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O gerenciamento de projetos (GP) é essencial para desenvolver o conjunto de atividades destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado exclusivo. A sua boa execução depende de planejamento e cumprimento de metas desde a etapa de idealização até sua finalização. Para isso, o PMBOK (Project Management Body of Knowledge) foi criado como forma de aperfeiçoamento e execução para esse gerenciamento – o qual é baseado em etapas e processos específicos focados no sucesso do projeto. O planejamento, desenvolvimento e acompanhamento de um projeto requer complexa a organização e conhecimento sobre custo, escopo, prazo, recursos humanos, comunicação, integração, qualidade, entre outros. Por isso, não é possível imaginar a realização de um projeto sem qualquer planejamento prévio e gerenciamento durante a execução. A adoção do gerenciamento de projetos em sua organização traz outros aspectos mais pontuais como:
- Melhoria da imagem da organização
- Padronização dos parâmetros de medição e avaliação de projetos
- Melhor fluxo da comunicação entre as equipes de projetos e os stakeholders
- Melhoria da capacidade de planejamento
- Diminuição do número de incertezas do projeto
- Melhoria da qualidade dos produtos/serviços gerados
- Maior clareza na percepção dos impactos dos projetos na organização
- Aprimoramento da Gestão do Conhecimento Organizacional em gerenciamento de projetos
O dia a dia de um Gerente de Projetos é bastante conturbado e inclui uma série de tomadas de decisões e avaliações para ter os melhores resultados. Muitas vezes, pode acontecer do gerente de projetos chegar ao final de um dia de trabalho com a sensação de que o tempo foi curto e não conseguiu concluir todas as suas tarefas. Para ajudar nesse problema, a tecnologia traz uma ferramenta imprescindível: os softwares de gerenciamento de projetos. Com todas as possibilidades fornecidas pelo programa, o gerente pode se sentir muito mais produtivo e capaz de tomar a melhor decisão.
O sucesso ou fracasso de um projeto depende da forma como ele será conduzido e ferramentas são importantes para auxiliar o gestor tanto na implementação de metodologias, quanto na execução do projeto propriamente dito.
É uma boa ideia apostar em softwares especializados para introduzir o modelo de gerenciamento de projeto em sua empresa, pois eles já irão lhe auxiliar desde o planejamento, execução até finalização dessa empreitada. O modelo oferecido pela NetProject é uma excelente opção para lhe auxiliar neste primeiro modelo de implementação e até ser usado em seus projetos futuros, pois traz ferramentas ágeis, otimizadas e orientadas pelo PMBOK.
Ferramentas de gestão de projetos, tanto online quanto em desktop (offline) tornaram-se indispensáveis para garantir os resultados positivos no desenvolvimento de um projeto, pois permitem saber quais métodos e processos de trabalhos foram utilizados e visualizar informações em tempo real ao alcance de toda a equipe envolvida. Existe um leque de alternativas de ferramentas voltadas para tipos específicos de projetos e organizações então uma boa dica é: pesquisar qual delas melhor se encaixa com sua empresa. A utilização de softwares e programas para a gestão de projeto não só facilitará a execução propriamente dita deste, mas lhe trará algumas vantagens no quesito gestão de empresa.
Com a ajuda da tecnologia é possível reunir todos os dados que são realmente indispensáveis para o gerenciamento do projeto. Assim, o gerente evita a sensação de que algum dado importante está sendo deixado fora. Um software de gerenciamento de projetos leva a um maior controle de informações, permitindo que todas as variáveis sejam levadas em conta. Conheça outras vantagens:
- Maior controle de informações
- Foco no que realmente importa no projeto
- Melhora do controle das tarefas
- Centralização das informações e processos realizados no projeto
- Eliminação dos ruídos de comunicação
- Acesso compartilhado das etapas, aumentando o nível de colaboração
- Mais facilidade para a colaboração
- Melhoria da avaliação de resultados
- Estímulo para o gerenciamento múltiplo
- O gerenciamento das equipes e atividades torna-se mais eficaz
Optar pela utilização de ferramentas no gerenciamento de projetos de sua empresa é uma excelente ideia para engajar toda a equipe e tornar a realização das atividades mais dinâmicas. Cada vez mais os softwares têm se tornado user friendly e visuais. A ferramenta escolhida deve ser adequada ao modelo escolhido para ser implementado (o PMBOK é a mais comum) e estar de acordo com as necessidades da organização, além de ser capaz de elevar a eficácia do projeto consideravelmente.
Segundo uma pesquisa realizada pelo Gartner Group em 2010 um software de gerenciamento pode reduzir custos de 2% a 5%, melhorar produtividade entre 20% e 25% e elevar de 10% a 15% a receita para projetos mais estratégicos. Parece uma boa ideia conhecer um pouco mais sobre estes softwares, não? Para que a adoção das metodologias de gerenciamento de projeto sejam realmente efetivas é necessário não só o desejo do sucesso do projeto e a adoção de ferramentas, mas também o envolvimento dos colaboradores e outros componentes do time. Tornar sua equipe parte desta empreitada é crucial para que o sucesso seja permanente e não perdure apenas no primeiro momento de aplicação.
