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A todo momento precisamos criar formas de tornar o trabalho nas organizações mais assertivo e otimizado. Por isso, as técnicas de gestão de projetos passam por constante reformulação e evolução.
Uma metodologia muito utilizada e efetiva no mercado, atualmente, é o Kanban. Ela foi criada pela Toyota e está costurada ao conceito de entrega Just in time – um sistema de produção que determina que nada deve ser produzido, transportado ou comprado antes da hora certa – ou seja, objetiva o controle que garanta a sintonia entre o estoque e o setor de produção.
O modelo operacional dessa metodologia oferece otimização por conta da gestão visual, agilidade, flexibilidade e baixo custo. Alguns benefícios são:
1) Formato visual para acompanhar as tarefas de forma categorizada (a fazer, fazendo, feito, com problemas);
2) Implementação de um sistema que permite os responsáveis pela execução controle o andamento de suas tarefas;
3) Gestão à vista, que auxilia a equipe a determinar problemas no projeto rapidamente.
Cuidado para não errar
O método Kanban é muito útil para as empresas se organizarem e maximizarem os lucros. No entanto, a falta de conhecimentos técnicos aprofundados sobre ela, pode acarretar alguns erros e comprometer todo o processo. Conheça os principais enganos:
Excesso de informação no quadro
O quadro é a base da metodologia e um instrumento muito útil para organização das tarefas. Porém, não é necessário colocar TUDO nele. Ali consta somente uma síntese do que está sendo feito. Os desdobramentos devem ficam em outro documento. O quadro precisa ser algo de fácil atualização e não pode ser deixado de lado. Além disso, é essencial saber estabelecer prioridades! Aquilo que precisa ser feito primeiro deve ser colocado no topo do quadro, e a sequência deve obedecer a uma ordem de prioridades.
Muitas metas com o mesmo prazo
Isso gera confusão entre a equipe e os clientes: muitos entregas, muitas informações, etc. O ideal é fazer o trabalho gradativamente: terminar uma meta, apresentá-la e só então começar a atividade seguinte. Trabalhar com vários objetivos somente vai atrasar a entrega final do projeto. Também é importante estabelecer as classes de trabalho: dessa forma, as tarefas ficam melhor divididas em categorias e, consequentemente, o quadro fica mais organizado.
Ser inflexível
Não adianta querer seguir o projeto na marra. As coisas podem mudar, não é verdade? Algum momento as prioridades podem alterar-se. Não há mal nenhum nisso. O que precisa ter em mente é que o projeto necessita estar de acordo com a realidade do que está sendo executado. Ser inflexível pode trazer problemas sérios antes de terminar o projeto. Houve um imprevisto? Monitore esse tipo de tarefa para que sua execução aconteça de forma satisfatória e realoque as atividades de acordo com a sua prioridade.
Por fim, cabe ressaltar que é muito importante treinar a sua equipe de modo que ela se mantenha sempre atenta aos prazos, as mudanças e os novos cartões que se fizerem necessários durante o processo.
Última dica! Não utilize o quadro Kanban como única ferramenta para reportar e acompanhar tarefas: isso pode simplificar o Gerenciamento de Projetos. Portanto, use o quadro em conjunto com a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), o Cronograma e o Canvas do Projeto. Por fim, avalie a adoção de um software que permita esta integração.
Ainda assim, o Quadro Kanban é uma ferramenta muito útil para adaptar as tarefas de acordo com a sua prioridade e permitir que sejam realizadas de forma disciplinar e transparente pela equipe.
