Novas Funcionalidades do NetProject com apoio de Inteligência Artificial

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O NetProject é um software de gestão de projetos e portfólio (PPM) com mais de dez anos de mercado, que está adicionando funcionalidades de inteligência artificial em sua nova versão. Espera-se que as novas funções permitam que o gerente foque seu precioso tempo em gestão, diminuindo ações repetitivas e que pouco agregam ao projeto. As funções são:

• Parser de documentos da biblioteca do projeto
• Autocomplete de campos dos formulários do projeto
• Preenchimento automático de formulários de projeto
• Lançamento inteligente de N riscos, ocorrências e partes interessadas
• Criação de cronograma de projeto
• Criação de ata de projeto

Essas novas funcionalidades de inteligência artificial no NetProject prometem tornar a gestão de projetos mais eficiente e menos propensa a erros manuais. Aqui está uma breve descrição de cada uma:

1. Parser de Documentos da Biblioteca do Projeto: Essa funcionalidade pode ser usada para analisar e extrair informações importantes de documentos armazenados na biblioteca do projeto. Isso pode incluir a identificação de pontos chave, resumos automáticos e categorização de conteúdo. Qualquer documento enviado para a biblioteca do projeto pode então servir de contexto para as demais funções de IA abaixo descritas.
2. Autocomplete de Campos dos Formulários do Projeto: Utilizando algoritmos de previsão, esta função sugere automaticamente os valores mais prováveis para campos em formulários do projeto, com base em dados históricos, padrões identificados e documentos carregados na Biblioteca do Projeto.
3. Preenchimento Automático de Formulários de Projeto: Similar ao autocomplete, mas mais abrangente, esta função pode preencher automaticamente formulários inteiros com informações relevantes, economizando tempo e garantindo consistência nos dados. Imagine preencher todo um Termo de Abertura do Projeto, uma Declaração de Escopo, um Plano de Riscos ou qualquer outro formulário de projeto com apenas um clique.
4. Lançamento Inteligente de N Riscos, Ocorrências e Partes Interessadas: Com base em análises preditivas e dados anteriores de arquivos carregados na Biblioteca do Projeto, esta funcionalidade pode identificar e registrar proativamente riscos potenciais, ocorrências e partes interessadas que podem impactar o projeto. Você pode solicitar o lançamento inteligente várias vezes durante o projeto, mantendo a coerência e validação dos dados anteriores cadastrados.
5. Criação de Cronograma de Projeto: Utilizando algoritmos de planejamento e otimização, o software pode gerar cronogramas de projeto realistas e ajustáveis, considerando dependências, recursos disponíveis e prazos.
6. Criação de Ata de Projeto: Automatiza a geração de atas de reuniões de projeto, capturando e organizando os pontos discutidos, decisões tomadas e próximas ações, baseando-se em anotações ou gravações de áudio da reunião. Você poderá registrar uma Ata de Reunião apenas com um arquivo de áudio! As ações citadas no áudio, como encerrar uma determinada atividade ou registrar uma ocorrência são apresentadas e você pode escolher executá-las diretamente no projeto.

Essas funcionalidades podem transformar significativamente a maneira como os gestores de projetos conduzem suas tarefas diárias, aumentando a produtividade e a precisão.

Exemplo de Uso: Parser de Documentos da Biblioteca do Projeto

Cenário

Imagine que você é o gerente de um projeto de desenvolvimento de software para um cliente importante. Sua equipe tem uma biblioteca de documentos do projeto que inclui especificações técnicas, atas de reuniões, contratos, e-mails, relatórios de progresso, entre outros.

Como o Parser de Documentos Funciona

1. Upload de Documentos: Sua equipe faz o upload de novos documentos para a biblioteca do projeto, como uma nova especificação técnica e a ata de uma reunião recente com o cliente.
2. Análise e Extração: O parser de documentos entra em ação automaticamente, analisando o conteúdo dos documentos recém-adicionados. Ele identifica e extrai pontos chave, como requisitos importantes do novo documento de especificação e decisões cruciais da ata da reunião.
3. Resumos Automáticos: A funcionalidade gera resumos automáticos para cada documento, destacando os principais tópicos e decisões. Por exemplo, para a ata da reunião, o resumo pode incluir tópicos como “Discussão sobre novas funcionalidades”, “Decisões sobre prazos” e “Atribuições de tarefas”.
4. Categorização de Conteúdo: O parser categoriza o conteúdo dos documentos, organizando-os em temas ou seções relevantes, como “Requisitos Funcionais”, “Prazos e Cronogramas”, “Responsabilidades da Equipe”, etc.
5. Integração com Outras Funções de IA: As informações extraídas e categorizadas pelo parser são então utilizadas como contexto para outras funções de IA do NetProject. Por exemplo:

• Autocomplete de Campos: Ao preencher um formulário de novo requisito no projeto, o sistema sugere automaticamente detalhes com base nas especificações técnicas analisadas.
• Preenchimento Automático de Formulários: Quando criando um novo formulário de risco, o sistema preenche automaticamente os campos relacionados aos riscos identificados na ata da reunião.
• Lançamento Inteligente de Riscos: O sistema identifica novos riscos mencionados nos documentos e os adiciona automaticamente ao registro de riscos do projeto.
• Criação de Cronograma de Projeto: As datas e prazos discutidos na reunião são automaticamente incorporados ao cronograma do projeto.
• Criação de Ata de Projeto: O sistema utiliza as decisões e pontos chave extraídos para criar uma nova ata, facilitando o acompanhamento e a comunicação com a equipe.

