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Gerenciar projetos é um desafio constante para profissionais e também para empresas. Isso acontece por diversos motivos, entre eles as incertezas e as mudanças (muitas delas, naturais) que frequentemente acontecem ao longo do processo. Por oferecer flexibilidade e diminuir a burocracia, metodologias ágeis de gerenciamento ganham cada vez mais espaço dentro das corporações. Esse tipo de processo tem mostrado resultados positivos e apresenta uma alternativa interessante para os trabalhos desenvolvidos por elas.
O projeto precisa, antes de tudo, estar bem estruturado e com as metas pré-estabelecidas. Geralmente, são cinco os grupos de processos utilizados no desenvolvimento de um trabalho desse tipo: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. Obviamente nem todos os projetos seguirão à risca esses estágios, já que cada um possui sua especificidade.
Quando uma empresa opta por trabalhar com metodologias ágeis na hora de gerenciar projetos, seus objetivos variam, mas, geralmente, centram-se em fazer com que toda a equipe saiba quais serão as próximas atividades a serem cumpridas por cada um dos seus membros, e o tempo que eles terão para realizá-las. Essa integração mostra-se fundamental na execução satisfatória das suas estratégias.
Dentre os diversos pontos que fazem com que um projeto seja bem gerenciado e desenvolvido, destaca-se a organização. Essa é uma questão fundamental para que o passo a passo do gerenciamento seja respeitado e as metas sejam alcançadas dentro do prazo e de maneira satisfatória. Por isso, fazer uma programação baseada em metas e objetivos pré-estabelecidos é fundamental. Essa organização deve estar presente tanto no projeto, quanto na equipe que está trabalhando nele e, claro, na pessoa que gerencia a ação, o Gerente de Projetos.
E quando se fala em organizar, uma das ferramentas disponíveis para auxiliar as corporações é o quadro Kanban – objeto do meu texto anterior. O quadro, que permite acompanhar cada passo do projeto, tem sido utilizado por muitas empresas em sistemas online. A opção pela versão eletrônica é explicada em grande parte das vezes pela praticidade, uma vez que, desta forma, evitam-se situações como a perda ou a desorganização dos papéis, que poderiam atrapalhar o bom andamento dos trabalhos. Alguns softwares já trazem em sua estrutura um Kanban, permitindo assim que todos os processos sejam controlados de maneira mais organizada eletronicamente. Assim, a ferramenta, que já apresentava bons resultados, fica ainda mais efetiva.
O Kanban é também conhecido como sistema puxado, já que ele relaciona a capacidade ao número de cartões colocados em circulação, através de um mecanismo de sinalização – na maioria dos casos, o quadro é sinalizado por cores. Assim, cada novo trabalho só pode ser iniciado quando um cartão estiver disponível.
Para tornar mais fácil a sua compreensão sobre como utilizar o Kanban, confira dez dicas sobre essa invenção japonesa que tem ajudado muita gente na hora de gerenciar projetos:
1) Apresente os conceitos desse método para a equipe. A partir do momento em que os profissionais começam a conhecê-los e assimilá-los, o projeto ganha em agilidade e organização.
2) Identifique os estágios de trabalho e a participação de cada membro da equipe no processo. Isso é fundamental para que os prazos sejam respeitados.
3) Estabeleça as classes de trabalho. Dessa forma, o trabalho fica melhor dividido em categorias e, consequentemente, o quadro fica mais organizado.
4) Defina o limite de tempo em que os cartões podem ficar fixados no quadro em cada estágio.
5) Estabeleça prioridades. Essa é uma das partes mais importantes de um trabalho organizado através de um quadro Kanban. Aquilo que precisa ser feito primeiro deve ser colocado no topo do quadro, e a sequência deve obedecer a uma ordem de prioridades.
6) Treine a equipe de modo que ela se mantenha sempre atenta aos prazos estabelecidos, a possíveis mudanças e/ou novos cartões que se fizerem necessários durante o processo.
7) Utilize o sistema de work in progress, que mostra o que está sendo feito e em que parte o trabalho se encontra.
8) Simule riscos. Assim você estará preparado e poderá até evitar a ocorrência de alguns problemas.
9) Acompanhe constantemente as atividades. Faça uma previsão do trabalho que precisa ser feito e mensure aquele que já foi feito até o instante.
10) Adapte-se. Estar aberto a mudanças fará você e sua equipe estarem aptos a enxergar, durante o processo, oportunidades que contribuirão para a melhora do projeto.
E você, é adepto do método Kanban? Divida com a gente a sua experiência!
