PMBOK 7 e os impactos para o Escritório de Projetos

Como já deve ter tomado conhecimento. A nova versão do Project Management Body of Knowledge, PMBOK, já está disponível. A publicação do Project Management Institute, PMI, já está em sua sétima versão.

Desde 1897 o PMBOK evoluiu, mas elementos fundamentais do Gerenciamento de Projetos permaneceram. Esta evolução representou muito mais que um aumento de páginas do guia, mas sim mudanças substanciais no conteúdo, que ficou realmente mais rico e com maior entrega de valor.

Como curiosidade, a sexta edição foi a primeira a incluir conteúdo ‘Ágil’ no texto, não apenas referenciado em exemplos. Outra mudança interessante foi a inclusão de tendências, práticas emergentes e considerações para ambientes ágeis e adaptativos.

Bom vamos ao que interessa, o PMBOK 7.

O que não mudou no PMBOK 7?

A publicação continua reconhecendo que o cenário do Gerenciamento de Projetos continua em evolução e adaptação. Um incentivo importante foi o avanço da indústria de softwares, principalmente no que tange a inteligência artificial, computação em nuvem e novos modelos de negócios que incentivaram bastante a inovação.

O guia também continua atento à evolução de Modelos Organizacionais que culminam na produção de novas abordagens de projetos e produtos. O foco maior é nos resultados em contraposição a apenas entregas. Resultados que podem ser obtidos por equipes em cooperação em escala global.

O que mudou no PMBOK 7?

Antes de começarmos, uma afirmação importante. Todas as versões anteriores do PMBOK eram prescritivas!! Isso é inerente aos padrões baseados em processos. O Guia PMBOK sempre te indicou o quê seu Escritório de Projetos deveria ter, mas em momento algum se apresentou como uma descrição detalhada do que vocês deveriam fazer…

A nova versão é baseada em Princípios! O que isso significa? Vamos recorrer ao próprio Guia PMBOK7, que afirma o seguinte:

As declarações de princípios capturam e resumem os objetivos geralmente aceitos para a prática do Gerenciamento de Projetos e suas funções. As declarações de princípios fornecem parâmetros amplos dentro dos quais as equipes de projeto podem trabalhar, e oferecem muitas maneiras de permanecer alinhadas com a intenção dos princípios.

PMBOK7

Esta mudança, para a visão de Princípios, permite que o PMBOK possa ser adotado de forma eficaz em qualquer cenário de entrega de valor: de preditivo a adaptável bem como todas as variações e combinações entre estes cenários.

Valor como palavra chave!

Uma outra novidade nesta versão é a inclusão de Sistemas de Gerenciamento de Projetos. Agora o próprio PMBOK trata Sistemas de Entregas de valor como estrutura principal do Guia, expandindo a entrega de valor para programas e portfólios. Em última instância, a entrega de valor dos componentes acima permite o avanço da estratégia organizacional, valor e objetivos de negócios. Interessante, não? Esta visão de cadeia de valor enfatiza que os projetos não produzem apenas saídas, mas principalmente valor. Valor este que é agregado à organização e as partes interessadas.

De Áreas de Conhecimento para Domínios de Desempenho

Primeiro, vamos entender melhor o que vem a ser um Domínio de Desempenho.

Um Domínio de Desempenho é um grupo de atividades relacionadas que são críticas para entrega eficaz dos resultados do projeto. Coletivamente os domínios de desempenho representam um sistema de gerenciamento de projetos com recursos de gerenciamento interativos, inter-relacionados e interdependentes, que funcionam em conjunto para alcançar os resultados desejados do projeto.

PMBOK7

De acordo com o PMI, as interações entre os Domínios de Desempenho disparam mudanças. Mudanças realizadas pela equipe de projeto que revisa, discute e adapta com visão do sistema em mente. Ou seja, a mudança, apesar de poder ser oriunda de apenas um Domínio de Desempenho, pode afetar todo o sistema de entrega de valor.

Muito mais que focar na produção de artefatos ou planos, o foco é a constante entrega de Valor!!!

Alinhadas ao conceito de um sistema de entrega de valor, as equipes avaliam o desempenho efetivo em cada domínio de desempenho por meio de medidas focadas em RESULTADOS, em vez da adesão aos PROCESSOS ou da PRODUÇÃO DE ARTEFATOS, PLANOS, etc.

PMBOK7

O PMBOK7 agora tem uma nova seção sobre Modelos, Métodos e Artefatos. Um agrupamento de alto nível que mantém relacionamento com ferramentas, técnicas e resultados das edições anteriores. Ainda assim, não é objetivo do Guia prescrever quando, como ou quais ferramentas devem ser utilizadas pela equipe.

Por fim, também é destacada uma nova seção que é descrita como a mudança mais radical e significativa na história do Guia PMBOK. A seção PMIStandards+ é uma plataforma digital interativa que incorpora práticas, métodos e artefatos atuais, emergentes e futuros sobre o Gerenciamento de Projetos, Portfólio e Programas. Interessante, não?