Benefícios

• Eficiência: Reduz o tempo gasto na leitura e análise manual de documentos.
• Consistência: Garante que todas as informações relevantes sejam consideradas e utilizadas em todo o projeto.
• Foco na Gestão: Permite que o gerente de projeto se concentre em atividades estratégicas e de alto valor, em vez de tarefas repetitivas e administrativas.

Exemplo Prático

Você faz o upload da especificação técnica atualizada para a biblioteca. O parser de documentos analisa o documento e identifica um novo requisito crítico: “Implementar autenticação de dois fatores para login de usuários”. Esse requisito é automaticamente sugerido quando você ou um membro da equipe começa a preencher o formulário de novos requisitos no sistema, economizando tempo e garantindo que nada seja esquecido.

Exemplo de Uso: Preenchimento Automático de Formulários de Projeto

Cenário

Você é o gerente de um projeto de implementação de um novo sistema de gestão de clientes (CRM) para uma empresa de médio porte. O projeto está em sua fase inicial e você precisa criar diversos documentos essenciais, como o Termo de Abertura do Projeto, a Declaração de Escopo e o Plano de Riscos.

Como Funciona o Preenchimento Automático de Formulários

1. Configuração Inicial: Sua equipe já alimentou o NetProject com informações do projeto, como objetivos, requisitos iniciais, restrições, e a análise de stakeholders.
2. Início do Formulário: Você abre um novo formulário no NetProject para criar o Termo de Abertura do Projeto.
3. Preenchimento Automático: Com um clique, você aciona a funcionalidade de preenchimento automático. O sistema usa as informações previamente inseridas e analisadas (como documentos, reuniões e dados históricos) para preencher o formulário completo.
4. Revisão e Ajustes: Você revisa o documento preenchido, fazendo apenas pequenos ajustes ou adições necessárias, em vez de preencher tudo do zero.

Exemplo Prático

Termo de Abertura do Projeto

1. Objetivo do Projeto: Preenchido automaticamente com “Implementar um novo sistema de gestão de clientes para melhorar o atendimento ao cliente e otimizar os processos de vendas e marketing.”
2. Justificativa do Projeto: Preenchido automaticamente com “A empresa está enfrentando dificuldades com o sistema atual, que é lento e pouco intuitivo. A implementação de um novo sistema permitirá um atendimento mais rápido e eficaz.”
3. Descrição do Projeto: Preenchido automaticamente com detalhes sobre o que será implementado, incluindo módulos específicos do CRM, integração com sistemas existentes e treinamento de usuários.
4. Restrições e Assunções: Preenchido automaticamente com restrições como “Orçamento limitado a $500,000” e “Tempo de implementação de seis meses”, além de assunções como “Recursos humanos e técnicos disponíveis conforme planejado.”

Declaração de Escopo

1. Objetivos Específicos: Preenchido automaticamente com objetivos detalhados, como “Implementar o módulo de gestão de vendas até o final do primeiro trimestre” e “Treinar a equipe de vendas em abril”.
2. Entregáveis Principais: Preenchido automaticamente com “Novo sistema CRM configurado e em funcionamento”, “Manual de usuário”, “Treinamento concluído”, etc.
3. Critérios de Aceitação: Preenchido automaticamente com “Sistema funcionando sem erros críticos”, “Usuários treinados e capacitados a usar o sistema eficientemente”.

Plano de Riscos

1. Identificação de Riscos: Preenchido automaticamente com riscos como “Atraso na entrega do software pelo fornecedor”, “Resistência dos usuários à mudança”, “Problemas de integração com sistemas existentes”.
2. Análise Qualitativa de Riscos: Preenchido automaticamente com a probabilidade e impacto dos riscos identificados.
3. Planos de Mitigação: Preenchido automaticamente com planos como “Estabelecer cronograma rigoroso com o fornecedor”, “Realizar workshops de engajamento com os usuários”, “Teste de integração antes da implementação final”.

Benefícios

• Economia de Tempo: O preenchimento automático reduz drasticamente o tempo necessário para criar documentos essenciais do projeto.
• Consistência: Garante que todas as informações importantes e relevantes sejam incluídas, evitando omissões e inconsistências.
• Foco na Gestão: Permite que o gerente de projeto e a equipe se concentrem em decisões estratégicas e na execução do projeto, em vez de tarefas administrativas repetitivas.

Resultado

Com o preenchimento automático, você consegue gerar documentos essenciais do projeto com precisão e eficiência, garantindo que o projeto tenha um início bem documentado e alinhado com os objetivos e restrições estabelecidos. Isso facilita o acompanhamento e a comunicação com a equipe e stakeholders, aumentando as chances de sucesso do projeto.

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