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Quem atua no mundo corporativo sabe, assim como quem trabalha em agências de Comunicação: qualquer que seja o meio, o senso de urgência é o mesmo – todo mundo quer as coisas “para ontem”. O termo “ASAP”, do inglês as soon as possible, já virou quase uma assinatura entre os e-mails trocados por funcionários e gestores. No entanto, a equipe responsável para cumprir o cronograma de um projeto, o que inclui a figura essencial do gerente, precisa lidar com prazos cada vez menos realistas. Tamanha pressa, de fato, pode comprometer a qualidade do produto e a sua entrega.
Para não correr esse risco, agravando ainda mais a correria da rotina das equipes cada vez mais enxutas, separamos algumas regras de ouro para que você atinja os objetivos dentro do prazo e aproveite ao máximo seus recursos dentro de um cronograma realista do projeto. Acompanhe!
Conheça o projeto em detalhes
Ter uma visão geral não é suficiente: é tarefa imprescindível do gerente conhecer os pormenores do projeto para saber o quanto cada etapa levará para ser cumprida e quais dessas etapas são mais fáceis. Só assim os próximos passos podem ser dados de forma confiável, tornando as tomadas de decisão muito mais acertadas.
Neste sentido, alguns itens essenciais que precisam ser dominados pelo gerente são: a cultura organizacional do cliente; as razões que levaram à elaboração do projeto; quanto será investido em recursos financeiros e horas/homem trabalhadas; o grau de motivação dos participantes e as estratégias, patrocinadores ou demais stakeholders envolvidos no processo.
Defina o escopo do projeto
O escopo é a etapa que antecede o projeto, ou seja, tudo aquilo que deve ser feito, criado e entregue, descrito de maneira bem minuciosa sobre o que será o produto final. Para isso, alguns requisitos definem os detalhes de cada etapa, sejam técnicos, funcionais, de qualidade ou outros que são validados entre o cliente e o gestor do projeto para que seja oficializado o início com o cronograma das ações.
Avalie as variáveis
Um cronograma realista leva em consideração não só os dias úteis, mas feriados, greves, férias de funcionários, possíveis atrasos na entrega de mercadorias ou fenômenos meteorológicos. Tenha esses fatores e demais imprevistos em mente!
Monte sua equipe
Em casos de projetos terceirizados ou contratados apenas para este job, trace um perfil de quem se daria melhor nessa posição. Caso seja equipe própria, leve em conta as demais atividades que o funcionário desempenha para quantificar se a dedicação será parcial ou integral, bem como se ele possui as qualidades para trabalhar sob pressão ou demais peculiaridades que o projeto demanda. Mesmo com escassez de mão de obra, avalie a complexidade das tarefas e se o membro do time tem treinamento adequado para a realização.
Comunique de forma eficaz
Para garantir que todos os envolvidos tenham a mesma visão do projeto, é preciso comunicá-lo em detalhes. O cronograma nada mais é do que uma ferramenta de comunicação das etapas. Assim, envolvidos diretos e indiretos devem receber todas as informações, até mesmo para contar com o comprometimento do time e entender os quês e os porquês.
Mantenha o controle
Um cronograma que não é atualizado diariamente perde sua função. Controle o status de cada atividade e repasse os reports à equipe ao menos semanalmente. Possíveis desvios devem ser averiguados de perto para não comprometer o todo.
Faça uma pré-entrega
Antes de entregar o projeto formalmente ao cliente, revise todos os pontos do cronograma em uma reunião com todos os envolvidos. O ideal é que essa etapa tenha ao menos uma folga de uma semana para que haja tempo para possíveis ajustes.
Quanto maior o tempo gasto com planejamento de todas as etapas do cronograma, maiores são as chances do projeto dar certo. E você, utiliza algum sistema ou estratégia para definir e acompanhar um cronograma realista dos projetos? Compartilhe sua experiência conosco nos comentários!
