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Toda empresa precisa de desenvolvimento constante para se manter competitiva no mercado. Sem organização, planejamento, foco e ferramentas certas isso não vai acontecer. Por isso, as práticas da administração de projetos copiladas pelo Project Management Institute (PMI) e transformadas no Guia dos conhecimentos sobre a administração de projetos (Guide to the Project management body of knowledge: PMBOK) foram essenciais para o desenvolvimento da administração no mundo! Ele pode ser considerado como um divisor de águas na história da gestão de projetos.
O PMBOK faz uma padronização que identifica e conceitua processos, áreas de conhecimento, ferramentas e técnicas. Não é considerado uma metodologia, mas um guia com as melhores práticas para atingir o bom desenvolvimento de um projeto.
No entanto, somente um Guia robusto e completo, não tem validade se os gestores de projetos não tirarem o melhor do PMBOK para alavancar os escritórios de projeto. A gestão de projetos é o conjunto de habilidades, técnicas e conhecimentos específicos que vão dar a base para seu projeto acontecer dentro do esperado. Suas etapas são:
- Iniciação
- Planejamento
- Execução
- Controle e monitoramento
Fortaleça as áreas de conhecimento do PMBOK
Para você tirar o melhor proveito do seu escritório de projetos a sua equipe precisa fortalecer ao máximo as principais áreas de conhecimento do Guia PMBOK:
- Integração: preparar, executar e controlar o plano do projeto;
- Escopo: o produto do seu projeto;
- Tempo: controla as atividades a serem realizadas;
- Custos: trata dos recursos necessários para execução do projeto;
- Qualidade: garante a qualidade do produto;
- Recursos Humanos: cuida do desenvolvimento da equipe;
- Comunicação: cuida de todas as informações e documentações do projeto;
- Riscos: controla os possíveis riscos do projeto;
- Suprimentos: é a parte que cuida da aquisição de produtos e serviços para o desenvolvimento do projeto.
- Partes interessadas: gerencia todos aqueles que são influenciados ou influenciam o projeto
Com essas áreas integradas e bem coordenadas o seu projeto terá grande chance de ser entregue dentro do prazo e do custo que foi projetado e sua empresa vai extrair o melhor de seu escritório de projetos.
Quais as funções do meu escritório de projetos?
- Cria padrões de trabalho, bem como fornece ferramentas para estruturar os processos;
- Administra os projetos e treina os funcionários com o objetivo de melhorar a forma de desenvolver os projetos;
- É responsável pela comunicação e gerenciamento dos documentos;
- Cria todos os relatórios referentes aos projetos da empresa;
- Garante que os projetos cumpram seu papel, levando em consideração suas estratégias organizacionais;
Administrar um projeto exige que tenhamos conhecimentos e estrutura para entregar um produto no tempo certo. Além disso, dentro de um contexto empresarial, exige-se equipes coesas e sinérgicas, divisão justa e planejada das tarefas, apoio e envolvimento da direção da empresa, bem como um trabalho alinhado e coordenado dos fornecedores, sejam internos ou externos.
É válido repetir sempre que os projetos são uma iniciativa temporária. Eles exigem o detalhamento das necessidades a serem atendidas, para que um escopo coerente possa ser definido e, em seguida, o prazo e o custo possam ser planejados. Tendo isso tudo em mente e aplicado na prática, você terá o melhor da administração de projetos em sua empresa!