Valores, Princípios E Áreas de Desempenho

Vamos entender como estes itens estão relacionados no novo Guia PMBOK?O PMI, em seu Código de Ética e Conduta Profissional quatro valores que são identificados como os mais importantes para a comunidade de gerenciamento de projetos:

  1. Responsabilidade
  2. Respeito
  3. Equidade
  4. Honestidade

Como já reforçamos, as declarações de princípios capturam e resumem os objetivos geralmente aceitos para a prática do Gerenciamento de Projetos e suas funções.

  1. Ser um administrador diligente, respeitoso e atencioso
  2. Criar um ambiente colaborativo para a equipe de projetos
  3. Envolver-se de fato com as partes interessadas
  4. Concentrar-se no valor
  5. Reconhecer, avaliar e reagir às interações do sistema
  6. Demonstrar comportamentos de liderança
  7. Fazer a adaptação de acordo com o contexto
  8. Criar qualidade nos processos e nas entregas
  9. Navegar pela complexidade
  10. Otimizar as respostas aos riscos
  11. Adotar a capacidade de adaptação e resiliência
  12. Aceitar a mudança para alcançar o futuro estado previsto

Os princípios atuam como direcionadores dos Domínios de desempenho, abaixo listados:

  1. Partes Interessadas
  2. Equipe
  3. Abordagem de desenvolvimento e ciclo de vida
  4. Planejamento
  5. Trabalho do Projeto
  6. Entrega
  7. Medição
  8. Incerteza

E agora, como fica meu Escritório de Projetos?

Bom, você deve ter percebido que o principal impacto desta nova versão, para o Escritório de Projetos, é o foco maior no Porquê e não no Como. Independente dos processos, artefatos e métodos que decidiu implantar no seu PMO, estes devem contribuir para um sistema de entrega de valor.

A nova versão do Guia PMBOK reforça a importância da prática do Tailoring. Seu PMO não deve simplesmente copiar metodologias, práticas e ferrametnas de outro PMO, mas sim ajustá-lo ao contexto.

Tailoring envolve a adaptação considerada para a abordagem, governança e os processos para torná-los mais adequados a determinado ambiente e ao projeto a realizar. Envolve a análise, o desenho e a modificação deliberada dos elementos pessoais, os processos aplicados e as ferramentas usadas.

PMBOK7

Interessante, não? O processo de Tailoring, segundo o PMI, envolve quatro etapas:

  • Selecionar a abordagem inicial
  • Realizar o Tailoring da Organização
  • Realizar o Tailoring do Projeto
  • Implementar melhoraias contínuas

Nos últimos anos acompanhamos casos de sucesso na implantação de Escritórios de Projetos, mas também tivemos casos de fracasso que sempre utilizamos como Lições Aprendidas na estruturação do PMO. Grande parte destas lições estão relacionadas a falhas no processo de Tailoring. Uma pequena lista de Fatores Críticos de Sucesso, não exaustiva:

  1. Obtenha apoio da alta administração
  2. Certifique-se que a Cultura Organizacional permita a adoção de práticas de Gerenciamento de Projetos.
  3. Certifique-se que a Organização atribui valor ao Gerenciamento de Projetos
  4. Utilize Guias de Boas Práticas realmente como Guias, não como sua Metodologia de Gestão de Projetos
  5. Elabore sua própria Metodologia de Gestão de Projetos
  6. Proceda com a capacitação de todos os envolvidos em Gestão de Projetos
  7. Elabore um Plano de repasse de conhecimentos para que o conhecimento não fique na mão de poucos salvadores da pátria.
  8. Escolha bem uma solução PPM, que permita um acompanhamento dos Projetos, Programas e Portfólio.
  9. Comemore e divulgue as conquistas do PMO
  10. Elabore um plano para a evolução da Metodologia.

Resumindo, entendemos que seu Escritório de Projetos não deveria ser afetado pelas mudanças propostas pelo Guia PMBOK7. Caso entenda de forma diferente, julgamos que vale a pena revisar os pilares da implantação do PMO.

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Sobre Hayala Curto

Sobre o Colunista: Hayala Curto, CEO da NetProject. Mestre em Informática e graduado em Ciência da Computação pela PUC-MG. MBA em Gerência de Projetos e MBA em Gestão Empresarial pela FGV.
Tem mais de 20 anos de experiência profissional, coordenando projetos de TI e implantando Escritórios de Projetos em clientes de diversos portes e segmentos. Participou da abertura de 3 empresas. A primeira faliu, a segunda foi vendida e atualmente trabalha como CEO na terceira.
É certificado PMP desde 2005, PMI-SP e PMI-RMP, pelo PMI. Também é certificado IPMA-C, Prince2 e CSM. Apaixonado por Gerenciamento de Projetos, atua como docente na área, em cursos de pós-graduação/MBA, desde 2009.

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