Métricas de Avaliação do Avanço de Cronograma em Projetos

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Meu projeto está 70% concluído, estou indo bem!!! Será mesmo?

Medir o avanço de cronogramas de projeto é fundamental para garantir o cumprimento dos prazos, a alocação eficiente de recursos e o alcance dos objetivos definidos. Essa prática permite aos gerentes de projeto identificar rapidamente quaisquer desvios em relação ao plano original, tomar decisões corretivas oportunas e comunicar o progresso de forma clara e transparente aos stakeholders.

Mesmo identificando que seu projeto está 70% concluído ainda não é possível definir que está no caminho certo. A medida de conclusão em si depende de fatores importantes que devem ser pensados com cuidado pela equipe de gestão do projeto e preferencialmente com apoio do Escritório de Projetos da organização.

Bom, se o que você precisa é apenas como utilizar uma fórmula genérica de medição do percentual previsto no Microsoft Project, pode “pular” para o final do artigo.

Mas será que você está medindo corretamente o avanço do Cronograma de seu Projeto?

Vamos a partir de agora ajudá-lo a definir uma série de passos importantes para uma efetiva avaliação do avanço de cronogramas de projeto.

Antes dos passos, alguns conceitos importantes:

Pacote de Trabalho: Um pacote de trabalho em um cronograma de projetos é a menor unidade de trabalho que pode ser planejada e gerenciada de forma independente dentro da Estrutura Analítica do Projeto (EAP). EAP? Isso mesmo. Lembre-se que o cronograma é derivado de sua EAP. O Pacote de trabalho então representa um conjunto de atividades relacionadas que, juntas, produzem uma entrega específica ou um resultado tangível para o projeto. Entenda o pacote de trabalho como o “penúltimo” nível em um cronograma, sendo os últimos níveis referentes então as tarefas do projeto.

Duração de uma tarefa: Refere-se ao tempo total necessário para completar a tarefa do início ao fim, considerando o calendário de trabalho aplicável. A duração é geralmente medida em unidades de tempo, como horas, dias ou semanas, e não leva em conta a quantidade de esforço ou o número de recursos envolvidos na execução da tarefa. A duração é então o intervalo compreendido entre o início e o fim de uma tarefa.

Trabalho de uma tarefa: Refere-se ao esforço total necessário para completar a tarefa, geralmente expresso em horas de trabalho ou unidades de tempo alocadas por recurso. O trabalho leva em consideração a quantidade de recursos (como pessoas ou máquinas) que serão utilizados e a intensidade com que esses recursos estarão empenhados na tarefa. Diferente da duração, o trabalho é uma medida da quantidade de esforço necessário.

Peso de uma tarefa: Refere-se ao grau de importância de uma tarefa em relação às demais tarefas em um cronograma. O peso pode ser expresso, por exemplo, como um número de 1 a 100, sendo 100 o peso máximo das tarefas de um cronograma. A inclusão de um peso por tarefa e o acompanhamento de seu avanço pode trazer uma nova perspectiva de acompanhamento do andamento do projeto que não leve a duração ou o trabalho do projeto em consideração.

Passo 1 – Validar a Estrutura do Cronograma

Validar a estrutura de um cronograma de projetos é fundamental para garantir o sucesso na execução e entrega dos objetivos planejados.

O escopo de seu projeto está totalmente contemplado no Cronograma?

Essa validação envolve identificar corretamente todas as tarefas necessárias para cumprir cada entrega do projeto, assegurando que não haja lacunas ou atividades desnecessárias que possam comprometer o andamento do trabalho.

Além disso, é crucial definir bem os pacotes de trabalho, que são agrupamentos de tarefas relacionadas e que podem ser validados como entregas específicas. A correta definição desses pacotes permite uma melhor gestão dos recursos, facilita o acompanhamento do progresso e proporciona uma visão clara sobre o que já foi concluído e o que ainda precisa ser feito, contribuindo para o cumprimento dos prazos e para a satisfação dos stakeholders envolvidos.

Passo 2 – Definir qual será a estratégia para medição de avanço individual das tarefas

Vamos pensar no menor nível inicial para o acompanhamento do cronograma, o avanço de tarefas! Temos algumas estratégias interessantes a considerar como definir o percentual de avanço neste nível, a considerar:

1. Percentual amplo aberto: Aqui, cada usuário pode definir o percentual de uma tarefa livremente, sempre considerando o percentual “0” como não iniciado e “100” como concluída. Qualquer número entre estes indica tarefa em execução. Perceba que números intermediários podem ser definidos de acordo com uma medição que deve ser acordada por todos os envolvidos no projeto. Por exemplo, se tenho uma tarefa que contempla a pintura de 4 paredes de mesmo tamanho e já realizei a pintura de 1 das 4 paredes, teria então 25% da tarefa concluída. Bom, pode não ser tão simples assim em determinados tipos de tarefa
2. Percentual 0/50/100: Nesta estratégia, uma tarefa que não tenha sido ainda iniciada recebe percentual “0”, uma tarefa que já tenha sido iniciada “50” e uma tarefa concluída “100”.
3. Percentual 0/20/50/90/100: Diferentemente da estratégia acima, nessa temos um percentual de “20” indicando que a tarefa foi iniciada, mas ainda está em estágios iniciais de conclusão. O de “50” indica avanços consideráveis e o “90” indica pouco esforço para se efetivamente concluir a tarefa.
4. Percentual 0/100: Nesta estratégia apenas são considerados os estados de tarefa não iniciada ou tarefa concluída.

