Tempo de leitura: 5 minutos
Um bom controle de custos previstos e realizados é fator chave de sucesso do projeto. O famoso “estouro de custos” não deixa nenhuma parte interessada do projeto satisfeita. Gastar mais que o previsto é dor de cabeça certa para o gerente de projetos, o patrocinador e principalmente membros da alta direção da organização.
Integrar softwares de gestão empresarial, os ERPs (Enterprise Resource Planning), com softwares de gestão de portfólio e projetos, os PPM (Project and Portfolio Management), é uma boa forma de melhorar a gestão de custos do projeto.
Quais as vantagens da integração do ERP com o PPM?
Quem já tentou gerenciar projetos apenas com as ferramentas fornecidas pelo ERP já presenciou as dificuldades e a ausência de foco em gestão de projetos deste tipo de software. Não é possível gerenciar projetos, de forma eficiente, apenas com um ERP!
Por outro lado, não faz muito sentido lançar informações financeiras de projetos no ERP e no PPM. Integrá-los permite a centralização de informações e a diminuição da carga de trabalho do gerente e da equipe de projetos.
Um bônus com esta integração e consequentemente a maior acurácia dos dados financeiros é a possibilidade de trabalho integrado de Escopo, Tempo e Custos. Como? Aplicando técnicas de Gestão de Valor Agregado. Já pensou usar índices de desempenho de prazos e de custos, com dados confiáveis, durante as apresentações da situação de seu projeto?
O que é um ERP?
A sigla ERP significa “Enterprise Resource Planning”, ou sistema de gestão integrado. Essa software auxilia o gestor da empresa a melhorar os processos internos, integrando as atividades de diferentes setores, como finanças, recursos humanos, estoque e vendas. Já que existe uma centralização das informações, o fluxo de dados corporativos se torna mais fluido e é compartilhado com facilidade. Um outro resultado positivo da implantação de um ERP é a eliminação da duplicidade de informações.
Um ERP traz consigo todo um conjunto de regras de negócio, agrupadas em módulos, integrando as diferentes áreas das empresas, seus clientes e fornecedores, considerando um fluxo de dados e um mapeamento de processos otimizados e inseridos dentro da cadeia produtiva de cada empresa.
Os ERPs podem ser classificados como horizontais ou verticais. Um ERP horizontal é aquele que atende a qualquer tipo de empresa, independente de seu segmento.Os verticais atendem a segmentos específicos e já incorporam particularidades do mercado de atuação da empresa. O Oracle ERP e o Teknisa ERP são bons exemplos de ERPs horizontais e verticais respectivamente.
O que é um PPM?
PPM é a abreviação de Project and Portfólio Management. O objetivo principal do PPM na empresa é criar um entendimento e um nível de informações comuns sobre o cenário atual e futuro dos projetos da organização. Isso deve ajudar a garantir que vários projetos paralelos possam ser implementados com rapidez e sucesso e que eles não se atrapalhem ou que busquem objetivos opostos e conflitantes.
Por meio de solicitações claras e enxutas, canais de aprovação e informações, o PPM aumenta a eficiência de custos e diminui o número de erros, fazendo com que os requisitos importantes de conformidade sejam atendidos. Por exemplo, pode-se garantir que os projetos sejam sempre avaliados sobre a ótica da estratégia empresarial. Também permite que redundâncias, dependências entre projetos e possíveis problemas sejam rapidamente identificados.
O PPM elaborada uma camada de transparência nos projetos que fornece aos órgãos de decisão todas as informações necessárias em tempo hábil.
Preparando o projeto para a integração
Dois pontos importantes devem ser considerados neste momento. Primeiro, elaborar a Estrutura Analítica do Projeto já pensando em como deseja-se organizar os custos do projeto. Tenha em mente que o agrupamento de custos no projeto será guiado pela forma como a árvore da EAP foi desenhada.
Segundo ponto, crie os identificadores que serão as chaves de integração entre as ferramentas. IDs ou identificadores numéricos devem ser preparados para: o projeto, os níveis da EAP, tarefas necessárias para cumprir cada uma das entregas e recursos que comporão os custos projeto.
Integrando dados do ERP com o PPM
Aqui temos três passos importantes. Primeiro, defina o nível de integração desejado. Os custos serão integrados no nível de projeto, itens de EAP ou tarefas? Quanto maior o nível de detalhe, maior o aprofundamento da integração na árvore do projeto:
Segundo passo, quais custos do projeto serão integrados? Neste artigo detalhamos os passos para realizar a gestão de custos do projeto. Você poderá trabalhar com grupos de recursos ou com recursos detalhados. Escolha e lance-os como custos do projeto.
Terceiro passo, como será feita a integração? Tanto as soluções ERP quanto as PPM, como o NetProject, possuem interfaces de integração programáveis, as API’s. Os fornecedores das soluções irão indicar o melhor formato para realizar esta integração. Também é possível fazer a integração através da exportação e importação de arquivos entre as soluções. Ah, a periodicidade também é importante, diário, semanal, mensal? Atenção para as opções.
Para ilustrar o resultado da integração, confira dois painéis de acompanhamento do projeto que permitem a comparação de custos planejados e realizados, com um bônus do cálculo de valor agregado do projeto.
Quer saber mais sobre como integrar o ERP com sua ferramenta PPM? Temos realizado este trabalho em grandes empresas brasileiras. Entre em contato conosco!
Você também pode gostar destes artigos:
