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Projetos têm prazos, metas e objetivos claros. E quando estão em andamento, devem ser avaliados por indicadores. Esses servem para entender se um projeto está caminhando bem ou mal. São por essas ferramentas de controle que o gestor ou os encarregados do projeto acompanham o alcance das metas que foram definidas no planejamento. Os indicadores ajudam a perceber, de maneira rápida, como está o projeto e como ele irá evoluir, assim como prever crises e contorná-las.
O processo de controle ou monitoramento é o termômetro dos processos de planejamento e execução. Servem para verificar se as ações desenhadas no planejamento estão sendo executadas; se o resultado atingiu o que foi proposto como meta; asseguram que os objetivos sejam atingidos; e, por fim, nos dizem se será necessário modificar alguma coisa no projeto, por exemplo, as ações ou os objetivos.
Os indicadores ajudam a controlar o tempo e os custos previstos no projeto:
- Datas previstas para início e conclusão de fases;
- Datas previstas para a entrega de produtos;
- Cronograma de desembolsos previstos;
- Cronograma previsto de liberação de recursos.
Para responder algumas perguntas referentes ao nível de desempenho do projeto, as respostas podem ser obtidas pela análise de valor realizado (EVA). Do inglês, earned value analysis (EVA) que interpreta em termos financeiros o que foi realizado durante o projeto. A geração de dados sobre o desempenho do projeto e as projeções a respeito do seu término são a base da análise do valor realizado. Essa análise é feita por três indicadores: Valor Orçado ou Planejado (PV); Valor Efetivamente Entregue (EV) e Custo Real do Trabalho Realizado (AC). Por meio desses indicadores, podemos calcular os seguintes índices:
- Variação do Custo (CV) = EV – AC
Se o valor resultante dessa conta for negativo, o projeto está acima do custo. Se der positivo, o projeto está abaixo do custo.
- Variação do Cronograma (SV) = EV – PV
Se o valor resultante dessa conta for negativo, o projeto está atrasado. Se der positivo, o projeto está adiantado.
- Índice de Variação do Custo (CPI) = EV / AC
O resultado dessa conta é o que você executa para cada $1 que gasta.
- Índice de Variação do Cronograma (SPI) = EV / PV
O resultado dessa conta é a porcentagem que você está progredindo dentro do que foi planejado.
Também é possível fazer previsão com base na EVA, utilizando os seguintes indicadores: estimativa para concluir o projeto (ETC); estimativa do custo total na conclusão do projeto (EAC) e variação projetada do custo na conclusão do projeto (VAC). Usamos o indicador ETC para saber quanto em recursos financeiros faltam para terminar o projeto.
Podemos utilizar outras ferramentas de controle além da EVA, que não responde perguntas do tipo: O projeto está sendo realizado de forma integral? O projeto vai fornecer os produtos que foram planejados? Há modificações solicitadas durante o percurso? Esses produtos vão nos atender?
Por isso, algumas ferramentas são muito importantes para responder as questões acima. Conheça:
- Atualização de cronograma;
- Verificação de entregas;
- Visitas a instalações;
- Medições;
- Relatórios e análise dos mesmos;
- Acompanhamento de problemas e desvios;
- Reuniões do gerente com a equipe do projeto.
Fazer uso dos indicadores de gerenciamento de projetos permite uma gestão mais assertiva e traz resultados mais satisfatórios. Gerenciar projetos não pode ser intuitivo, por isso, é necessário que o gerente de projetos aplique o conhecimento que o ajude a crescer as chances e os resultados do projeto. Por isso, os indicadores funcionam como um raio-x de projetos e contribuem para entender como ele está em um determinado momento.
