Tempo de leitura: 5 minutos
Recebo e-mails com dúvidas todos os dias, mas ultimamente tenho notado um número alto de questionamentos sobre “o que há de errado com meu projeto”. O profissional investe um tempo precioso na construção de um projeto e depois de “pronto” percebe que há furos, ele não consegue responder tudo que é exigido pelas regras do PMBOK e acaba tornando o processo frustrante.
Resultado: o profissional acha que o sistema de Gerenciamento de Projetos não funciona e acaba deixando de lado. Nas mensagens que recebo quase 100% dos remetentes têm o mesmo desapontamento de João que me escreveu na semana passada. Vejam sua mensagem:
“Professor Hayala, fiz um curso rápido sobre Gerenciamento de Projetos na web e estou tentando aplicar os conceitos em minha empresa (uma pequena indústria). O problema é que já perdi muito tempo e não consigo avançar. Acredito que algo está muito errado e estou prestes a desistir de tentar utilizar o Gerenciamento de Projetos. Achei que esta fosse uma ferramenta que me ajudaria, mas estou vendo que só serve mesmo para grandes empresas. Pode me ajudar?”.
Investigando melhor o caso de nosso amigo João, descobri alguns pontos críticos que dificultam o sucesso de sua empreitada:
1 – João não utiliza qualquer software de Gerenciamento de Projetos. Tudo é feito em arquivos de edição de texto e planilhas. É possível fazer dessa forma, mas é muito mais trabalhoso. A tecnologia está aí para ser usada e aqui já temos a solução para um primeiro ponto. Se tivesse utilizado um sistema específico para gerenciar seu projeto, eliminaria o tempo gasto na consolidação de informações do projeto em até 40%.
2 – O Gerenciamento de Projetos pode ser aplicado a qualquer tamanho e tipo de negócio. Qualquer empresa, de qualquer tamanho pode se beneficiar do GP. Para isso basta apenas um pouco de organização e conhecimento. Voltando ao parágrafo anterior, ter um software também ajuda muito. Se você seguir os preceitos do Gerenciamento de Projetos de forma correta, seguindo o PMBOK, pode aplicar a seu negócio, seja uma indústria, um escritório de serviços (agência de viagens, consultoria etc.) ou até mesmo um negócio informal. Aqui, a única questão é adequar se será utilizada a gestão tradicional de projetos ou a gestão ágil.
3 – Este ponto não está na mensagem acima, pois só depois de conversar melhor com este cliente pude identificar, mas é o ponto mais importante: João não tem um planejamento estratégico bem definido! Nas conversas que tivemos por telefone, notei que nem ele tinha clareza de onde queria chegar com sua pequena indústria. O planejamento estratégico é fundamental para qualquer projeto e quero falar mais a respeito desse ponto que é uma das principais razões para o insucesso no Gerenciamento de Projetos.
É imprescindível “perder” algum tempo na definição do planejamento estratégico da empresa. Com ele a empresa sabe qual o norte seguir para alcançar seus objetivos. Agora pense comigo: sem um planejamento estratégico não há objetivos e sem objetivos claros não tem projetos e sem projetos para gerenciar o GP sempre vai dar errado. Não é lógico? Mas vejo insistentemente o empresário deixando de dar atenção a esse documento da empresa.
A principal dica para não tornar esse trabalho frustrante é fazer aos poucos. Inicie com um documento curto de uma a três páginas. Depois de ter esse “rascunho” pronto, tenha certeza que as dúvidas aparecerão e aí é só ir afinando o plano. Por exemplo: se neste documento inicial você diz que vai vender pela internet, na versão 2.0 do documento você pode esmiuçar como vai ser o processo. Se você vai ter de investir em uma solução de recebimentos pela internet ou se seu banco te dá esse apoio. E assim por diante até você ter um documento completo.
Porém, note que mesmo com um documento muito simples você já vai ter a razão de existir da empresa e sempre poderá se voltar para ela para perguntar: este projeto está de acordo com a razão de existir da empresa? Não queira fazer algo extremamente completo de primeira. Se você não tem até agora algo muito bom, significa que não vai arranjar tempo para fazer agora, com o negócio em funcionamento.
Já numa empresa maior o planejamento estratégico já faz parte da rotina da empresa (pelo menos espera-se assim) e se ela tem um Gerente de Projetos então, este acaba sendo o fiel guardião da responsabilidade de puxar a empresa para os trilhos exigindo esse documento a cada novo projeto.
Ele é tão importante porque é o que faz um projeto ser coerente com os anseios da organização. Quando um projeto se faz “necessário” é preciso confrontá-lo com os objetivos da empresa. Se ele se encaixa sem destoar da essência da organização, está apto para ser implementado, mas se não há espaço para esse projeto junto dos objetivos traçados, ele está fora.
Por isso não deixe para depois: corrija seu projeto dando a ele o mais importante, o planejamento estratégico. A partir daí seu projeto vai dar certo porque vai ter uma razão para existir. O assunto é tão importante que é meu ponto de partida na palestra que vou apresentar no 14º Encontro de Gerenciamento de Projetos promovido pelo PMI-DF nos dias 16 e 17 de outubro. Apresentarei na tarde do primeiro dia um passo a passo na prática de como gerenciar projetos desde o início, com o planejamento estratégico. Espero vocês lá!
