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De fato, a divisão de projetos pode ser uma estratégia bastante vantajosa. Por outro lado, ela também pode representar uma ação pouco adequada, a depender da cultura organizacional da empresa em questão.
Invariavelmente, a resposta à pergunta “dividir os projetos é vantajoso?” deverá levar em conta o método de trabalho com o qual a equipe envolvida está mais habituada e rende melhor. Para auxiliar na tomada da decisão mais acertada e coerente com o funcionamento do seu negócio, listamos aspectos positivos e negativos frente à divisão ou não de um projeto em projetos menores, ou subprojetos. Vamos conferir?
Afinal, como fica a gestão do projeto?
Vantagem: a divisão pode gerar melhor performance
Com a divisão em projetos menores, é possível minimizar a burocracia e desempenhar melhor as funções práticas envolvidas. O gestor de projeto terá menos itens com o que se preocupar e buscará resultados em métricas mais facilmente relacionadas com o dia a dia do projeto. Além disso, tornam-se mais fáceis a comunicação do andamento do projeto e as possíveis mudanças e ajustes na programação.
Se você tiver módulos de gestão do conhecimento operando, será mais rápido absorver a aprendizagem e registrá-la de forma adequada. Dividindo os projetos, o fluxo de trabalho se torna mais leve e a gestão da equipe menos hierarquizada, acelerando processos e tornando a operação mais presente no planejamento do projeto.
Desvantagem: a dificuldade das sub-equipes
Em um projeto maior, em contraposição ao projeto subdividido, não há diversos gestores envolvidos, o que faz com que as decisões sejam mais facilmente tomadas. Não é preciso negociar com cada gestor ou profissional responsável por cada um dos subprojetos. Neste caso, apenas o gestor principal do projeto tem o controle e gere todas as demandas e funções, podendo contar ou não com a consultoria de outros colegas ao tomar a decisão.
Além disso, é possível que determinados subprojetos não “conversem” bem entre si. Deste modo, uma equipe centrada em um objetivo intermediário operacional ou tático, por exemplo, pode não suprir a função estratégica do subprojeto, ocasionando falhas no objetivo final do processo. A divisão de projetos, neste sentido, pode fazer com que uma das equipes, ao ser segmentada, preocupe-se somente com os resultados de seu grupo, e não com o rendimento geral.
E os processos, como ficam?
Vantagem: processos mais ágeis
Com a divisão, é possível trabalhar melhor os detalhes de cada etapa do projeto, sem que isso esteja dentro de um plano maior e mais engessado. Assim, só um subprojeto permite dar asas às características peculiares da equipe e dar atenção às necessidades do resultado específico, ainda que algumas definições e discussões não tenham conexão direta aparente com o objetivo estratégico do projeto principal.
Assim, é possível que cada tarefa seja muito bem embasada, o que a torna mais fácil e rápida de ser realizada. Em alguns casos, a agilidade é de extrema importância e, com a subdivisão, uma mudança no curso também poderá ser mais facilmente efetuada. O gestor, afinal, estará mais próximo da operação e mais atento às possiblidades de melhoria nos resultados, de forma diária e até mesmo em tempo real.
Desvantagem: possível desconexão
A dificuldade pode acontecer quando projetos muito grandes são desmembrados em um número elevado de subprojetos. Assim, a chance de que um subprojeto tenha pouca percepção do todo envolvido na soma de todos os resultados é alta, o que geralmente leva a erros na organização e atrasos nos prazos. Isto ocorre porque dificilmente não haverá nenhuma conexão entre alguma das atividades-chave listadas e outro dos subprojetos criados: eles certamente estarão interligados.
Neste caso, pode-se falhar feio em comunicação e perder tempo e sinergia entre os colaboradores. É a típica situação em que determinada tarefa “fica parada” e demora mais tempo que o previsto apenas por que insumos necessários ainda não estão devidamente entregues. Fazendo uma analogia, isso pode tornar o projeto maior uma junção de remendos e não um tecido bem tramado.
Divisão de projetos: resumindo o contexto
São muitos os quesitos a considerar, porém, se seu projeto não é grande ou não tem determinadas áreas facilmente discrimináveis, não é aconselhável subdividi-lo. A ação pode confundir mais a pequena equipe do que ajudar a melhorar os resultados. Por outro lado, se o projeto é realmente grande e complexo e tem necessidades diversas que podem ser agrupadas em subprojetos, a divisão é uma boa tática. Neste sentido, a situação será análoga a de uma grande empresa que cria variados departamentos – melhores resultados, sem dúvidas, serão gerados. A equipe específica de cada projeto menor estará mais focada e terá maior facilidade de chegar aos requisitos de entrega.
Metodologias de gestão de projetos são diversas, apresentando diferentes processos envolvidos. Deste modo, como sempre, é importante que você tenha seus objetivos em mente e saiba definir qual a melhor forma de operacionalizar seu projeto. Assim sendo, faça uma análise prévia das suas necessidades e boa sorte!
