliente importante e que rende sempre bons frutos você quer atendê-lo com presteza, até pra mostrar que sua empresa é ágil. Por isso você combina a entrega do serviço para aquela mesma semana.
Ao desligar o telefone percebe que vai precisar que sua equipe trabalhe duro para conseguir encaixar mais essa tarefa na grade de atividades da empresa e por não verificar sua própria agenda não se deu conta que esta é uma semana de reuniões e entregas grandes.
É assim que o empresário acaba se prejudicando. Verifique com a equipe como estão os trabalhos e combine com eles uma data segura para a entrega. Avalie sua agenda da semana, pois talvez essa entrega seja grande para uma semana igualmente tumultuada.
Aprenda a dizer a palavrinha mágica
E nesse caso aqui não é por favor, nem obrigado. A palavra mágica nesse caso é não, mesmo. Se você já sabe que não vai ter jeito, deixe de lado o receio de negar algo a alguém. Se for um cliente, ele deveria te agradecer por ser honesto e verdadeiro. Dizer que não pode atender a pessoa no prazo que ela quer não é ser mau profissional, pelo contrário.
Dizer não é difícil e dolorido apenas nas primeiras vezes, depois torna-se um hábito. Melhor negar agora, mas manter a qualidade do seu serviço e sua saúde física e mental do que aceitar um prazo não factível e ter de se acabar de trabalhar para cumpri-lo. Perceba quais são os prejuízos:
– Você esgotado
– Equipe esgotada e insatisfeita
– Queda na qualidade do serviço apresentado
Por último eu gostaria de dar uma dica que valeu muito pra mim. Há algum tempo conheci a Técnica Pomodoro que consiste basicamente em trabalhar 25 minutos e “folgar” 5 minutos. Na prática, você se empenha em fazer o seu trabalho no tempo marcado (não pode nem atender telefone, ok?) e os outros cinco minutos é o tempo exato para ir ao banheiro, checar e-mails e dar aquela espiada no Facebook.
Se você, como eu, curte aplicativos e toda essa parafernália moderna, pode aproveitar a extensão do Chrome para essa técnica. Durante o tempo de trabalho ele trava o navegador para acesso a sites que você definir como o Facebook ou Twitter. Também existem aplicativos para mobile com a Técnica Pomodoro. Minha produtividade no trabalho deu um salto depois que comecei a entender e prestar mais atenção a esses pontos.
E você? Sofre com situações como essas também? Compartilhe sua experiência comentando logo abaixo.
