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Expressão presente em grande parte dos Escritórios de Projetos modernos, a Metodologia Híbrida é uma proposta que visa extrair o que há de melhor nas principais escolas de Gerenciamento de Projetos. Esta abordagem passa pelo pressuposto da combinação de ferramentas e práticas disponíveis após análise do cenário atual dos tipos de projetos executados pela organização.
Passo 1: Avaliar a cultura da organização
Toda organização carrega uma cultura própria, definida pelo conjunto de hábitos e crenças firmados por meio de normas, valores, expectativas e atitudes compartilhados por todos os integrantes de uma empresa. Perguntas importantes neste momento:
- Como o assunto Gerenciamento de Projetos é trabalhado na empresa?
- Como as equipes, responsáveis por novos produtos ou serviços da empresa são organizadas?
- Existe um processo formal para abertura de projetos?
- Existe um processo formal para planejamento de projetos?
- Os membros da equipe de projetos possuem liberdade para sugerir novas abordagens e técnicas para execução de suas tarefas?
- Existe um processo periódico para reportar a situação atual dos projetos em andamento, pelos membros da equipe?
- Existe um processo periódico para reportar a situação atual do portfólio de projetos junto a alta administração?
Passo 2: Avaliar a natureza dos projetos da organização
Avaliar a natureza dos projetos da organização é outro ponto importante para apoiar o desenho da Metodologia Híbrida. Para projetos com poucas mudanças de escopo, indica-se adotar práticas preditivas, utilizando o conceito de planejamento em ondas sucessivas. Para projetos com muitas mudanças de escopo, indica-se adotar práticas ágeis, lançando mão de práticas Scrum e organizando as Sprints do projeto. Perguntas importantes:
- Conseguimos ter uma previsibilidade sobre o escopo do projeto?
- Projetos podem ter mudanças frequentes durante sua execução?
- Projetos envolvem muita tecnologia ou práticas e processos já consolidados?
- Nossos projetos envolvem Pesquisa e Desenvolvimento?
- Equipes de projeto trabalham no mesmo local ou estão espalhadas geograficamente?
- Membros da equipe são familiarizados com ferramentas digitais?
- Temos uma base de conhecimento sobre riscos de projetos passados?
- Temos uma base de conhecimento sobre lições aprendidas de projetos passados?
Passo 3: Definir com quantas abordagens trabalhar.
Com base nas respostas do passo anterior, podemos definir grupos de projetos por natureza. É comum, em uma mesma organização, a presença de projetos de natureza distinta, com custos, retorno, complexidade, riscos totalmente diferentes. Assim, não faz sentido adotar uma única abordagem na Metodologia Híbrida. Por exemplo, podemos definir quatro exemplos de abordagens:
- Híbrido 1 : Para projetos com pouca previsibilidade de escopo, mudanças constantes e que permita um acompanhamento por Sprints.
- Híbrido 2: Para projetos com boa reversibilidade de escopo, poucas mudanças e que permita um desdobramento das entregas em componentes menores.
Passo 4: Definir entregas de gestão para cada etapa do ciclo de vida do projeto.
Para cada uma das abordagens acima, podemos definir um conjunto de entregas organizadas, que representarão o resultado do trabalho de gestão aplicado.
Híbrido 1
- Iniciação: Termo de Abertura do Projeto, Identificação de Stakeholders
- Planejamento: Lista de Histórias, Plano de Sprints
- Execução: Quadro Kanban
- Monitoramento e Controle: Relatório de Status, Atas de Reuniões das cerimônias dos Sprints.
- Encerramento: Termo de Enceramento de Projetos
Híbrido 2
- Iniciação: Termo de Abertura do Projeto, Identificação e Priorização de Stakeholders.
- Planejamento: Lista de Requisitos, Estrutura Analítica do Projeto, Cronograma
- Execução: Painel de Controle do Usuário, Quadro Kanban, Registro de Ocorrências.
- Monitoramento e Controle: Painel de Controle do Projeto, Relatório de Status, Atas de Reunião de acompanhamento
- Encerramento: Registro de Lições Aprendidas, Termo de Enceramento de Projetos
Passo 5: Testar as abordagens propostas e documentar o processo de forma gradativa.
Hora de colocar a mão na massa! Testar as abordagens em projetos piloto e proceder com os ajustes necessários, refinando sua Metodologia Híbrida.
Um ponto interessante. Ao documentar as abordagens você pode também acompanhar a realização das entregas de gestão previstas! Veja como fazemos isso com o NetProject:
Para cada etapa de gestão, conferimos automaticamente se as devidas entregas foram realizadas. No exemplo acima, todas as entregas da Iniciação foram realizadas (e confirmadas/validadas pelo NetProject)
Atribuímos um peso a cada entrega, assim, podemos medir o avanço percentual da documentação de cada etapa e do projeto como um todo.
Ah, citamos dois exemplos de Metodologias Híbridas, que podem ser aplicados de acordo com uma priorização prévia do projeto. Na tela abaixo, fazemos esta priorização de acordo com critérios definidos pelo Escritório de Projetos. O Gerente de Projetos, então deve seguir a Metodologia aplicada, culminando com uma outra organização de entregas.
E você, está adotando Metodologias Híbridas em seus projetos? Conte pra gente. Acompanhe nossos próximos artigos.
