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Aqui na NetProject escutamos esta pergunta com certa frequência nas reuniões de apresentação de nosso software de Gestão de Projetos e Portfólio, o PPM NetProject. Vamos trazer dois cenários empresariais enfrentados por empresas que realizaram esse quesitonamento, claro, mantendo os devidos sigilos decorrentes do processo comercial.
Primeiro, o que é um ERP?
Um software ERP (Enterprise Resource Planning) é uma aplicação que integra e automatiza processos empresariais e funções departamentais em um único sistema. Esses sistemas são projetados para serem usados por organizações de médio a grande porte, permitindo a gestão e a tomada de decisões mais eficientes ao fornecer uma visão holística das operações.
Principais Características de um Software ERP:
- Integração de Processos: O ERP integra diferentes áreas, como contabilidade, recursos humanos, gestão de estoque, produção, vendas, entre outras, em um único sistema.
- Base de Dados Centralizada: Todos os dados são armazenados em um banco de dados central, permitindo acesso e atualização em tempo real, além de garantir consistência e precisão.
- Automatização de Processos: Permite automatizar tarefas repetitivas, agilizando operações e reduzindo erros manuais.
- Relatórios e Análises: Oferece recursos para geração de relatórios, análises e insights sobre o desempenho da empresa.
- Fluxo de Trabalho Integrado: Facilita a coordenação de atividades entre diferentes departamentos, melhorando a eficiência e a comunicação.
- Padronização de Processos: Ajuda a estabelecer práticas e processos consistentes em toda a organização.
O que é PPM?
PPM é a abreviação de Project and Portfólio Management. Falamos um pouco sobre softwares PPM e sua adoção por Escritórios de Projetos (PMOs) nesse artigo.
O objetivo principal do PPM na empresa é criar um entendimento e um nível de informações comuns sobre o cenário atual e futuro dos projetos da organização. Isso deve ajudar a garantir que vários projetos paralelos possam ser implementados com rapidez e sucesso e que eles não se atrapalhem ou que busquem objetivos opostos e conflitantes.
Integração ERP com PPM, aspectos técnicos
Já temos um conteúdo bem interessante sobre a integração do ERP com o PPM, neste artigo. Procuramos responder as seguintes questões:
Quem deve ser responsável pela integração? A equipe interna de Tecnologia de Informação da empresa, o fornecedor do software ERP ou o Fornecedor do software PPM?
Qual será o formato da integração? Arquivos em formato previamente definido ou as chamadas interfaces de programação?
Qual será a periodicidade do sincronismo das informações entre os softwares? Diário, semanal, mensal?
Como serão definidas as chaves de integração? Qual informação de custo do ERP devo considerar?
Uma vez carregados os custos, como aplicar a Análise de Valor Agregado?
Dois casos interessantes
Nosso primeiro Case é sobre a implementação, na empresa “X”, de um novo software ERP que prometia unificar e simplificar a gestão de todos os processos, desde finanças até recursos humanos. No entanto, uma lacuna notável surgiu quando se tratava de projetos interdepartamentais e interdisciplinares.
O ERP era brilhante em rastrear despesas, gerenciar folha de pagamento e até mesmo monitorar o desempenho individual dos funcionários, mas quando se tratava de projetos que cruzavam diferentes equipes e departamentos, os problemas começaram a surgir.
Por exemplo, um grande projeto de consultoria para um cliente importante envolveu equipes de marketing, desenvolvimento de produto e consultoria estratégica. Cada equipe usava o ERP para gerenciar suas próprias tarefas e recursos, mas não havia uma visão holística do projeto em si.
A equipe de marketing tinha seu cronograma, orçamento e tarefas no sistema, mas não estava integrada com o que a equipe de desenvolvimento de produto estava fazendo. Enquanto isso, a equipe de consultoria estratégica tinha suas próprias métricas e marcos, mas não havia uma maneira eficiente de alinhar esses dados com os outros departamentos.
Isso levou a atrasos, retrabalho e, eventualmente, à insatisfação do cliente, já que a empresa não conseguia fornecer uma visão abrangente do projeto, seus estágios e o impacto de cada departamento no resultado final.
Os funcionários se viam utilizando soluções improvisadas, como planilhas compartilhadas, para tentar coordenar os esforços de maneira mais integrada. Mas, infelizmente, isso resultou em uma redundância de dados e dificuldade em manter a precisão das informações.
Assim, a empresa percebeu a necessidade não apenas de um software que gerenciasse partes específicas do negócio, mas de uma solução mais robusta que permitisse a colaboração integrada, a visualização de projetos em conjunto e a coordenação eficiente de esforços interdepartamentais para garantir o sucesso e a qualidade dos entregáveis finais.
A empresa percebeu que precisava de um Software PPM, além do ERP!
Outro caso diz respeito a empresa “Z”, com uma atmosfera que sempre foi vibrante e repleta de ideias. Projetos inovadores surgiam constantemente, cada um trazendo sua parcela de desafios, prazos e equipes multidisciplinares. A empresa estava pensando em adotar um software ERP para otimizar suas operações, mas a cultura da empresa era muito mais voltada para a execução de projetos do que para processos estruturados.
O CEO, em busca de uma solução para gerenciar melhor os recursos e simplificar as operações, decidiu implementar um software ERP renomado no mercado, conhecido por sua eficiência na gestão de processos empresariais. No entanto, a transição para um sistema mais orientado a processos acabou apresentando desafios.
Os projetos na empresa “Z” eram o coração da empresa, mas o ERP, por ser centrado em processos, enfrentou dificuldades para acomodar a natureza dinâmica dos projetos. Cada projeto era único, com diferentes marcos, equipes interdisciplinares e necessidades específicas.
O software, focado em processos padronizados, tinha dificuldade em se adaptar a essa variedade. As equipes se viram tentando forçar os projetos a se encaixarem no formato do sistema, mas isso resultou em limitações, documentações extensas e processos complexos que não refletiam a realidade dos projetos em andamento.
Além disso, o sistema não conseguia fornecer uma visão integrada dos recursos sendo utilizados em vários projetos simultaneamente. Isso levou a situações em que equipes estavam superalocadas em um projeto enquanto outras possuíam capacidades ociosas.
Consequentemente, a empresa se viu numa encruzilhada. Por um lado, o software ERP proporcionava vantagens em termos de padronização e controle de processos, mas, por outro, a natureza flexível e dinâmica dos projetos não se encaixava perfeitamente no sistema.
A empresa “Z” percebeu que precisava de uma solução que equilibrasse a gestão de processos com a flexibilidade necessária para acomodar e otimizar a execução de vários projetos simultaneamente, permitindo uma visão unificada dos recursos e dos cronogramas, enquanto mantinha a agilidade necessária para a inovação.
Para finalizar
Os dois casos acima mostram como é importante entender o cenário atual da empresa e fazer uma boa escolha entre uma gestão de processos, via ERP, ou uma gestão por projetos, via PPM. Uma boa alternativa pode ser a adoção de ambos, com as devidas integrações. Conte com a NetProject para realizar a integração de seu ERP com uma robusta solução PPM.
