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A aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz é cada vez mais comum no âmbito empresarial. Essa competência estratégica para organizações permite que elas unam os resultados dos projetos com os objetivos do negócio e, assim, melhor competir em seus mercados. Esses mecanismos de gerenciamento de projetos não são diferentes para as universidades, que passam por avaliações periódicas do MEC. Por isso, para seu amplo desenvolvimento, seria interessante para as universidades do país, tratar todas as demandas internas, inclusive as avaliações, como um projeto.
Balanced Scorecard e gestão de projetos
O Balanced Scorecard (BSC) é uma metodologia de gestão estratégica que auxilia empresas a avaliar a situação atual e planejar passos necessários para alcançar objetivos. O BSC foi desenvolvido, em 1992, por professores da Harvard Business School (HBS). Essa metodologia propõe o uso de um Mapa BSC, que tem por objetivo apresentar a estratégia da empresa de forma visual. Esse instrumento permite a gerência da empresa a apresentar as visões de médio e longo prazo desenhadas para a organização. Quatro perspectivas estratégicas são apresentadas nesse mapa. Sendo os objetivos estratégicos então agrupados nestas perspectivas: financeira; clientes; processos internos; aprendizado e crescimento.
Para atingir os objetivos estratégicos definidos, deve-se identificar um conjunto de portfólio e projetos. Muitas instituições buscam a melhoria na condução de seus projetos através da aplicação dos conceitos e ferramentas do gerenciamento de projetos, que está relacionado com a garantia de obtenção das metas das organizações. Dentre as vantagens de sua utilização, podemos citar:
- O aumento das chances finalização do projeto no prazo e com qualidade
- A melhoria de resultados operacionais e financeiros
- Melhor controle sobre os riscos do projeto
- Melhor comunicação com os envolvidos no projeto
Dentre as diversas organizações que tratam o tema gerenciamento de projetos, uma que merece destaque é o Project Management Institute (PMI): uma instituição sem fins lucrativos que almeja o avanço do gerenciamento de projetos e seu principal compromisso é “promover o profissionalismo e ética em gerenciamento de Projetos”. O PMI possui representações, ou capítulos em quase todo o mundo. Atualmente, temos 15 capítulos do PMI no Brasil. Estes capítulos, em suas regiões de atuação, contribuem para a evolução do Gerenciamento de Projetos no Brasil. O Guia PMBOK, criado pelo PMI, é dividido em dez áreas de conhecimento. Cada área possui um conjunto de processos indicados para a elaboração de uma Metodologia de Gerenciamento de Projetos da própria organização. Um processo é composto por entradas, saídas e ferramentas.
Gestão de projetos e as universidades
Uma universidade que tem como foco o processo de avaliação que abrange toda a realidade institucional, considerando-se as diferentes dimensões institucionais que constituem um todo orgânico expresso no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) e no Projeto Pedagógico Institucional, consegue, com mais eficiência gerenciar todos os projetos com maior perspicácia e, ainda, ao longo de sua construção, conquistar:
- A construção e consolidação de um sentido comum de instituição de ensino contemplando os aspectos sociais, políticos, filosóficos e éticos da ação e gestão educativa;
- A implantação de uma cultura de avaliação num processo reflexivo, sistemático e contínuo sobre a realidade institucional;
- A realização de um processo partilhado de produção de conhecimento sobre a universidade, que torne possível a revisão e o aperfeiçoamento de práticas;
- A análise contínua da ação educativa buscando vê-la com clareza, profundidade e abrangência;
- A instalação de um sistema de informação e divulgação de dados ágil e preciso com a participação dos diferentes segmentos da universidade garantindo a democratização das ações;
O NetProject
O NetProject é uma ferramenta brasileira do segmento PPM (Project and Portfolio Management) que permite gerenciar e implantar projetos de maneira fácil independente do segmento. A ferramenta possibilita o registro de informações do planejamento estratégico, tático e operacional. A ferramenta permite ainda uma boa integração da equipe e acompanhamento do que é produzido, incluindo apontamento de horas.
O NetProject conta ainda com um bom conjunto de relatórios e é bastante completo, cobrindo todos os processos do PMBOK. Sua abordagem atual contempla a integração entre o Guia PMBOK e o BSC. Os menus da ferramenta são organizados de acordo com as áreas de conhecimento preconizadas no guia. Para cada área de conhecimento são disponibilizados módulos de gestão.
Estudo de Caso
Elaboramos um Estudo de Caso que apresenta uma proposta de uso dos conceitos de Gestão Estratégica (BSC) e Gerenciamento de Projetos e Portfólio na condução de trabalhos de uma Comissão Própria de Avaliação (CPA). Inicialmente, descrevemos parte dos conceitos e selecionamos aqueles que julgamos pertinentes para utilização pela CPA. Elaboramos então uma metodologia para estruturação das atividades da CPA conforme estes conceitos selecionados. Por fim, aplicamos a metodologia proposta durante, o período de um ano, na condução da CPA da Faculdade COTEMIG. Clique aqui, para acessar o estudo de caso completo.
Conclusão
O gerenciamento de projetos traz um foco único delineado pelos objetivos, recursos e a programação de cada projeto. O valor desse foco é comprovado pelo rápido crescimento em todo mundo do gerenciamento de projetos. Os projetos são únicos e precisam ter objetivos claros, têm data de início e data de fim, envolvem um conjunto determinado de recursos (humanos, financeiros e materiais) que precisam ser otimizados para atingir os objetivos estipulados dentro do prazo. Não existe projeto com duração indeterminada ou que dure para sempre. Cabe ressaltar que o conceito de sucesso de um projeto transcende o atendimento a restrições de escopo, tempo e custo. Ele também reflete a satisfação do cliente com o resultado que foi entregue. Assim, é fácil entender que um projeto concluído com êxito não é uma tarefa tão simples — e é isso que justifica a aplicação do Gerenciamento de Projetos para universidades.