Passo 3 – Definir qual será a estratégia para consolidação dos percentuais em pacotes de trabalho e níveis superiores

Finalizada a etapa de medição do percentual de cada tarefa de forma individual, realizada no passo anterior, podemos então começar a avaliar como lidar com a consolidação nos níveis intermediários da EAP, começando pelos pacotes de trabalho. Destacamos aqui três possibilidades:

1. Consolidação por Duração: O percentual do pacote de trabalho será definido de acordo com a média ponderada dos percentuais das tarefas, sendo a ponderação realizada de acordo com a duração de cada tarefa. Considere a duração com o intervalo entre o início e o fim da tarefa, que pode ser dado como dias ou horas, por exemplo.
2. Consolidação por Trabalho: O percentual do pacote de trabalho será definido de acordo com a média ponderada dos percentuais das tarefas, sendo a ponderação realizada de acordo com o trabalho de cada tarefa. Considere o trabalho total como a soma do esforço empenhado por cada recurso na execução da tarefa. Uma tarefa de uma semana de duração pode ter trabalho total de 80 horas, caso dois recursos de 40 horas de trabalho cada sejam alocados na tarefa.
3. Consolidação por Peso: Nesta estratégia, o gerente de projetos é convidado a definir um peso para cada tarefa, que pode ser diferente da duração ou trabalho informados no cronograma. O percentual do pacote de trabalho será definido de acordo com a média ponderada dos percentuais das tarefas, sendo a ponderação realizada de acordo com o peso de cada tarefa. Considere o peso como um atributo da tarefa informado pelo gerente ou pela equipe de projeto.

Vamos a um exemplo interessante? imagine que a Tarefa 1, abaixo, esteja com 50% de percentual, como seria a consolidação para o PACOTE A?

Passo 4 – Definir o cálculo do % previsto até o momento

No passos anteriores consideramos a medição do percentual de avanço realizado do crongrama! Para trazer esta nova métrica, o percentual previsto, são necessários dois cuidados importantes:

Vou comparar o realizado com o quê?

Um projeto pode passar por replanejamentos e mudanças de escopo que afetam seu cronograma dado como original. Podemos comparar o cronograma com esse cronograma dado como inicial (ou o cronograma da linha de base principal), com o cronograma replanejado atual (ou a última versão do cronograma do projeto), ou com qualquer versão temporária entre estes dois pontos no horizonte de planejamento/replanejamento.

As possibilidades então:

1. Comparar o avanço atual com o percentual previsto da Linha de Base do Projeto
2. Comparar o avanço atual com o percentual previsto do Cronograma Atual do Projeto
3. Comparar o avanço atual com o percentual de uma Linha de Base intermediária

O percentual previsto será calculado como?

Assim como o percentual de avanço ou real do projeto pode ser dado por duração, trabalho ou peso, o mesmo ocorre com o percentual previsto! Cuidado para não comparar maçãs com bananas! Ou seja, cuidado para não mensurar o avanço real de acordo com a duração e o avanço previsto de acordo com o trabalho, diferenças podem acontecer.

Qual a fórmula do Percentual Previsto no MS Project?

Para calcular a porcentagem prevista de uma tarefa, é necessário comparar uma data específica (utilizaremos o campo “Data de Status”) com a data de término acordada da tarefa, que chamaremos de linha de base de término.

Registro da Linha de Base

O Microsoft Project oferece, de forma nativa, um recurso para salvar linhas de base das tarefas. No total, é possível salvar até 11 linhas de base de um projeto. Para salvar uma linha de base, vá até a guia “Projeto” e clique em “Definir Linha de Base”.

Registro do Percentual Previsto

Primeiramente, após salvar a linha de base do projeto, o próximo passo é criar o campo que calculará o percentual previsto da tarefa e/ou do projeto, inclua essa fórmula no campo

CInt(IIf([Duração Planejada Total] = 0; IIf([Término da Linha de Base] <= [Data de Status]; 100; 0); Format(([Duração Planejada] / [Duração Planejada Total]) * 100; “0”)))

A fórmula que utilizaremos leva em consideração que o Microsoft Project trabalha com a duração em horas de trabalho, por isso precisamos considerar a duração da tarefa para calcular a porcentagem prevista.

Antes de criar o campo com a fórmula principal, é necessário criar dois campos auxiliares: “Duração Planejada Total” e “Duração Planejada”. A seguir, apresentamos as fórmulas para esses dois campos.

Registro da Duração Planejada

IIf([Início da linha] > [Data de Status]; 0; IIf([Término da Linha de Base] < [Data de Status]; ProjDurValue([Duração linha de base]); ProjDateDiff([Início da linha]; [Data de Status])))

Duração Planejada Total

ProjDurValue([Duração linha de base])

Conforme mencionado anteriormente, utilizaremos o campo “Data de Status” para calcular a porcentagem prevista. Isso nos permite simular cenários futuros e determinar qual será a porcentagem prevista da tarefa em uma data específica. Para definir a data de status, vá até a guia “Projeto”, clique em “Data do Status” e escolha a data desejada.

Agora é só incluir os campos customizados em sua visualização de tarefas!